सामान्य बैठक में लिए गए निर्णय, निश्चित रूप से, मिनटों में दर्ज किए जाते हैं। लेकिन उन्हें निष्पादन के लिए तभी स्वीकार किया जाता है जब इसे सही ढंग से औपचारिक रूप दिया जाता है। इस मामले में, मुख्य आवश्यकताएं दस्तावेज़ की सामग्री पर लागू होती हैं, न कि इसके रूप पर। इसलिए, इसे संकलित करते समय, अनिवार्य जानकारी को इंगित करने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। इस मामले में असावधानी से लिए गए निर्णयों को अवैध मानने की मान्यता को खतरा हो सकता है।
ज़रूरी
ए 4 पेपर।
निर्देश
चरण 1
आरंभ करने के लिए, आंतरिक उपयोग के लिए कागजी कार्रवाई के लिए डिज़ाइन किया गया कंपनी लेटरहेड लें। यह आपके कार्य को सरल बना देगा, जिससे आप संगठन के विवरण को मैन्युअल रूप से नहीं भर सकेंगे। यदि नहीं, तो कार्यालय के कागज की साधारण ए4 शीट लें और संगठन या समुदाय के नाम और उसका प्रारंभिक विवरण लिखें। इसके बाद, बैठक का स्थान और समय इंगित करें। दस्तावेज़ के शीर्षक "मिनट" को केंद्र में रखें और इसके ठीक नीचे, बैठक के विषय का संक्षेप में वर्णन करें।
चरण 2
बैठक के निर्वाचित अध्यक्ष और सचिव को निर्दिष्ट करके दस्तावेज़ का परिचयात्मक भाग प्रारंभ करें। इसके बाद, अपने पूरे नाम और नौकरी के शीर्षक का एक प्रतिलेख दें। इसी तरह, "अटेंड" शब्द के बाद बाकी मीटिंग प्रतिभागियों को सूचीबद्ध करें। यदि बड़ी संख्या में व्यक्ति हैं तो यहां अपना नंबर बताएं और आवेदन का लिंक दें, जिसमें उन्हें सूचीबद्ध किया जाएगा। परिचयात्मक भाग का अंतिम पैराग्राफ एजेंडा है। यहां, क्रम में उन सभी मुद्दों को लिखें जो इस बैठक में विचार के लिए प्रस्तुत किए गए हैं।
चरण 3
घोषणा में उनकी संख्या के आधार पर मुद्दों पर विचार करने के क्रम को देखते हुए, कार्यवृत्त के अनुसार कार्यवृत्त का मुख्य भाग तैयार करें। प्रत्येक आइटम का विवरण "सुनो" अनुभाग से शुरू करें, जिसमें वक्ताओं के नाम बताए गए हैं। "वक्ताओं" अनुभाग में, उनके संदेशों के पाठ प्रदान करें। अंत में, "निर्णयित" पैराग्राफ में लिए गए निर्णयों को लिखें, जो "के लिए", "विरुद्ध" या "निरस्त" मतदान करने वालों की संख्या को दर्शाता है।
चरण 4
अंतिम भाग में बैठक के अध्यक्ष और कार्यवृत्त तैयार करने वाले सचिव के हस्ताक्षर रखें। यहां, सामान्य बैठक के संलग्न प्रतिलेख के बारे में सूचित करें, यदि बैठक के दौरान कार्यवृत्त तैयार नहीं किया गया था, लेकिन बाद में तैयार किया गया था।
