कर्मचारियों के बिना किसी भी उद्यम का कार्य असंभव है। एक नियम के रूप में, कार्मिक आंदोलनों के लेखांकन को सरल बनाने के लिए, कुछ नियोक्ता अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान तथाकथित व्यक्तिगत फाइलों का उपयोग करते हैं। सामान्य तौर पर, "व्यक्तिगत फ़ाइल" की अवधारणा का अर्थ एक प्रकार का संग्रह है जिसमें एक कामकाजी कर्मचारी के बारे में सभी व्यक्तिगत डेटा होते हैं। कानूनी संस्थाओं के लिए ऐसी लेखा प्रणाली का उपयोग आवश्यक नहीं है, लेकिन राज्य संस्थानों के लिए, व्यक्तिगत फाइलें एक अनिवार्य वस्तु हैं।
अनुदेश
चरण 1
एक नियम के रूप में, नौकरी के लिए आवेदन करते समय, एक कर्मचारी रोजगार के लिए एक आवेदन लिखता है। आप, उसे पद के लिए स्वीकार करने की सहमति देते हुए, स्वीकृति के लिए एक आदेश (आदेश) तैयार करते हैं। इसके बाद, सभी दस्तावेजों की प्रतियां बनाएं, उदाहरण के लिए, पासपोर्ट से, विवाह प्रमाण पत्र आदि से।
चरण दो
इस बिंदु पर, एक व्यक्तिगत फ़ाइल बनाएँ। कृपया ध्यान दें कि प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर बनाए जाने चाहिए। सभी ऑर्डर की कॉपी बनाएं, जैसे कि जॉब ऑर्डर। आपको कार्यपुस्तिका, शिक्षा दस्तावेज़, यानी कर्मचारी के लिए आपके पास उपलब्ध दस्तावेज़ों की सभी प्रतियों की प्रतियों की भी आवश्यकता होगी।
चरण 3
सभी प्रतियां बन जाने के बाद, उन्हें फाइल करें। कृपया ध्यान दें कि जैसे-जैसे आप काम करेंगे यह मामला बढ़ता जाएगा। अर्थात्, यदि इस कर्मचारी के खिलाफ आदेश जारी किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, पदोन्नति के लिए आदेश, एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करने का आदेश, छुट्टी देने का आदेश आदि, तो आपको उनकी प्रतियां बनाने और उन्हें फाइल करने की आवश्यकता होगी आपकी व्यक्तिगत फ़ाइल कालानुक्रमिक क्रम में … यह कर्मचारी के संबंध में सभी मानव संसाधन दस्तावेजों पर लागू होता है।
चरण 4
एक आंतरिक सूची बनाएं ताकि आप मामले की सामग्री से आसानी से परिचित हो सकें। यह कालानुक्रमिक क्रम में भी भरा हुआ है। इन्वेंट्री में सभी दस्तावेजों में एक सीरियल नंबर, संकलन की तारीख, शीर्षक, शीट्स की संख्या और, संभवतः, किसी प्रकार का नोट होना चाहिए।
चरण 5
कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें मुखिया के आदेश से नियुक्त एक जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा रखी जानी चाहिए। केवल इस प्रभारी व्यक्ति के हाथ से सुधार की अनुमति है, और जानकारी केवल इस व्यक्ति की उपस्थिति में देखी जा सकती है।
चरण 6
किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय, उसकी व्यक्तिगत फ़ाइल को बंद करें, यानी संक्षेप में, शीटों को नंबर दें, पृष्ठों की कुल संख्या लिखें, सब कुछ सीवे करें और डिलीवरी सूची को पूरा करते हुए इसे संगठन के संग्रह में जमा करें।
