वर्तमान में, कोई भी गंभीर व्यवसाय व्यावसायिक पत्राचार के बिना नहीं कर सकता है, इसलिए आधुनिक समाज में इसके कौशल में महारत हासिल करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, ये कौशल न केवल व्यवसाय के मालिकों के लिए, बल्कि सामान्य कर्मचारियों के लिए भी आवश्यक हैं जो कंपनी के भागीदारों के साथ मेल कर सकते हैं।
अनुदेश
चरण 1
पत्राचार के उद्देश्य पर ध्यान दें और पत्र में उस पर टिके रहें। ऐसा करने के लिए, सबसे पहले, यह समझना आवश्यक है कि कोई भी संचार वार्ताकार या उसके विश्वासों को सूचित करने की आवश्यकता का अनुसरण करता है। किसी विशेष स्थिति के आधार पर, जोर को एक तरफ स्थानांतरित किया जा सकता है।
चरण दो
वार्ताकार की नजर में एक सकारात्मक व्यावसायिक छवि बनाएं। किसी भी मामले में इस कदम की उपेक्षा या लापरवाही नहीं की जानी चाहिए, क्योंकि पत्र के प्रेषक के प्रति गठित रवैया, यहां तक कि सरसरी तौर पर पढ़ने के बाद भी, लंबे समय तक पताकर्ता की स्मृति में रहेगा। एक पत्र की व्यावसायिक छवि छह मुख्य मानदंडों से प्रभावित होती है, जैसे: पत्र के विषय का सही विकल्प, पत्र की प्रतिक्रिया का समय, सही व्यक्तिगत अपील, पत्र पढ़ने के लिए आभार व्यक्त करना, पत्र को समाप्त करना सकारात्मक नोट और प्रेषक के सही हस्ताक्षर।
चरण 3
पत्र में अपने या अपनी कंपनी के प्रति वफादार ग्राहक रवैया बनाएं। विपणक के अनुसार, कंपनी के मुनाफे का लगभग 80% अपने नियमित ग्राहकों से आता है, इसलिए उनकी आवश्यकताओं को विशेष देखभाल के साथ माना जाना चाहिए। नियमित ग्राहकों की वफादारी बढ़ाने के लिए, आपको पत्र में निम्नलिखित तीन बिंदुओं को नियंत्रित करना चाहिए: ग्राहक की जरूरतों पर ध्यान दें, पत्र के पाठ में पताकर्ता की शब्दावली का उपयोग करें और पता करने वाले के तर्क का पालन करें। ग्राहक के करीब आने से ही प्रेषक अपनी इच्छाओं को पूरी तरह से संतुष्ट कर पाएगा।
चरण 4
पत्र को शब्दार्थ घटकों में विभाजित करें। इस मामले में, यह पता करने वाले को अधिक आश्वस्त करेगा। ऐसे तीन घटक हैं: प्रेषक क्या पेशकश कर रहा है, इस बारे में जानकारी, पता करने वाले को कैसे लाभ होगा, और पत्र के मुख्य बिंदुओं को साबित करने के लिए ठोस तर्क।
चरण 5
वाक्यों की संरचना करें ताकि वे स्पष्ट रूप से उस भाषा के मानदंडों के अनुरूप हों जिसमें वे लिखे गए हैं। यह वर्तनी विशेषता किसी व्यक्ति की जानकारी की धारणा को प्रभावित करती है। वाक्य के सदस्यों को किसी विशेष भाषा के लिए सबसे सरल स्वीकृत क्रम में व्यवस्थित करें। वाक्य स्वयं संक्षिप्त और समझने में आसान होने चाहिए। पाठक के लिए जानकारी को समझना आसान बनाने के लिए पैराग्राफ के बीच अतिरिक्त स्थान रखें।
