एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल वह जानकारी होती है जो कर्मचारी और संगठन के बीच संबंधों के सभी चरणों को दर्शाती है। यह एक कार्मिक निकाय या विशेष रूप से अधिकृत अधिकारी द्वारा गठित (रखरखाव और औपचारिक) किया जाता है। रिकॉर्ड रखने के मौजूदा नियमों के अनुसार एक व्यक्तिगत फाइल तैयार करना आवश्यक है।
ज़रूरी
- फ़ोल्डर "व्यक्तिगत फ़ाइल";
- कर्मचारी के दस्तावेज (या उनकी प्रतियां);
- कलम;
- छेद छेदने का शस्र।
निर्देश
चरण 1
एक कर्मचारी की किसी पद पर नियुक्ति के आदेश के प्रकाशन के बाद एक व्यक्तिगत फाइल शुरू की जाती है।
चरण 2
व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल हैं: दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची; कार्मिक रिकॉर्ड पर प्रश्नावली और व्यक्तिगत शीट; सारांश;
शैक्षिक दस्तावेजों की प्रतियां (और सभी योग्यता प्रमाण पत्र); पहचान पत्र; कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा (विवाह प्रमाण पत्र, टीआईएन, बीमा प्रमाण पत्र, बच्चों के जन्म प्रमाण पत्र की प्रतियां) में परिवर्तन की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र और अन्य दस्तावेज; दायित्व समझौता; नियुक्ति, स्थानांतरण, प्रोत्साहन, व्यापार यात्राएं, छुट्टियां, आदि के लिए सभी आदेशों की प्रतियां; श्रम समझौता (अनुबंध); पुन: प्रमाणीकरण का डेटा; विशेषताएँ।
ये सभी दस्तावेज़ (या उनकी प्रतियां) एक फ़ोल्डर में दर्ज किए जाने चाहिए।
चरण 3
आंतरिक सूची में, व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज सभी दस्तावेजों को सूचीबद्ध करना आवश्यक है। दस्तावेज़ उपलब्ध होते ही कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं। आंतरिक सूची के "नोट" कॉलम में, यह संकेत दिया गया है कि दस्तावेजों को वापस ले लिया गया है या मूल प्रतियों के साथ बदल दिया गया है। आंतरिक सूची उस कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित है जिसने इसे संकलित किया है, जो उपनाम, नाम, संरक्षक और संकलन की तारीख को दर्शाता है।
चरण 4
व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज की गई प्रविष्टियाँ फाउंटेन पेन या बॉलपॉइंट पेन से काले, नीले या बैंगनी रंग में लिखी जाती हैं, सुधार की अनुमति नहीं है।
चरण 5
कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की शीट और उसकी आंतरिक सूची को अलग से क्रमांकित किया जाता है।
चरण 6
व्यक्तिगत फ़ाइल बंद करते समय, आपको कर्मचारी को बर्खास्त करने के लिए एक बयान और आदेश दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
चरण 7
वे व्यक्तिगत फाइलों को किसी संगठन या उद्यम की तिजोरी में रखते हैं। वे केवल एक निश्चित श्रेणी के कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत उपयोग के लिए जारी किए जाते हैं जिनके पास कर्मियों की जानकारी तक पहुंच होती है।
चरण 8
बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें 75 साल के लिए अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित कर दी जाती हैं। उद्यम प्रबंधकों की व्यक्तिगत फाइलें स्थायी रूप से रखी जाती हैं।
