महत्वपूर्ण दस्तावेज - अनुबंध, चालान, अधिनियम - को कंपनी में लंबे समय तक रखा जाना चाहिए। कुछ प्रतिभूतियों के लिए, यह अवधि पाँच या दस वर्ष है। दस्तावेजों को झुर्रीदार या खो जाने से रोकने के लिए, उन्हें ठीक से दाखिल और संग्रहीत किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
- - फ़ोल्डर्स - बाइंडर;
- - पारदर्शी फाइलें - जेब।
अनुदेश
चरण 1
अनुबंध दर्ज करने के लिए, सभी इच्छुक पार्टियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने तक प्रतीक्षा करें। दोनों पक्षों के मुख्य कार्यकारी अधिकारियों से हस्ताक्षर प्राप्त करें और उनकी मुहरें लगाएं। फिर दस्तावेज़ की प्रतियां बनाएं और उन्हें शामिल सभी को दें।
चरण दो
अनुबंध को एक नंबर दें। इसमें अंक और अक्षर होने चाहिए। उदाहरण के लिए, 123-एबी। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की संख्या डालें।
चरण 3
एक अनुबंध लॉग बनाएँ। वहां दस्तावेज़ संख्या, हस्ताक्षर करने की तिथि और कानूनी इकाई जिससे वह संबंधित है, दर्ज करें। अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाने के आधार पर, संख्याओं को एक के बाद एक क्रम में जाना चाहिए।
चरण 4
यदि कंपनी में कई कानूनी संस्थाएं हैं, तो प्रत्येक अनुबंध पत्रिका का अपना होना चाहिए। इससे भ्रम से बचा जा सकेगा।
चरण 5
अनुबंध को एक अलग फ़ाइल में रखें। यदि कई अनुबंध हैं, तो सब कुछ एक जेब में रखें। इससे दस्तावेजों की तुलना करना और यदि आवश्यक हो तो उन्हें ढूंढना आसान हो जाएगा।
चरण 6
फ़ाइल को बाइंडर में डालें और विशेष धारकों के साथ सुरक्षित करें। इसे कसकर न भरें, दस्तावेजों पर झुर्रियां पड़ जाएंगी। फ़ोल्डर की रीढ़ पर कानूनी इकाई लिखें, जिसके लिए दस्तावेज़ इसमें संग्रहीत हैं, साथ ही जिस वर्ष उन्हें हस्ताक्षरित किया गया था।
चरण 7
तीन साल की समाप्ति के बाद, अनुबंध वाले फ़ोल्डरों को गोदाम में भेजा जा सकता है। उन्हें गत्ते के बक्से में मोड़ो और नमी के लिए सुलभ जगह में जगह दें। पैकेजिंग पर, उस कानूनी इकाई को भी इंगित करें जिससे दस्तावेज़ संबंधित हैं और जिस वर्ष अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए थे।
चरण 8
चालान और अधिनियम उसी तरह से दायर किए जाते हैं जैसे अनुबंध। लेकिन, दस्तावेजों के कागजी रजिस्टर के बजाय, इलेक्ट्रॉनिक होना बेहतर है। उदाहरण के लिए, कार्यक्रम "1C: लेखा" में। आप इसे यहां मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html। यह आपको न केवल सभी प्रतिभूतियों का रिकॉर्ड रखने की अनुमति देगा, बल्कि उनके साथ विभिन्न संचालन करने की भी अनुमति देगा - अतिरिक्त प्रतियां प्रिंट करें, त्रुटियों को ठीक करें, आदि।
