अपनी गतिविधियों के दौरान, एक लेखा कर्मचारी या उद्यमी को कई दस्तावेजों को संसाधित करना पड़ता है। व्यवसाय विकास की सफलता के सीधे अनुपात में दस्तावेजों का प्रवाह बढ़ता है। काम के कई तरीके व्यापक रूप से ज्ञात हैं, हालांकि, यह संभावना नहीं है कि कोई भी नौसिखिए व्यवसायियों को पूरी तकनीक बताएगा। यह मार्गदर्शिका आपको बताएगी कि अपने दस्तावेज़ कैसे दर्ज करें ताकि वे भ्रमित न हों या गुम न हों।
निर्देश
चरण 1
पारदर्शी फाइलों का उपयोग करना थोड़ा मुश्किल है। होल पंच का उपयोग करके दस्तावेज़ दर्ज करना बेहतर है। बेशक, पारदर्शी फाइलें उन दस्तावेजों को संग्रहीत करने के काम आएंगी जिन्हें पंच नहीं किया जा सकता है: वे दस्तावेज जो स्टेट साइन के लेटरहेड पर बने होते हैं, होलोग्राम वाले दस्तावेज और अन्य कागजात जो जालसाजी से सुरक्षित होते हैं। बाकी दस्तावेजों के लिए, फाइलों का उपयोग करना अव्यावहारिक है।
चरण 2
आप प्रत्येक बाद के दस्तावेज़ को पिछले एक के साथ संरेखित करते हुए, एक छेद को सटीक रूप से पंच करने के लिए बाइंडर का उपयोग कर सकते हैं। दस्तावेज़ों को एक फ़ोल्डर में संरेखित किया जाएगा, लेकिन यदि आपको किसी दस्तावेज़ को किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाने की आवश्यकता है, तो संभावना है कि यह स्टैक के बाहर फैल जाएगा।
चरण 3
दस्तावेज़ों को बाँधने का सबसे अच्छा तरीका स्टॉप पंच का उपयोग करना है। फिर, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए छेद उसी स्थान पर स्थित होंगे। इस तरह से सिले हुए दस्तावेज़ सबसे सटीक दिखेंगे और आपको उनमें अतिरिक्त छेद नहीं करने होंगे।
चरण 4
दाखिल करते समय, छिद्रों के स्थान के अलावा, आपको दस्तावेज़ को सही ढंग से उन्मुख करना चाहिए। शीट के आर-पार रखे गए दस्तावेज़ों को 90° वामावर्त घुमाया जा सकता है।
चरण 5
दस्तावेज़ों को जोड़ने के लिए अक्सर स्टेपल ब्रैकेट या पेपर क्लिप का उपयोग किया जाता है। सच है, उनके पास एक खामी है: स्टेपल या पेपर क्लिप के साथ बन्धन दस्तावेजों के एक बंडल में अनुलग्नक बिंदुओं पर एक उभार होता है, जिससे कागजात के साथ काम करना मुश्किल हो जाता है। पीवीए गोंद की एक बूंद के साथ बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ की शीट को जोड़ना बेहतर है। ज्यादातर मामलों में, इसमें कम समय लगता है, और दस्तावेजों के ढेर में कोई उभार नहीं होता है।
चरण 6
यदि दस्तावेज़ मानक शीट से आकार में छोटा है, तो इसे पहले एक मानक शीट पर चिपकाया जाना चाहिए, जिसके बाद इसे बाकी दस्तावेज़ों के साथ दायर किया जा सकता है।
