कार्यालय के काम में प्रोटोकॉल के एक हिस्से को उद्धृत करने के लिए, एक दस्तावेज़ प्रपत्र का उपयोग किया जाता है जो आपको किसी विशिष्ट मुद्दे पर प्रमाणित निर्णय प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। उसी समय, प्रोटोकॉल के पूर्ण संस्करण को प्रस्तुत करने की आवश्यकता से बचना, क्योंकि, वास्तव में, यह एक आंतरिक दस्तावेज़ है। कार्यवृत्त का एक अंश बैठक के दौरान विचार किए गए शेष मुद्दों पर गोपनीयता बनाए रखना संभव बनाता है। ऐसे दस्तावेज़ के लिए कोई एकीकृत रूप नहीं है। और फिर भी इसे कार्यालय कार्य नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
"बैठक के मिनटों से निकालें …" दस्तावेजों के शीर्षक से अर्क तैयार करना शुरू करें। इसके बाद, मूल में निर्दिष्ट पूर्ण विवरण वाले प्रोटोकॉल के प्रारंभिक भाग की प्रतिलिपि बनाएँ। बैठक की तिथि और स्थान, उपस्थित लोगों की संख्या आदि यहां इंगित की जानी चाहिए।
चरण दो
मुख्य दस्तावेज के सामान्य एजेंडा से, उद्धरण में चर्चा के तहत मुद्दे से संबंधित विशिष्ट आइटम को उद्धृत करें। ऐसे में बैठक के कार्यवृत्त में स्थान के अनुसार उसका क्रमांक अवश्य अंकित करें।
चरण 3
वांछित विषय पर विचार करने वाले पाठ के अंश को कॉपी करके प्रोटोकॉल से अर्क का मुख्य भाग तैयार करें। यहां "सुनी गई" खंड, मुद्दे की चर्चा और "निर्णय लिया" से पैराग्राफ का उपयोग करें। प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के पदों, उपनामों और आद्याक्षर को इंगित करें।
चरण 4
तैयार किए गए दस्तावेज़ को प्रमाणित करें। ऐसा करने के लिए, इस तरह के कार्यों के लिए सचिव या अन्य अधिकृत, एक अधिकारी (कार्मिक विभाग, आदि) को व्यक्तिगत रूप से "सही" लिखना होगा, हस्ताक्षर करना होगा, हस्ताक्षर (उपनाम, आद्याक्षर) को समझना होगा, स्थिति को इंगित करना होगा और तारीख डालनी होगी। तृतीय-पक्ष संगठनों को एक उद्धरण प्रदान करने के लिए, दस्तावेज़ को उद्यम की मुहर और प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
