संगठन के सभी दस्तावेजों को संग्रह में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, टैक्स कोड कहता है कि प्राथमिक दस्तावेज, करों के भुगतान की पुष्टि करने वाले कागजात, और अन्य को चार साल के लिए संरक्षित किया जाना चाहिए। लेकिन ऐसे दस्तावेज भी हैं जिन्हें एक साल बाद नष्ट किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, छुट्टी कार्यक्रम। अधिनियम जारी होने के बाद निपटान किया जाना चाहिए।
निर्देश
चरण 1
सबसे पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि "अपने उद्देश्य को पूरा करने वाले" दस्तावेजों को केवल तभी दर्ज किया जा सकता है जब इस तरह के एक पेपर को तैयार करने के वर्ष के 1 जनवरी से पहले की अवधि समाप्त हो गई हो, यानी 2010 के दस्तावेजों को इसमें शामिल किया जाना चाहिए केवल 2016 में अधिनियम।
चरण 2
एक अधिनियम तैयार करने और दस्तावेज़ीकरण को नष्ट करने से पहले, सूची तैयार करें जिसे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए और प्रोटोकॉल तैयार करना चाहिए।
चरण 3
तालिका के रूप में एक अधिनियम तैयार करना उचित है। ऊपरी दाएं कोने में, संगठन का विवरण निर्दिष्ट करें। फिर नीचे बड़े अक्षरों में "मैं स्वीकृति देता हूं" लिखें, एक नियमित पंक्ति में, नीचे की स्थिति (प्रबंधक, सामान्य निदेशक, आदि) को इंगित करें, फिर उपनाम और आद्याक्षर। नीचे भी अधिनियम तैयार करने की तिथि निर्दिष्ट करें।
चरण 4
उसके बाद, उद्देश्य को इंगित करें, उदाहरण के लिए, विनाश के लिए समाप्त हो चुके दस्तावेजों को उजागर करना। इसके बाद, कारणों को सूचीबद्ध करें, उदाहरण के लिए, "विशिष्ट संगठनात्मक दस्तावेजों की सूची के आधार पर …"
चरण 5
नीचे सारणीबद्ध खंड है, जिसमें आठ स्तंभ हैं। पहला सीरियल नंबर है। दूसरा दस्तावेज़ का नाम है, उदाहरण के लिए, छुट्टी कार्यक्रम या कर्मियों के साथ काम के बारे में पत्राचार। तीसरी समाप्ति तिथियां हैं, अर्थात, वे तिथियां जो दस्तावेज़ में इंगित की गई हैं, उदाहरण के लिए, अवकाश कार्यक्रम 2010 में समाप्त होता है, इसलिए आपको "2010" लिखने की आवश्यकता है। आपको यहां महीना निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 6
इसके बाद इन्वेंट्री नंबरों के साथ कॉलम आता है, अगर वे वहां नहीं हैं, तो आप डैश डाल सकते हैं। फिर नामकरण के अनुसार मामले का सूचकांक नीचे रखें, उदाहरण के लिए, ग्राफ 05-20, जहां 05 विभाग सूचकांक है, और दूसरे दो अंक मामले की क्रमिक संख्या हैं।
चरण 7
उसके बाद, भंडारण इकाइयों की संख्या इंगित करें, उदाहरण के लिए, ग्राफ एक प्रति में हो सकता है, लेकिन फ्रेम के साथ पत्राचार बहुवचन में है। फिर संदर्भ पुस्तक के अनुसार भंडारण अवधि के साथ बॉक्स भरें। अंत में, यदि आवश्यक हो, तो "नोट" कॉलम भरें।
चरण 8
सारणीबद्ध भाग के बाद, लिखें कि सूची उपलब्ध है और इसके संकलन की संख्या और तारीख को इंगित करते हुए शीर्ष के प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित है।
चरण 9
अगला, कुल को संक्षेप में प्रस्तुत करें, जो विनाश के लिए तैयार दस्तावेजों की वस्तुओं की संख्या में व्यक्त किया गया है, उदाहरण के लिए, 2006-2010 की अवधि के दौरान, 234 आइटम नष्ट हो गए थे।
चरण 10
फिर प्रबंधक फिर से सभी डेटा की जांच करता है और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है।
