सही ढंग से संगठित कार्यालय कार्य किसी भी (यहां तक कि एक छोटे से) उद्यम के सफल कार्य के घटकों में से एक है। दरअसल, व्यापार भागीदारों की पहली छाप इस बात पर निर्भर करती है कि मुख्य दस्तावेज (आदेश, निर्देश, पत्र, आदि) कैसे तैयार किए जाते हैं। यह भी महत्वपूर्ण है कि इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज़ीकरण का प्रवाह कितनी तेज़ी से गुजरता है।
निर्देश
चरण 1
उद्यम में कार्यप्रवाह के लिए एक विशिष्ट कर्मचारी को जिम्मेदार होना चाहिए। यदि उद्यम बहुत बड़ा नहीं है, तो यह एक सचिव, एक सहायक सचिव है। यदि संगठन में एक से अधिक उपखंड शामिल हैं (विशेषकर यदि उनके पास अलग-अलग क्षेत्रीय स्थान हैं), तो एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा आयोजित की जाती है (प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन)।
वे वही हैं जो कार्यालय के काम के लिए कंपनी के निर्देशों को विकसित करते हैं, इसे संशोधित करते हैं और परिवर्तन करते हैं। दस्तावेज़ तैयार करते समय, आप "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नियम" को आधार के रूप में ले सकते हैं।
चरण 2
यह एक महत्वपूर्ण, महत्वपूर्ण चरण है, क्योंकि कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के अनुमोदन के बाद, उद्यम में दस्तावेजों को एक निश्चित शैली के अनुरूप होना चाहिए:
- विवरण का स्थान (अनुदैर्ध्य, कोणीय);
- कॉर्पोरेट फ़ॉन्ट;
- प्रारूप (कागज का आकार, इंडेंट)।
उद्यम के नमूना रूपों के अलावा, निर्देशों को ऐसे मुद्दों को प्रतिबिंबित करना चाहिए जैसे आने वाले / बाहर जाने वाले दस्तावेजों के पंजीकरण का संगठन; दस्तावेजों और लिए गए निर्णयों के निष्पादन पर नियंत्रण का संगठन; संग्रह, आदि के लिए दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण।
चरण 3
फ़ोल्डरों का निर्माण जिसमें एक निश्चित विषय के दस्तावेज दायर किए जाते हैं, मामलों के नामकरण के अनुसार किया जाना चाहिए। यह रिकॉर्ड रखने के प्रभारी व्यक्ति द्वारा "संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण समय का संकेत" के आधार पर विकसित किया गया है।
चरण 4
इस तथ्य के कारण कि मामलों के नामकरण के विकास पर काम बड़ा है, व्यापक ज्ञान की आवश्यकता है, व्यक्तिगत सेवाओं और विभागों के प्रतिनिधियों की भागीदारी के साथ इस पर काम व्यवस्थित करना अधिक सही है। वे मामलों की सूची तैयार करते हैं (भंडारण अवधि भी इंगित करते हैं), जो सेवा या विभाग में बनते हैं, और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान उद्यम के लिए मामलों का सारांश नामकरण करता है।
चरण 5
दस्तावेजों के साथ काम को सुविधाजनक बनाने के लिए, उद्यमों की बढ़ती संख्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) का उपयोग करती है। किसी भी उद्यम (कर्मचारियों की संख्या 7 या 2000 के साथ) के लिए कुशलता से काम कर रहे ईडीएमएस को चुनना संभव है। मूल्य / गुणवत्ता अनुपात के मामले में सबसे कुशल आज "डेलो", "ईवीएफआरएटी-दस्तावेज़ प्रबंधन" जैसी प्रणालियाँ हैं।
लेकिन भले ही आपका उद्यम अभी तक ईडीएमएस खरीदने में सक्षम नहीं है, मानक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम बचाव में आएंगे। Word, Excel, PowerPoint के सामान्य साधनों का उपयोग करके, कॉर्पोरेट पहचान की आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेज़ों के डिज़ाइन को व्यवस्थित करना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह सेट करना काफी संभव है।
