संग्रह में जमा करने के लिए दस्तावेजों का पंजीकरण वर्ष के अंत के बाद किया जाता है। इस प्रकार, स्थापित नियमों के संबंध में भंडारण के लिए दस्तावेज तैयार किए जाते हैं। भंडारण समय के साथ-साथ दस्तावेजों के मूल्य के आधार पर, मामलों को पूर्ण रूप से या सरलीकृत प्रणाली के अनुसार पूरा किया जाता है।
निर्देश
चरण 1
अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों के लिए मामलों की एक सूची बनाएं (10 वर्ष तक सहित)। मामले के गठन की शुद्धता की जांच करें (क्या स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज हैं)। मामलों को फ़ोल्डरों में छोड़ दें, उन्हें मामलों के नामकरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए और उन्हें क्रमांकित करने की आवश्यकता नहीं है। मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों को संग्रह को सौंप दिया जाता है।
चरण 2
लंबी अवधि के भंडारण के मामलों (10 साल से अधिक) के लिए, निम्नलिखित किया जाता है:
1. केस को बांधना (हार्ड फोल्डर में बांधना या चार छेदों में मजबूत धागे से ढकना या बांधा जा सकता है)।
2. चादरों की संख्या (दस्तावेज़ के पाठ को छुए बिना, ऊपरी दाएं कोने में एक काले ग्रेफाइट पेंसिल के साथ किया गया)।
3. एक प्रमाणन शिलालेख तैयार करना (संकेत दें कि कितनी चादरें हेमेड हैं, क्या कोई नुकसान, संकेत और तारीख है)।
4. दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना (विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों, व्यक्तिगत, न्यायिक और जांच मामलों आदि के मामलों के लिए)। सूची के अंत में, मामले में दस्तावेजों की संख्या और सूची की शीटों की संख्या इंगित करें।
5. मामले के कवर (संस्था का नाम, संरचनात्मक इकाई, मामले का लिपिक सूचकांक, मामले का शीर्षक, मामले की शेल्फ लाइफ) के सभी विवरणों का पंजीकरण।
चरण 3
स्थायी या दीर्घकालिक भंडारण के दस्तावेजों के लिए एक सूची बनाएं। इसमें व्यक्तिगत केस नंबर शामिल होना चाहिए, साथ ही केस हेडिंग में इसकी सामग्री और संरचना का खुलासा करना चाहिए। सूची में मामले की भंडारण अवधि का भी उल्लेख होना चाहिए। मामलों की संख्या और पहले और अंतिम मामलों की संख्या, हस्ताक्षर और तारीख का संकेत दें। कार्मिक मामलों के लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है।
चरण 4
तैयार फाइलों को संग्रह में जमा करें। आपकी उपस्थिति में संग्रह क्लर्क नामकरण या सूची के अनुसार मामलों की संख्या की जांच करेगा, एक पुष्टिकरण शिलालेख बनाएगा, लापता मामलों की संख्या को चिह्नित करेगा, मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण की तिथि निर्धारित करेगा। इन्वेंट्री की पुष्टि उन व्यक्तियों के हस्ताक्षरों से होती है जिन्होंने मामलों के हस्तांतरण और स्वीकृति को अंजाम दिया।
