संघीय कानून 125-F3 के अनुच्छेद 17 के अनुसार, सेवानिवृत्त कर्मचारियों की फाइलें संग्रह में स्थानांतरित की जा सकती हैं। दस्तावेज़ जमा करने से पहले, उन्हें एक कवर के साथ दायर, क्रमांकित, आविष्कार और सजाया जाना चाहिए। यह एक अधिकृत कार्मिक अधिकारी द्वारा किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
- - फ़ोल्डर;
- - सभी दस्तावेज़;
- - पेंसिल;
- - सूची;
- - वितरण सूची।
अनुदेश
चरण 1
एक इस्तीफा देने वाले कर्मचारी के मामले को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए, दस्तावेजों को रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित करें। इसका मतलब यह है कि जब आप कार्यरत थे, तो आपने एक व्यक्तिगत फाइल बनाई, जिसकी पहली शीट नौकरी के लिए आवेदन थी। मामले को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, पहली शीट इस्तीफे का पत्र होगी।
चरण दो
कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल दाखिल करते समय, उसी समय दाखिल किए जाने वाले दस्तावेजों की एक सूची तैयार करें। संग्रह में स्थानांतरण के लिए एक व्यक्तिगत फ़ाइल में, सभी उपलब्ध दस्तावेज दर्ज करें: एक प्रश्नावली या फिर से शुरू, शिक्षा दस्तावेजों की प्रतियां, रोजगार के लिए आदेशों की प्रतियां, बर्खास्तगी और अन्य आदेश जो कर्मचारी के काम के दौरान जारी किए गए थे। ये वेतन बढ़ाने या कम करने, स्थानांतरण करने, अतिरिक्त कर्तव्यों का पालन करने आदि के आदेश हो सकते हैं। कर्मचारी द्वारा आपके संगठन को प्रस्तुत किए गए सभी प्रमाण पत्र, रोजगार अनुबंध की एक प्रति, अतिरिक्त समझौते, कर्मचारी के काम से संबंधित नियम भी संलग्न करें।
चरण 3
फाइल को बाइंडर वाले फोल्डर में फाइल करें, ऊपरी दाएं कोने में सभी शीट्स को नंबर दें। यह एक साधारण पेंसिल के साथ किया जाना चाहिए। शीर्ष पर, सूची दर्ज करें, फ़ोल्डर पर हस्ताक्षर करें, कर्मचारी के उपनाम के प्रारंभिक पत्र पर पत्र कोड डालें, साथ ही फ़ोल्डर के कवर पर बड़ी संख्या में आपकी कंपनी से बर्खास्तगी का वर्ष।
चरण 4
आप एक कर्मचारी के लिए या एक वर्ष में नौकरी छोड़ने वाले कई लोगों के लिए बर्खास्तगी के वर्ष का ट्रैक रख सकते हैं। यदि आप कई कर्मचारियों के लिए लेखांकन कर रहे हैं, तो सभी व्यक्तिगत फाइलों को एक सामान्य फ़ोल्डर में रखें और कवर पर बर्खास्तगी के वर्ष पर हस्ताक्षर करें। एक फोल्डर में अधिकतम 250 शीट्स स्टोर की जा सकती हैं। प्रत्येक जटिल मामले को न केवल बर्खास्तगी के वर्ष तक, बल्कि उपनामों की वर्णमाला से भी तैयार करें।
चरण 5
सभी मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, एक वितरण सूची तैयार करें। पहले कॉलम में, मामलों की क्रमिक संख्या, दूसरे में, नामकरण के अनुसार सभी मामलों के सूचकांकों को इंगित करें। तीसरा कॉलम हेडिंग के नाम से भरा जाता है, चौथा - तारीखों से, पांचवां - शीट्स की संख्या से, छठा - शेल्फ लाइफ से, सातवें कॉलम में आप नोट या जोड़ होने पर भर सकते हैं।
