संग्रह में किसी भी दस्तावेज़ का स्थानांतरण संघीय कानून संख्या 125-F3 "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" द्वारा नियंत्रित किया जाता है। दस्तावेजों को तैयार, वर्णित, दायर और क्रमांकित किया जाना चाहिए। यह मामला बंद होने की तारीख से 12 महीने के भीतर किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
- - फ़ोल्डर;
- - जिल्दसाज़;
- - एक साधारण पेंसिल;
- - दस्तावेजी सूची;
- - स्थानांतरण सूची।
निर्देश
चरण 1
दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए, उन्हें क्रम में व्यवस्थित करें। नेस्टिंग क्रम कालानुक्रमिक क्रम में होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप एक आपराधिक मामले का उल्लेख कर रहे हैं, तो पहला पृष्ठ न्यायालय के आदेश की एक प्रति होगा, दूसरा प्रारंभिक निर्णय होगा, और इसके पूरा होने से शुरू होने वाले मामले की जांच निम्नलिखित होगी। यदि आप कार्मिक विभाग से दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं, तो पहली शीट बर्खास्तगी के लिए एक आवेदन है, दूसरी बर्खास्तगी आदेश है, तीसरा अंत से तारीख तक सभी दस्तावेज हैं।
चरण 2
लेआउट के क्रम में नंबर एक से शुरू होने वाली सभी शीटों को नंबर दें। एक साधारण पेंसिल से नंबरिंग करें, लेकिन स्पष्ट रूप से। दस्तावेजों की एक सूची बनाएं, अंत में लिखें कि आपको कितने नंबर और पृष्ठ मिले, अपना हस्ताक्षर करें, जिस तारीख को सूची संकलित की गई थी, संगठन की मुहर, मुखिया के हस्ताक्षर।
चरण 3
एक बाइंडर के साथ सभी शीट को जकड़ें, शीर्ष पर एक इन्वेंट्री संलग्न करें। फ़ोल्डर पर, नागरिक के अंतिम नाम से पत्र कोड डालें जिसके द्वारा आप मामले को स्थानांतरित करते हैं और दस्तावेजों के हस्तांतरण के वर्ष को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं। वर्ष वही होना चाहिए जिसमें मामला समाप्त हुआ।
चरण 4
प्रत्येक केस के लिए अलग-अलग फोल्डर बनाएं, या एक साल में सभी केसों को एक बड़े फोल्डर में डाल दें और कोड और लेटर कोड पर एक सामान्य शिलालेख बना लें, यानी केवल उन नागरिकों के मामले जिनका अंतिम नाम एक ही अक्षर से शुरू होता है एक फ़ोल्डर में डाल दिया। लेकिन अगर आप एक बड़े फोल्डर में कई दस्तावेज भर रहे हैं तो कॉमन शीट की संख्या 250 से ज्यादा नहीं होनी चाहिए।
चरण 5
मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने से पहले, स्थानांतरण सूची तैयार करें। सूची का पहला कॉलम सभी मामलों की क्रम संख्या दर्ज करने के लिए है, दूसरा नामकरण पर अनुक्रमणिका के लिए है। तीसरे कॉलम में, सभी शीर्षकों के नाम दर्ज करें, चौथे में - स्थानांतरण की तारीख, पांचवें में - शीट्स की संख्या, छठे में - संग्रह में मामले के लिए स्थापित भंडारण अवधि, सातवें कॉलम में, सभी परिवर्धन और नोट्स दर्ज करें। सबसे अधिक बार, सातवें कॉलम को भरा जाता है, अगर किसी कारण से, दस्तावेजों में चादरें गायब हैं, या यदि आपने उन्हें तुरंत गलत तरीके से दस्तावेजी सूची में दर्ज किया और परिवर्तन किए।
