भले ही एक संभावित व्यापार भागीदार के साथ पहला संपर्क फोन पर किया गया हो, चाहे कोई मौखिक समझौता हो, व्यापार कारोबार के अभ्यास में सहयोग की पेशकश के साथ आधिकारिक पत्र के साथ रिश्ते की शुरुआत का समर्थन करने का एक रिवाज है.
अनुदेश
चरण 1
पत्र के पहले भाग में, जो एक से अधिक पैराग्राफ नहीं है, लिखें कि आप किस प्रकार की कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं, और उसकी ओर से संभावित भागीदार के प्रबंधन को बधाई दें। "हमारी कंपनी आपके व्यवसाय की समृद्धि की कामना करती है", "ऐसी और ऐसी कंपनी की ओर से हम आपके प्रति अपना सम्मान व्यक्त करते हैं" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करना उचित है। अपने संगठन का नाम शामिल करना सुनिश्चित करें। याद रखें कि स्पैम के रूप में, किसी भी कंपनी के पास एक समझौते को समाप्त करने के प्रस्ताव के साथ एक दर्जन से अधिक पत्र आते हैं, इसलिए प्राप्तकर्ता को तुरंत समझना चाहिए कि किसके प्रस्ताव पर चर्चा की जा रही है।
चरण दो
पत्र के अगले भाग में, संभावित भागीदार को याद दिलाएं कि आपकी कंपनियों के बीच एक विशिष्ट अनुबंध या सेवा पर पहले से ही प्रारंभिक समझौते थे। आप "हमारी बातचीत की निरंतरता में …", "हमने आपकी इच्छाओं पर विचार किया है …" जैसे वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं। प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट कर दें कि यह सहयोग प्रस्ताव सभी ग्राहकों के लिए एक रूढ़िवादी और बुनियादी नहीं है, बल्कि इस कंपनी के लिए विशेष रूप से विकसित किया गया है, और इस विशेष व्यवसाय की सभी विशेषताओं को ध्यान में रखता है।
चरण 3
ऑफ़र के सबसे बड़े हिस्से में, बताएं कि आप किन सेवाओं या सामानों की पेशकश करते हैं, उनकी लागत क्या है, डिलीवरी का समय क्या है। तालिकाओं में प्रस्तुत जानकारी को समझना आसान है। ग्राहक को प्रदान की गई सेवाओं की विभिन्न लागत, मात्रा और मात्रा के साथ कई विकल्प प्रदान करें, ताकि वह सबसे उपयुक्त संयोजन चुन सके। अपने संगठन के साथ एक समझौते के समापन पर ग्राहक को मिलने वाले लाभों को हाइलाइट करें। यहां आप छूट, नियमित भागीदारों के लिए विशेष ऑफ़र, अतिरिक्त सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध समाप्त करने की संभावना या अतिरिक्त अनुकूल शर्तों पर अन्य सामानों की आपूर्ति का संकेत दे सकते हैं।
चरण 4
अंतिम भाग इच्छाओं और बिदाई शब्दों को समर्पित करें। मानक वाक्यांशों का प्रयोग करें, उदाहरण के लिए, "हम पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं …", "शुभकामनाएं …"। सदस्यता लेना और अपने निर्देशांक छोड़ना सुनिश्चित करें, ताकि सकारात्मक निर्णय के मामले में, ग्राहक फोन नंबर या ई-मेल पते की तलाश न करे जहां आपसे संपर्क किया जा सके।
