अपनी उत्पादन गतिविधियों के दौरान, कोई भी उद्यम कई दस्तावेज़ बनाता है जिन्हें कुछ के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, और कभी-कभी काफी लंबे समय तक। इसके लिए पुरालेख का संगठन आवश्यक है।
अनुदेश
चरण 1
संग्रह में दस्तावेज़ संग्रहीत करने के लिए आवश्यक शर्तें बनाएँ। सबसे पहले, कमरे को सूर्य के प्रकाश के प्रत्यक्ष प्रभाव से संरक्षित किया जाना चाहिए, हवा की नमी का स्तर अनुमेय स्तर से अधिक नहीं होना चाहिए, और अनधिकृत व्यक्तियों तक पहुंच भी बंद होनी चाहिए।
चरण दो
कृपया ध्यान दें कि संग्रह के परिसर की आवश्यकताओं के अनुसार, लकड़ी की इमारतों, जीर्ण इमारतों, नम नींव वाले भवनों, अटारी या तहखाने में इसके प्लेसमेंट की अनुमति नहीं है। साथ ही, अनुकूलित भवन में विभिन्न अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से परिसर को इस भवन में स्थित शेष परिसर से अलग किया जाना चाहिए। इसके अलावा, भवन के परिसर में संग्रह को रखने की अनुमति नहीं है, जो सार्वजनिक खानपान सेवाओं, रासायनिक या आग के खतरनाक पदार्थों, खाद्य गोदामों को संग्रहीत करने वाले संगठनों द्वारा कब्जा कर लिया गया है।
चरण 3
रिकॉर्ड को स्टोर करने के लिए अनुकूलित या विशेष रूप से निर्मित भवन में संगठन के संग्रह का पता लगाएँ। अग्नि सुरक्षा के अनुसार कमरे को खतरनाक वस्तुओं से हटाया जाना चाहिए। इनमें, उदाहरण के लिए, कार पार्क, गैस स्टेशन, गैरेज शामिल हैं। इसके अलावा, ऐसी कोई वस्तु नहीं होनी चाहिए जो उद्यम के संग्रह के परिसर के पास हवा को प्रदूषित करे।
चरण 4
संग्रह के आयोजन के लिए उपयुक्त कमरा चुनते समय, ध्यान रखें कि संग्रह के सामान्य संचालन के लिए कई अलग-अलग कमरों की आवश्यकता होती है: संग्रह भंडारण; दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए कमरा; संग्रहीत दस्तावेजों के उपयोग के लिए परिसर; संग्रह कर्मचारियों के लिए कार्य कक्ष।
चरण 5
संग्रह भंडारण को प्रयोगशाला, घरेलू और औद्योगिक परिसर से दूर ले जाएं। उसी समय, ध्यान दें कि इसमें उनके साथ सामान्य वेंटिलेशन नलिकाएं नहीं हैं और कम से कम दो घंटे की आग प्रतिरोध सीमा के साथ आग प्रतिरोधी दीवारों और छत का उपयोग करके पड़ोसी कमरों से अलग किया जाता है। इसके अलावा, संग्रह कक्ष में सीवेज और पानी की आपूर्ति पाइप बिछाने को बाहर रखा गया है।
चरण 6
भंडारण के संगठन के लिए "दस्तावेजों के भंडारण पर विनियम" तैयार करें और इसे सिर के साथ अनुमोदित करें। इसके अलावा, प्रमुख के आदेश से, एक व्यक्ति को नियुक्त किया जाना चाहिए जो संग्रह के लिए जिम्मेदार होगा। साथ ही, एक विशेष विशेषज्ञ आयोग बनाया जा रहा है, जो समय-समय पर उनके भंडारण अवधि के अनुपालन के लिए दस्तावेजों की जांच करेगा।
