किसी संगठन या उद्यम में सही ढंग से व्यवस्थित कार्यालय कार्य आपको किसी भी समय दस्तावेजों को क्रम में रखने और उनके आंदोलन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। यदि आपकी कंपनी की गतिविधि अनुबंधों के समापन से संबंधित है, तो उनके लेखांकन का एक उपयुक्त जर्नल रखें। एक अच्छी तरह से डिजाइन की गई पत्रिका दस्तावेजों के विवरण और उनके कालक्रम को रिकॉर्ड करना संभव बनाएगी।
ज़रूरी
- - प्रलेखन रिकॉर्डिंग के लिए एक पत्रिका;
- - रिकॉर्ड की जाने वाली सामग्री;
- - कलम;
- - पेंसिल;
- - कैंची;
- - शासक;
- - कागज़;
- - धागे;
- - सुई;
- - गोंद।
अनुदेश
चरण 1
लॉग बुक रखने के लिए एक सुविधाजनक फॉर्म खोजें। उसी समय, संगठन की तत्काल जरूरतों और कार्यालय के काम की ख़ासियत से आगे बढ़ें। हाल ही में, प्रलेखन लेखांकन के इलेक्ट्रॉनिक रूप अधिक व्यापक हो गए हैं, लेकिन प्रबंधकों को उनके साथ परिचित करते समय वे हमेशा सुविधाजनक नहीं होते हैं। सबसे सरल मामले में, आप एक मानक बड़े प्रारूप वाली नोटबुक में एक लेखा पत्रिका बना सकते हैं।
चरण दो
प्रत्येक शीट के नीचे या ऊपर क्रमिक संख्याएँ डालकर पत्रिका के पन्नों को क्रमांकित करें। पृष्ठों के पूरे ब्लॉक को मजबूत धागे से सीना, पत्रिका के अंतिम पृष्ठ के सिरों को आगे बढ़ाना। कागज के एक छोटे टुकड़े पर लिखें कि पुस्तक में कितनी चादरें हैं। इस लेबल को एक पंक्ति में अंतिम पृष्ठ पर गोंद करें, इसके नीचे धागे के सिरों को एक गाँठ में बांधें। जब गोंद सूख जाए, तो दस्तावेजों के लिए मुहर और पत्रिका जारी करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर यहां चिपका दें।
चरण 3
अपना शीर्षक पृष्ठ डिज़ाइन करना प्रारंभ करें। जर्नल के सामने जर्नल का नाम लिखें, उदाहरण के लिए, "कॉन्ट्रैक्ट जर्नल"। विवरण में संगठन (कंपनी) का नाम और उसका मुख्य विवरण शामिल करें। पत्रिका के प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के लिए दो पंक्तियाँ छोड़ें। यह सारी जानकारी हाथ से दर्ज नहीं की जा सकती है, लेकिन एक प्रिंटर पर पूर्व-मुद्रित किया जा सकता है और फिर बड़े करीने से पत्रिका के कवर पर चिपका दिया जा सकता है।
चरण 4
जर्नल के वर्किंग पेजों को रिकॉर्ड किए जाने वाले दस्तावेजों के पूर्ण विवरण के लिए जितने आवश्यक हो उतने कॉलम में विभाजित करें। क्रम संख्या, दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि, अनुबंध की समाप्ति, आदेश जारी करने आदि के लिए कॉलम प्रदान करना सुनिश्चित करें। दस्तावेज़ के सार और इसकी मुख्य सामग्री के संक्षिप्त विवरण के लिए एक अलग कॉलम छोड़ें। निष्पादन के लिए दस्तावेज़ प्राप्त करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के लिए भी एक स्थान प्रदान करें।
चरण 5
यदि आवश्यक हो, पत्रिका को कार्यालय (सचिवालय) में पंजीकृत करें, उसे उचित संख्या और अन्य विवरण प्रदान करें। पंजीकरण प्रक्रिया के बाद, लेखा पत्रिका का उपयोग अपने इच्छित उद्देश्य के लिए किया जा सकता है।
