अर्क में मुख्य दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सटीक जानकारी होती है। व्यवहार में, यह इस घटना में तैयार किया जाता है कि प्रतिलिपि बनाना असंभव है, उदाहरण के लिए, गोपनीय दस्तावेजों के साथ काम करते समय। एक बयान संकलित करते समय, आपको विशेष आवश्यकताओं का पालन करना होगा।
निर्देश
चरण 1
दस्तावेज़ से निकालने के लिए कोई एकीकृत रूप नहीं है, इसलिए, इसे तैयार करते समय, संगठन के नियमों और आंतरिक दस्तावेजों का पालन करना सुनिश्चित करें। मुख्य दस्तावेज़ में, टेक्स्ट के उन अंशों का चयन करें जिन्हें आप कथन में देखना चाहते हैं। यदि आप इसे पूरी तरह से फिर से टाइप करना चाहते हैं, तो आपको कुछ भी चुनने की आवश्यकता नहीं है। दस्तावेज़ के शीर्ष केंद्र में कागज़ की एक खाली शीट पर, संगठन का पूरा नाम लिखें। नीचे, दस्तावेज़ का नाम इंगित करें, उदाहरण के लिए, "आदेश संख्या 12 दिनांक 01.02.2012 से उद्धरण"।
चरण 2
कॉपी किए गए दस्तावेज़ के सटीक शब्दों को फिर से लिखें। उदाहरण के लिए, यदि यह एक आदेश है, तो आपको "मैं आदेश" शब्द के बारे में नहीं भूलना चाहिए, टुकड़े के बयान को फिर से लिखना होगा। यदि आप प्रोटोकॉल से एक उद्धरण तैयार कर रहे हैं, तो "निर्णयित" या "निर्णयित" शब्द में लिखें। यदि आप केवल कुछ अनुच्छेदों की नकल कर रहे हैं, तो उनकी संख्या रखना सुनिश्चित करें (भले ही निरंतर संख्याएँ दिखाई दें)। याद रखें कि आपको मूल पाठ को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करना होगा, बिना किसी शब्द, वाक्यांशों या यहां तक कि अंत को बदले बिना, यानी आपको दस्तावेज़ को उद्धृत करना होगा।
चरण 3
मुख्य पाठ के बाद उस व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए जिसने पहले मुख्य दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए थे। यदि आप प्रोटोकॉल से एक उद्धरण निकालते हैं, तो इसे उन सभी कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए जिनके हस्ताक्षर मूल दस्तावेज़ पर हैं। ठीक नीचे, अपने हस्ताक्षर के साथ सभी सूचनाओं को प्रमाणित करें, अपना उपनाम, आद्याक्षर और स्थिति इंगित करें। संस्था की मुहर लगाना न भूलें। यदि आंतरिक उपयोग के लिए दस्तावेज़ की आवश्यकता है, तो दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए एक मुहर लगाने के लिए पर्याप्त होगा।
चरण 4
सचिव या अन्य अधिकृत व्यक्ति के साथ दस्तावेज़ को प्रमाणित करना सुनिश्चित करें, उसे "सही" लिखना होगा, अपने आद्याक्षर और हस्ताक्षर को इंगित करना होगा। इस शब्द के बिना, दस्तावेज़ अमान्य होगा।
