एक व्यावसायिक भागीदार से संदेश प्राप्त करते समय, कई लोग प्राप्त अनुरोध का जल्द से जल्द जवाब देने का प्रयास करते हैं, ताकि साथी को प्रतीक्षा न करें। और यह सही है - इस मामले में, समय अक्सर मायने रखता है, जिसे पछाड़ना मुश्किल है। लेकिन उत्तर के रूप के बारे में बहुत अधिक सोचने के बिना, कुछ लोग सोचते हैं कि ऐसा करने से कंपनी की प्रतिष्ठा को झटका लग सकता है।
अनुदेश
चरण 1
आरंभ करने के लिए, प्रतिपक्ष के पत्र में दिए गए प्रश्नों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें। प्रत्येक पद के लिए एक संक्षिप्त उत्तर तैयार करें, यदि एक से अधिक हैं। अब अनुरोध के पत्र-प्रतिक्रिया के डिजाइन के साथ आगे बढ़ें। ऐसा करने के लिए, कंपनी का लेटरहेड लें, जिस पर लोगो और कंपनी का विवरण छपा हो। यदि यह मौजूद नहीं है, तो पत्र का शीर्षलेख टाइप करें, इसमें आवश्यक जानकारी को मैन्युअल रूप से इंगित करें। एक पत्र में विवरण देना आपके व्यापार भागीदार के लिए बहुत मूल्यवान है। प्रत्येक संदेश में उन्हें पेश करके, आप उसे हर बार कागज़ों या कंप्यूटर फ़ाइलों के ढेर में खोजने की आवश्यकता से बचाते हैं, साथ ही यदि वह एक नया अनुबंध तैयार करना चाहता है तो विवरण के लिए एक अलग अनुरोध करने की आवश्यकता से बचाता है। या चालान का भुगतान करें।
चरण दो
ऊपरी दाएं कोने में, पत्र के प्राप्तकर्ता का विवरण लिखें। यहां संगठन का नाम, अनुरोध के लेखक की स्थिति और उसका पूरा नाम इंगित करें। इसके विपरीत, बाएं कोने में, आउटगोइंग नंबर के लिए लाइनों का चयन करें, जो पंजीकरण पर दस्तावेज़ को सौंपा जाएगा, और तारीख। इस मामले में, दस्तावेज़ का नाम नहीं लिखा गया है। "प्रिय" शब्द के बाद, नाम और संरक्षक द्वारा संबोधित करके तुरंत प्रारंभ करें। पत्र के मूल भाग में, पहले शब्द होंगे "आपके पत्र के जवाब में, हम आपको सूचित करते हैं" (अनुरोध, मांग, आदि)। इसके बाद, सभी तैयार उत्तरों को बिंदु-दर-बिंदु लिखें, मूल पत्र में अनुक्रमिक संख्या का पालन करते हुए।
चरण 3
अंतिम भाग में, अपने अनुरोध, इच्छा या आवश्यकताओं को व्यक्त करें, एक सम्मानजनक स्वर, व्यवसाय लेखन शैली का पालन करना और साक्षर होना याद रखें। "ईमानदारी से" शब्दों के साथ पत्र समाप्त करें और अपना नाम और स्थिति बताएं। इसके अलावा, यदि आप पत्र में कही गई बातों पर प्रतिक्रिया पत्र या टिप्पणी प्राप्त करना चाहते हैं, तो संचार और ई-मेल के लिए अपना फोन नंबर यहां लिखें।
