व्यावसायिक संपर्क स्थापित करने के लिए पहली छाप हमेशा महत्वपूर्ण होती है, खासकर अगर सहयोग टेलीफोन पर बातचीत से शुरू होता है। व्यावसायिक बातचीत की शुरुआत को खराब होने से रोकने के लिए, टेलीफोन शिष्टाचार के कई नियमों का पालन करना आवश्यक है।
अनुदेश
चरण 1
बैकग्राउंड साउंड का ध्यान रखें। शोरगुल वाली सड़क पर या सार्वजनिक परिवहन पर महत्वपूर्ण कॉल करना सबसे अच्छा समाधान नहीं है। वार्ताकार आपको नहीं सुनेगा, लेकिन कारों की गर्जना, जिसके परिणामस्वरूप बातचीत निरंतर प्रश्नों और स्पष्टीकरणों की एक श्रृंखला में बदल जाएगी। एक शांत आंगन ढूंढें या कॉल को तब तक के लिए टाल दें जब तक आप घर या काम पर नहीं पहुंच जाते।
चरण दो
अपना परिचय दें। अपना पहला नाम, अंतिम नाम और उस कंपनी का नाम स्पष्ट रूप से उच्चारण करना न भूलें जिसमें आप काम करते हैं, भले ही आपने पहले ही इस नंबर पर कॉल किया हो। यदि यह आपकी पहली कॉल है, तो आपको अपना अंतिम नाम कई बार कहना होगा ताकि वार्ताकार इसे सही ढंग से सुन सके। ताकि यह बहुत अधिक दखल देने वाला न लगे, तुरंत अपने अंतिम नाम से अपना परिचय दें, और फिर अपना पूरा नाम जोड़ते हुए इसे दोहराएं।
चरण 3
सुनिश्चित करें कि आप सही जगह पर पहुंचें और उस व्यक्ति से बात करें जिसके साथ आपने योजना बनाई थी। तब तक प्रतीक्षा करें जब तक कि वार्ताकार अपना परिचय न दे, या कंपनी का नाम, नाम, उपनाम और उस कर्मचारी की स्थिति निर्दिष्ट करें जिसने स्वयं फोन का उत्तर दिया था। भविष्य में, वार्ताकार को नाम से संबोधित करें, भले ही आप सचिव के साथ ही बात कर रहे हों।
चरण 4
जांचें कि क्या इस समय दूसरे व्यक्ति के लिए बोलना सुविधाजनक है। बातचीत के बीच में बाधित न होने की तुलना में तुरंत यह जानना बेहतर है कि बातचीत के लिए दूसरा व्यक्ति कितना तैयार है। यदि आपको बाद में वापस कॉल करने के लिए कहा जाता है, तो कृपया जांचें कि यह कब सुविधाजनक होगा। प्रश्नवाचक स्वर के साथ एक सकारात्मक वाक्यांश कहना सबसे अच्छा है। उदाहरण के लिए: "क्या मैं आपको 20 मिनट में वापस कॉल करूंगा?" वार्ताकार को अपने दम पर वापस बुलाने के लिए न कहें, अगर वह खुद इसे पेश नहीं करता है।
चरण 5
अपने कॉल का उद्देश्य प्रदान करें। लंबे वाक्यों का उपयोग न करने का प्रयास करें, भ्रमित करने वाली रचनाएँ। प्रत्येक वाक्य में केवल एक विचार होना चाहिए। संक्षिप्त, स्पष्ट और केवल बिंदु तक रहें। दूसरा व्यक्ति इस बात की सराहना करेगा कि आप उनका समय बचा रहे हैं। चिंतित होने पर कई लोग अपने भाषण की गति को तेज कर देते हैं। इससे बचने की कोशिश करें। आपको शांति से और धीरे-धीरे बोलना चाहिए ताकि दूसरा व्यक्ति आपके भाषण के प्रवाह में शब्द को सम्मिलित कर सके। आपको नीरसता से नहीं बोलना चाहिए: अपने दिमाग में सभी तार्किक तनावों को नीचे रखें, विशेष रूप से महत्वपूर्ण वाक्यांशों को अपनी आवाज से हाइलाइट करें।
