"व्यावसायिक रीति-रिवाजों" की ऐसी अवधारणा है। इस व्यापक परिभाषा के तहत - आधिकारिक व्यावसायिक संबंधों के वातावरण में अपनाई गई सभी परंपराएं। आधिकारिक पत्राचार व्यावसायिक संपर्क के मुख्य तंत्रों में से एक है। अधिकारी, व्यवसायी और सार्वजनिक संगठन सामान्य नियमों के अनुसार तैयार किए गए संदेशों के माध्यम से संवाद करते हैं।
लेखन के लिए कारण
आधिकारिक अपील तैयार करने की प्रारंभिक अवस्था कितनी भी उबाऊ और महत्वहीन क्यों न हो, इसकी उपेक्षा नहीं की जा सकती। दस्तावेज़ तैयार करने का कारण स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए।
आधिकारिक पत्र लिखने से पहले, पता करने वाले को सटीक रूप से निर्धारित करना महत्वपूर्ण है। संदेश की विषय वस्तु का निर्धारण करने के बाद, यह जांचना आवश्यक है कि क्या यह मुद्दा प्राप्तकर्ता की क्षमता के दायरे में आता है। यदि संदेह है, तो संगठन के नियमों और अन्य नियामक दस्तावेजों में क्षमता के मुद्दे की जांच करना बेहतर है।
अनुरोध का प्रकार
विषय और अभिभाषक निर्धारित होने के बाद, आपको अपील के प्रकार के बारे में सोचना चाहिए।
यदि आवश्यक हो तो एक आधिकारिक पत्र लिखा जाना चाहिए:
-
प्राप्तकर्ता को सूचित करें। अक्सर, न्यूज़लेटर निचले स्तर के प्राप्तकर्ताओं से उच्च स्तर के प्राप्तकर्ताओं को भेजे जाते हैं;
- एक परीक्षण के साथ पता करने वाले से संपर्क करें, जिसका अर्थ है कि उसकी ओर से आगे की कार्रवाई। इसलिए वे या तो एक श्रेष्ठ व्यक्ति की ओर मुड़ जाते हैं या एक समान पद के लिए;
- एक असाइनमेंट दें। इस प्रकार का पता केवल अधीनस्थ को संबोधित करने के लिए उपयुक्त है।
अधिकारियों, उद्यमों या अन्य संरचनाओं से संपर्क करने वाले व्यक्ति अक्सर अनुरोध-अनुरोध के रूप का उपयोग करते हैं।
आधिकारिक अपील का रूप
आधिकारिक-व्यावसायिक संपर्क की कठोर परिस्थितियाँ अपील के रूप को सामग्री से कम नहीं बनाती हैं। पत्र को अभिभाषक तक पहुंचने के लिए, और कार्यालय की भूलभुलैया में खो जाने के लिए, इसे सभी नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।
संगठन आधिकारिक लेटरहेड पर पत्र बनाते हैं, एक आउटगोइंग नंबर असाइन करते हैं और तारीख का संकेत देते हैं। अपील के मुद्दों को तुरंत स्पष्ट करने के लिए, ठेकेदार का पूरा नाम और संपर्क जानकारी इंगित करना महत्वपूर्ण है। वे पाद लेख में पत्र की अंतिम शीट पर दिखाई देते हैं।
व्यक्ति खाली A4 शीट पर टाइपराइट किए गए रूप में और दुर्लभ मामलों में हस्तलिखित रूप में आवेदन तैयार करते हैं।
संगठनों के लिए, अपील के शीर्षलेख में केवल प्राप्तकर्ता की स्थिति और नाम दर्शाया गया है, अर्थात। आधिकारिक प्रपत्र पर अपील के लेखक और संपर्क विवरण के बारे में जानकारी दी गई है। व्यक्तियों को अपने स्वयं के डेटा के साथ हेडर को पूरक करना होगा, जिसमें एक संपर्क फोन नंबर और एक पता शामिल है जिस पर प्रतिक्रिया भेजी जानी चाहिए।
बाईं ओर, पत्र का विवरण इंगित किया गया है, और अपील के विषय के शब्दों के नीचे: "पुरस्कार के बारे में", "सूचना प्रदान करने के बारे में", "व्यक्तिगत बैठक के बारे में", आदि।
आधिकारिक अपील की शैली
आधिकारिक पत्र लिखने के लिए आधिकारिक व्यावसायिक शैली का उपयोग किया जाता है। इस शैली के मुख्य सिद्धांत प्रस्तुति की निरंतरता, अस्पष्टता और स्पष्टता हैं। व्यावसायिक पत्राचार में, बोलचाल के फॉर्मूलेशन, स्थानीय भाषा का उपयोग, अपशब्दों और अपशब्दों का उल्लेख नहीं करना अस्वीकार्य है। यहां तक कि आधिकारिक पत्राचार में सबसे परेशान करने वाली घटनाओं को बिना किसी भावनात्मक रंग के तटस्थ स्वर में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
वाक्यों और पैराग्राफों की स्पष्ट और तार्किक संरचना का पालन करना अच्छा अभ्यास है। यह पाठक द्वारा सूचना की धारणा को बहुत सरल करता है।
आधिकारिक अपील की संरचना
एक आधिकारिक पत्र एक अपील के साथ शुरू होता है: "। इसके बाद एक प्रस्तावना होती है, जिसमें इस प्रश्न का उत्तर देना चाहिए: "अपील क्यों लिखी गई है, किसकी ओर से और किस कारण से।" यह इस तरह दिख सकता है:
«».
«».
सामान्य से विशेष के बाद, एक व्याख्यात्मक भाग पेश किया जाता है, जो विशिष्टताओं को दर्शाता है। यदि कोई शिकायत लिखी जाती है - संघर्ष का कालानुक्रमिक सार।निमंत्रण पत्रों में, व्याख्यात्मक भाग में घटना के स्थान, तिथि और समय, उसके आयोजकों और अभिभाषक की भागीदारी के रूप के बारे में जानकारी होती है।
कोई भी आधिकारिक अपील अनुरोध की सीधी सूची के साथ समाप्त होती है। उदाहरण के लिए: ", ", ", आदि।
