सभी सेवानिवृत्त और सेवानिवृत्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को भंडारण के लिए संग्रह में भेजा जाना चाहिए (संघीय कानून संख्या 125-एफ 3 का अनुच्छेद 17)। कार्मिक विभाग का एक कर्मचारी दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डर तैयार करने और उन्हें संग्रह के अधिकृत कर्मचारी को हाथ से स्थानांतरित करने के लिए बाध्य है।
ज़रूरी
- - फ़ोल्डर्स;
- - जिल्दसाज़;
- - पेंसिल;
- - सूची;
- - स्थानांतरण सूची।
अनुदेश
चरण 1
व्यक्तिगत फाइलों को संग्रह में जमा करने से पहले, कर्मचारियों की बर्खास्तगी के बाद कार्मिक विभाग में बने सभी उपलब्ध दस्तावेजों को ध्यान से तैयार करें। कानून कुछ समय सीमा स्थापित करता है जिसके भीतर अभिलेखीय भंडारण के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को स्थानांतरित करने के लिए समय होना आवश्यक है। बर्खास्तगी होने के बाद उन्हें 12 महीने से अधिक नहीं होना चाहिए।
चरण दो
प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल को रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित करें। यदि रोजगार के दौरान पहला पृष्ठ किसी कर्मचारी द्वारा नौकरी के लिए लिखा गया आवेदन था, तो अभिलेखीय दस्तावेजों में पहला पृष्ठ इस्तीफे का पत्र होगा।
चरण 3
सभी शीट सही क्रम में मुड़ी हुई हैं, एक बाइंडर के साथ फाइल करें, क्रम में नंबर। एक अलग शीट पर एक इन्वेंट्री बनाएं। सीरियल नंबर के तहत अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल के सभी बाध्य पृष्ठ दर्ज करें।
चरण 4
सभी पृष्ठों के शीर्ष पर सूची संलग्न करें। यदि आप प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से एक व्यक्तिगत फ़ाइल भर रहे हैं, तो उसे कार्डबोर्ड फ़ोल्डर में रखें, बड़े बड़े अक्षरों में कर्मचारी के अंतिम नाम का पहला अक्षर और बर्खास्तगी का वर्ष लिखें।
चरण 5
मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, सेवानिवृत्त कर्मचारियों के कई मामलों को एक फ़ोल्डर में रखने की अनुमति है, लेकिन इसमें शीट की संख्या 250 से अधिक नहीं होनी चाहिए। एक फ़ोल्डर में, एक वर्ष में सेवानिवृत्त कर्मचारियों के मामले डालें, जिनके नाम शुरू होते हैं उसी पत्र के साथ। व्यक्तिगत फाइलों का ऐसा पंजीकरण अक्सर बड़े उद्यमों में किया जाता है, जहां एक वर्ष के दौरान कर्मियों का एक बड़ा प्रवाह गुजरता है।
चरण 6
सभी तैयार मामलों के लिए, एक ट्रांसफर शीट तैयार करें, जिसमें एक एकीकृत रूप हो। कॉलम नंबर 1 में, कॉलम नंबर 2 में प्रत्येक मामले की क्रम संख्या लिखें - नामकरण के अनुसार प्रत्येक मामले की अनुक्रमणिका, संख्या 3 - मामलों के शीर्षकों का नाम, संख्या 4 - तिथियां, संख्या ५ - प्रत्येक मामले के लिए अलग से स्थानांतरित शीटों की संख्या, संख्या ६ - भंडारण अवधि, # ७ - परिवर्धन या मौजूदा नोट।
