किसी भी कार्यालय कार्यकर्ता को जल्द या बाद में एक आधिकारिक पत्र लिखने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। व्यावसायिक शिष्टाचार इस बात पर जोर देता है कि एक पत्र का अंत उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आपके संदेश का प्रारंभिक बिंदु।
यह आवश्यक है
प्राप्तकर्ता का सही पता, लिफाफा, पत्र के साथ संलग्न दस्तावेजों की प्रतियां
अनुदेश
चरण 1
पत्र के अंतिम भाग को शुरू करने से पहले आपने जो लिखा है उसे दोबारा पढ़ें। व्याकरणिक और वर्तनी की त्रुटियों, धब्बा और अशुद्धियों के लिए पाठ की जाँच करें। यदि पत्र की सामग्री आपको पूरी तरह से संतुष्ट करती है, तो अंतिम पैराग्राफ में, अपने पत्र की मुख्य थीसिस को एक बार फिर से संक्षिप्त और सुगम रूप में दोहराएं। इस प्रकार, आप अपने संदेश को सारांशित करते हैं, जिससे प्राप्तकर्ता के लिए प्रतिक्रिया तैयार करना और लिखना आसान हो जाता है।
चरण दो
यदि आधिकारिक पत्र में दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करना आवश्यक है, तो पैराग्राफ के बाद, कुछ पंक्तियों को पीछे ले जाएं और "संलग्नक" कॉलम में दस्तावेजों की एक सूची इंगित करें। सूची को क्रमांकित किया जाना चाहिए। दस्तावेजों की फोटोकॉपी पत्र के साथ उसी क्रम में संलग्न करें जिस क्रम में उन्हें सूची में दर्शाया गया है।
चरण 3
औपचारिक पत्र को एक विनम्र और सही भाषण के साथ समाप्त करें, उदाहरण के लिए, जैसे: "मैं एक उपयोगी सहयोग की आशा करता हूं।" इसके अलावा, व्यापार में, "सम्मान के साथ", "ईमानदारी से आपका", "सम्मान के साथ" जैसे वाक्यांशों की मदद से अक्षरों को समाप्त करने का रिवाज है। इसके बाद, अपने आद्याक्षर और तारीख डालना सुनिश्चित करें। टेक्स्ट प्रिंट करने के बाद अपने उपनाम के आगे हस्ताक्षर करना न भूलें।
चरण 4
लिफाफा भरना शुरू करें। प्राप्तकर्ता का पता निचले दाएं कोने में लिखा गया है, प्रेषक का पता ऊपरी बाईं ओर लिखा गया है। सही पोस्टकोड दर्ज करना सुनिश्चित करें, इस स्थिति में पत्र प्राप्तकर्ता तक तेजी से पहुंचेगा।
चरण 5
रसीद की पावती के साथ पंजीकृत पत्रों के रूप में डाक द्वारा आधिकारिक पत्र भेजना बेहतर है। इस मामले में, आपके पास प्राप्तकर्ता द्वारा पत्र प्राप्त होने का प्रमाण होगा।
