एक व्यक्तिगत फ़ाइल एक कर्मचारी के लिए दस्तावेजों की पूरी मात्रा है, जिसमें कर्मचारी के बारे में आवश्यक व्यक्तिगत जानकारी और उसकी वरिष्ठता पर डेटा होता है। व्यक्तिगत फ़ाइल प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर में अलग-अलग रखी जाती है। कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए कर्मचारी के बारे में जानकारी को आसानी से व्यवस्थित करना संभव बनाने के लिए, इसके गठन के लिए कुछ नियम हैं।
निर्देश
चरण 1
याद रखें कि एक व्यक्तिगत फाइल अनिवार्य रूप से केवल सार्वजनिक सेवा संस्थानों के कर्मचारियों के लिए आयोजित की जाती है, अन्य सभी नियोक्ता अपने विवेक पर व्यक्तिगत मामलों का संचालन करने या न करने का निर्णय लेते हैं। उसी समय, यदि कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के प्रबंधन पर निर्णय लिया गया था, तो दस्तावेज को कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।
चरण 2
एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में काफी बड़ी मात्रा में दस्तावेज शामिल होते हैं, जिसमें कर्मचारी की प्रोफाइल, उसकी जीवनी, सिफारिशें और विशेषताएं, शिक्षा पर दस्तावेज आदि शामिल हैं। कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल की अनिवार्य विशेषताओं में से एक केस दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची है।
चरण 3
दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची बनाएं - यह पहला दस्तावेज है जिसे मामले में निवेश किया गया है। चूंकि व्यक्तिगत फ़ाइल कालानुक्रमिक क्रम में बनती है, इसलिए इन्वेंट्री को उसी तरह संकलित किया जाता है। इस प्रकार, शुरू में कर्मचारियों से तैयार किए गए और प्राप्त किए गए दस्तावेजों की पूरी सूची को सूची में दर्ज किया जाता है। भविष्य में, नए दस्तावेज प्राप्त होने पर, दस्तावेजों को मामले में दर्ज करें और उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में सूची में दर्ज करें।
चरण 4
किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का रखरखाव करते समय, प्रत्येक फ़ाइल किए गए दस्तावेज़ को एक क्रमांक निर्दिष्ट करें। पृष्ठों को अलग-अलग क्रमांकन के साथ लेबल करें। इसके अलावा, दस्तावेज़ की श्रेणी के आधार पर, इसे एक विशेष अनुक्रमणिका असाइन करें।
चरण 5
व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची में डेटा दर्ज करते समय, प्रत्येक दस्तावेज़ की क्रम संख्या और अनुक्रमणिका के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ का पूरा नाम और इस दस्तावेज़ में मौजूद शीट की संख्या के बारे में जानकारी इंगित करें। उन शीटों को नंबर दें जिन पर इन्वेंट्री को केस के सामान्य सरणी से अलग से संचालित किया जाता है। अपने स्वयं के हस्ताक्षर के साथ आंतरिक सूची की पुष्टि करें और इसकी प्रतिलेख स्थिति को इंगित करता है। आंतरिक सूची को सही ढंग से भरने से आप कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को व्यवस्थित कर सकते हैं और कर्मचारी के बारे में जानकारी को सुविधाजनक और कुशल बना सकते हैं।
