एक व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेजों का एक संग्रह है जिसमें एक कर्मचारी के बारे में जानकारी होती है, जिस पर हस्ताक्षर करने के समय से लेकर बर्खास्तगी के लिए आदेश जारी करने की तारीख तक। हमारे देश में केवल सिविल सेवकों के लिए व्यक्तिगत फाइलें रखना अनिवार्य है। हालांकि, अधिकांश उद्यम और संगठन कर्मचारी डेटा को व्यवस्थित और रिकॉर्ड करना पसंद करते हैं।
निर्देश
चरण 1
व्यक्तिगत फ़ाइल में, एक नियम के रूप में, कर्मचारी के बारे में निम्नलिखित जानकारी होती है: एक व्यक्तिगत रिकॉर्ड शीट, शिक्षा दस्तावेजों की प्रतियां, रोजगार के लिए आदेश और आवेदन की एक प्रति, एक रोजगार अनुबंध, इसमें संशोधन और परिवर्धन, प्रमाणीकरण पर दस्तावेज और उन्नत प्रशिक्षण, और अन्य दस्तावेज जो कार्मिक सेवा के लिए आवश्यक हैं (विवाह प्रमाण पत्र, जन्म प्रमाण पत्र, पासपोर्ट, सैन्य आईडी, आदि की एक प्रति)।
चरण 2
प्रत्येक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल एक अलग फ़ोल्डर में कार्डबोर्ड कवर - एक बाइंडर के साथ तैयार की जाती है। इसमें आवश्यक चीजें शामिल हैं: उपनाम, नाम, कर्मचारी का संरक्षक, मामला खोलने की तारीख। कर्मचारी के बर्खास्त होने के बाद, व्यक्तिगत फाइल बंद कर दी जाती है। दस्तावेजों को बिना असफलता के संग्रह में जमा किया जाना चाहिए।
चरण 3
बंद व्यक्तिगत फाइलों को क्रमांकित किया जाता है, मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार की जाती है। फ़ोल्डर में दस्तावेज़ कालानुक्रमिक क्रम में एकत्र किए जाते हैं - जिस क्षण से कर्मचारी बर्खास्तगी की तारीख तक आता है। उसी क्रम में एक आंतरिक सूची तैयार की जाती है। इन्वेंट्री की शीट की संख्या व्यक्तिगत फ़ाइल के दस्तावेज़ों की संख्या से अलग है।
चरण 4
कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें केवल प्रबंधक या अन्य व्यक्तियों को प्रबंधक के आदेश से जारी की जाती हैं, साथ ही स्वयं कर्मचारी को भी। व्यक्तिगत फ़ाइल में संग्रहीत जानकारी गोपनीय होती है, जिसका अर्थ है कि इसे अजनबियों के सामने प्रकट नहीं किया जा सकता है। व्यक्तिगत फ़ाइल के पिछले दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने के साथ-साथ उन्हें निकालने के लिए भी मना किया गया है।
चरण 5
मानव संसाधन विभाग केवल वर्तमान कर्मचारियों का रिकॉर्ड रखता है। बर्खास्त कर्मचारियों के दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। वे 75 वर्षों के लिए वहां संग्रहीत हैं, और प्रबंधकों, प्रबंधकों, साथ ही पुरस्कार और डिग्री वाले व्यक्तियों की व्यक्तिगत फाइलें अनिश्चित हैं।
