प्रोटोकॉल से एक उद्धरण किसी भी संगठन के कार्यप्रवाह का एक अनिवार्य गुण है। मूल दस्तावेज़ के समान कानूनी बल होने के कारण, उद्धरण में सभी आवश्यक विवरण होने चाहिए। प्रासंगिक दस्तावेज तैयार करते समय, विवरण पर ध्यान देना चाहिए।
एक नियम के रूप में, व्यवसाय के कारोबार के आंतरिक नियमों के अनुसार प्रत्येक उद्यम में मिनटों से अर्क के निष्पादन की आवश्यकताएं स्थापित की जाती हैं। हालांकि, इस दस्तावेज़ को कैसे तैयार किया जाना चाहिए, इसके लिए आम तौर पर स्वीकृत मानदंड हैं।
मिनटों से एक उद्धरण एक विशिष्ट मुद्दे पर मूल दस्तावेज़ के पाठ की एक सटीक प्रति है। इस प्रकार, बैठक के कार्यवृत्त से एक उद्धरण में शासी निकाय का नाम शामिल होना चाहिए, जिसकी बैठक दर्ज की गई थी। एक नियम के रूप में, यह जानकारी दस्तावेज़ के शीर्षक में इंगित की गई है। यहां दस्तावेज़ प्रकार "प्रोटोकॉल" को "प्रोटोकॉल से निकालें" में बदल दिया गया है। कुछ मामलों में, दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में शिलालेख "विवरण" दिया गया है।
इसके अलावा, मूल के कानूनी बल को संरक्षित करने के लिए, प्रोटोकॉल के अर्क में जानकारी होनी चाहिए:
- बैठक की तारीख, स्थान और समय;
- निर्णय लेने के लिए कोरम की उपस्थिति पर जानकारी;
- पीठासीन अधिकारी के कार्यों को करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी;
- सचिव के कार्यों को करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी।
बैठक का एजेंडा एक विशिष्ट मुद्दे पर सिमट कर रह गया है जिसके लिए एक उद्धरण तैयार किया जा रहा है। इसी तरह, तीसरे पक्ष के मुद्दों की चर्चा से संबंधित सभी अंशों को दस्तावेज़ से बाहर रखा गया है।
एजेंडे पर जिस मुद्दे पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, उस पर विचार क्रम संख्या, शब्दांकन, चर्चा के पाठ्यक्रम और लिए गए निर्णयों के साथ दिया गया है।
अंत में, उद्धरण पर पीठासीन अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। इसके बाद अपेक्षित इसकी प्रामाणिकता की पुष्टि करता है "कथन सही है" ("सही") और डिक्रिप्शन के साथ सचिव के हस्ताक्षर लगाए जाते हैं।
मिनटों से मूल उद्धरण को अधिकृत व्यक्ति की मुहर और हस्ताक्षर द्वारा क्रमांकित, सिला और प्रमाणित किया जाता है।
