अभिलेखीय कार्य का एक विशाल और अलग क्षेत्र उन प्रश्नों को माना जाता है जो संगठन के संग्रह में उनके वितरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी से संबंधित हैं। यही कारण है कि वे गंभीर ध्यान देने योग्य हैं, क्योंकि दस्तावेजों के साथ काम करने के इस चरण के दौरान, विभिन्न पद्धतिगत और व्यावहारिक गलतियां अक्सर की जाती हैं, जो भविष्य में संग्रह के काम में नकारात्मक परिणाम पैदा कर सकती हैं।
निर्देश
चरण 1
कर्मियों के कागजात सहित संग्रह में दस्तावेजों के हस्तांतरण से संबंधित सभी कार्यों को आमतौर पर निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जाता है: - सबसे पहले, वर्तमान उत्पादन में और इसके पूरा होने के बाद दस्तावेजों के गठन को पूरा करना आवश्यक है;
- मामलों के गठन के बाद, उन्हें सभी स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए;
- फिर एक मूल्य परीक्षा आयोजित करें और अभिलेखीय भंडारण की तैयारी करें;
- संगठन के संग्रह में स्थानांतरित सभी दस्तावेजों की एक सूची का संचालन करें
- अंतिम चरण में, आधिकारिक कागजात को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करें।
चरण 2
सबसे पहले, आपको कुछ परिसरों में, अर्थात् मामलों में कर्मियों से संबंधित दस्तावेजों का सही गठन करना चाहिए। विशेष फ़ोल्डरों में, ऐसे आधिकारिक कागजात कंपनी के कर्मचारियों की गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं के आदेश के रूप में बनाए जाने चाहिए, कर्मियों के लिए, जिनके भंडारण के लिए अलग-अलग समय सीमा आवंटित की गई है। इस चरण को पूरा किया जाना चाहिए, क्योंकि कर्मियों से संबंधित आदेशों का कुछ हिस्सा विशेष रूप से काम के स्थान को प्रभावित करने वाले वैध मुद्दों के साथ-साथ कर्मचारियों को बोनस और काम करने की स्थिति में जाने के लिए समर्पित है। इस प्रकार के कागज को कम से कम पचहत्तर वर्षों के लिए उद्यम के संग्रह में संग्रहित किया जाना चाहिए। उसी समय, अधिकांश आदेश जो व्यक्तिगत संरचना से संबंधित होते हैं, कंपनी के कर्मचारियों के परिचालन संबंधी मुद्दों को दर्शाते हैं: व्यापार यात्राओं के आदेश, ड्यूटी पर, छुट्टियां, और इसी तरह। ऐसे दस्तावेजों को पांच साल तक रखा जाना चाहिए। विभिन्न प्रकरणों में खोज एवं कार्य को सुविधाजनक बनाने की सुविधा के लिए पांच वर्ष की अवधि और पचहत्तर वर्ष की अवधि के कागजात बनाए जाने चाहिए।
चरण 3
उद्यम के कर्मचारियों और सभी कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों को सही ढंग से बनाना आवश्यक है, जो कड़ाई से वर्णानुक्रम में मजदूरी पर डेटा से संबंधित हैं। व्यक्तिगत फ़ोल्डरों में सभी कागजात उनकी प्राप्ति की तारीख के अनुसार कालानुक्रमिक क्रम में ही व्यवस्थित किए जाने चाहिए। फ़ोल्डर में स्थित सभी कागजात के लिए एक अभिलेखीय सूची तैयार करना भी आवश्यक है, जिसमें इस तरह के विवरण शामिल हैं: - कागज का नाम;
- सूची में शामिल कागज की क्रम संख्या;
- दस्तावेज़ में चादरों की संख्या;
- दस्तावेज़ की तिथि और संख्या (यदि आवश्यक हो);
- व्यक्तिगत फाइल में शामिल कागज की शीटों की संख्या का सारांश रिकॉर्ड;
- ध्यान दें।
