घटना की रिपोर्ट संक्षिप्त या विस्तृत हो सकती है। लेकिन इसमें इस बात का डेटा होना चाहिए कि कार्यक्रम के आयोजन पर कितना पैसा खर्च हुआ और कितने मेहमान आए। और शाम को उपस्थित होने वाले प्रेस की सूची भी।
अनुदेश
चरण 1
रिपोर्ट के "हेडर" को निम्नानुसार भरें। ऊपर A4 शीट के बीच में बड़े प्रिंट में REPORT लिखें। अगली पंक्ति में "आयोजित कार्यक्रम के बारे में", उद्धरण चिह्नों में घटना के नाम को दर्शाता है। इसके नीचे तिथि और स्थान है।
चरण दो
दो या तीन पंक्तियों को इंडेंट करने के बाद, उपशीर्षक "आमंत्रित" टाइप करें। यहां उन लोगों की संख्या बताएं जिन्हें निमंत्रण पत्र भेजे गए थे और जो कार्यक्रम में शामिल हुए थे। इसका पता आप आसान तरीके से लगा सकते हैं। स्मृति चिन्ह की एक निश्चित मात्रा पहले से तैयार करें। घटना के अंत से कुछ समय पहले, प्रमोटरों को बाहर निकलने के पास रखें जो उपहार वितरित करेंगे। शेष संख्या की गणना करके, आप यह पता लगाएंगे कि कितने मेहमान थे। या, लॉटरी की आड़ में, आने वालों से निमंत्रण और व्यवसाय कार्ड ले लीजिए। एक ओर, आप उपस्थित लोगों को गिनेंगे, दूसरी ओर, आप उपयोगी संपर्क प्राप्त करेंगे। अलग से निर्दिष्ट करें कि कितने वीआईपी व्यक्ति थे - उद्यमों के सामान्य निदेशक, शेयरधारक, प्रसिद्ध हस्तियां। उनके पहले और अंतिम नाम सूचीबद्ध करें।
चरण 3
"प्रेस" अनुभाग में, लिखें कि कितने पत्रकार मौजूद थे और उन्होंने किस मीडिया के लिए काम किया। यहां संपर्क नंबर जोड़ें। यदि प्रकाशन पहले ही प्रकाशित हो चुके हैं, तो उन्हें रिपोर्ट के साथ संलग्न करें।
चरण 4
अगला उपशीर्षक "घटना" है। यहां बताएं कि शाम कैसी गुजरी, मैनेजमेंट में से किसने स्टेज पर परफॉर्म किया, प्रोग्राम में क्या था. हमें बताएं कि दर्शकों ने संगठन को कैसे देखा, क्या उन्हें बुफे टेबल और संगीत पसंद आया। अंत में एक लागत अनुमान संलग्न करें। सभी लागतों को वहां लिखा जाना चाहिए: एक हॉल किराए पर लेना, प्रस्तुतकर्ता के काम के लिए भुगतान करना, स्मृति चिन्ह की लागत आदि। गणना करें कि प्रत्येक अतिथि के लिए कितना पैसा खर्च किया गया था।
चरण 5
"टिप्पणियाँ"। यहां घटना की कमियों का यथासंभव विस्तार से वर्णन करें। जहां गड़बड़ी हुई, वहां क्या गड़बड़ी हुई। यह भविष्य में स्थितियों की पुनरावृत्ति को रोकने में मदद करेगा। छुट्टी के आयोजन की प्रक्रिया को कैसे अनुकूलित किया जाए, इस पर सिफारिशें दें। अधिक कर्मचारियों को शामिल करना या अतिथि सूचना प्रणाली को बदलना आवश्यक हो सकता है। आपकी रिपोर्ट की समीक्षा करने वाले प्रबंधन के लिए ये सभी टिप्पणियां बहुत महत्वपूर्ण हैं।
चरण 6
आखिरी तस्वीर है। कृपया अपनी रिपोर्ट में घटना की अपनी सर्वश्रेष्ठ छवियां संलग्न करें। मेहमानों की आमद को पकड़ने की कोशिश करें, चेहरों पर मुस्कान, तालियाँ। निर्देशक की एक तस्वीर संलग्न करना न भूलें। प्रबंधन हमेशा अपने ही व्यक्ति पर ध्यान आकर्षित कर रहा है।
