सचिव प्रमुख की गतिविधियों का आयोजन, वितरण और सुनिश्चित करता है। सबसे पहले, यह विभिन्न संगठनात्मक मुद्दों में सहायक है। ऐसे कार्य के लिए एक प्रकार के कार्य से दूसरे प्रकार के कार्य में त्वरित परिवर्तन की आवश्यकता होती है।
सचिव के पास बहुत सारी जिम्मेदारियाँ होती हैं, लेकिन वे एक सामान्य लक्ष्य से एकजुट होते हैं: प्रबंधक को उसके काम में अधिकतम सहायता प्रदान करना और समय की बचत करना। सचिव को प्रलेखन, टेलीफोन, फैक्स के साथ काम करने, कॉल प्राप्त करने और वितरित करने, आगंतुकों के साथ संवाद करने, बैठकों, बैठकों, प्रबंधन के लिए व्यापार यात्राएं आयोजित करने की आवश्यकता है।
सचिव के कर्तव्य
अक्सर छोटे संगठनों में सचिव को लिपिक के कार्य भी सौंपे जाते हैं। इनमें आधिकारिक कागजात का रखरखाव और प्रबंधन, दस्तावेजों की तैयारी, यातायात का संगठन और उनके साथ गतिविधियों, लेखांकन और भंडारण शामिल हैं।
यदि वॉल्यूम बहुत महत्वपूर्ण नहीं है, तो यह सचिव की जिम्मेदारी है। यदि वॉल्यूम बहुत बड़े हैं, तो एक क्लर्क की स्थिति पेश की जाती है, जिसके लिए विशेष शिक्षा की आवश्यकता होती है। सचिव की मुख्य गतिविधि कार्यालय उपकरण और दस्तावेजों के साथ काम करना है। सावधानी और सटीकता की आवश्यकता है।
विदेशी भाषाओं का ज्ञान प्रमुख बिंदु बन जाता है। रिज्यूमे संकलित करते समय, उनमें दक्षता के स्तर को इंगित करना अनिवार्य है।
विशिष्ट विशेषज्ञता में शिक्षा आवश्यक रूप से भिन्न नहीं होनी चाहिए। हालांकि, एक अनिवार्य शर्त इसका सार है, जो डेटा का विश्लेषण करने, लोगों के लिए एक दृष्टिकोण खोजने की क्षमता से जुड़ा है।
व्यक्तिगत गुणों में, संयम, संगठन और सामाजिकता का उल्लेख करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं है। सचिव कंपनी का चेहरा है। स्थिति काफी जिम्मेदार है।
जिम्मेदारियों में फोन कॉल वितरित करना, आगंतुकों से मिलना शामिल है। आमतौर पर सचिवीय कार्य को कैरियर की सीढ़ी के प्रारंभिक चरण के रूप में माना जाता है। लेकिन ऐसे स्प्रिंगबोर्ड के लिए काफी उच्च स्तर की शिक्षा की आवश्यकता होती है।
सचिव की उपस्थिति कंपनी का व्यवसाय कार्ड है। जिम्मेदारियां केवल कॉफी परोसने और कॉल लेने तक ही सीमित हो सकती हैं, लेकिन यह महत्वपूर्ण दस्तावेजों का मसौदा तैयार करने और प्रबंधन और उनके परिवार के लिए मनोरंजन के आयोजन के रूप में विस्तारित होने की संभावना है।
इसलिए, अपने रेज़्यूमे में उपलब्धियों को इंगित करना महत्वपूर्ण है। यह अनिवार्य है, भले ही काम की पिछली जगह एक कूरियर स्थिति थी। उपलब्धि रिपोर्टिंग संभावित नियोक्ता को यह समझ देती है कि नौकरी तलाशने वाला कार्यस्थल में अपने काम का जायजा लेने और अनुभव के प्रमुख बिंदुओं को उजागर करने के कौशल में अच्छा है।
सफलता
उपलब्धियां हमेशा सांकेतिक होती हैं, क्योंकि सक्रिय और उत्पादक कर्मचारी किसी भी नियोक्ता के लिए रुचिकर होते हैं। विशिष्ट आंकड़ों या तथ्यों की सहायता से उपलब्धियों को इंगित करना सबसे अच्छा है।
कुछ प्रमुख बिंदुओं का उल्लेख करना पर्याप्त है, लेकिन वास्तव में महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण हैं। यह आपको बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ अनुभाग को अधिभारित किए बिना मुख्य बात को उजागर करने की अनुमति देगा। मुख्य उपलब्धियों को सूचीबद्ध करते समय, इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि कंपनी को क्या लाभ या लाभ मिला है।
उदाहरण के लिए, सफलता का संकेत देकर, आप वाक्य को एक वाक्यांश के साथ समाप्त कर सकते हैं कि कार्यान्वयन ने फर्म की लागत को एक निश्चित संख्या में प्रतिशत कम कर दिया है। अपनी उपलब्धियों का सही ढंग से वर्णन करना महत्वपूर्ण है। आपको अपने रिज्यूमे को नौकरी के विवरण की तरह नहीं बदलना चाहिए। भले ही इस दस्तावेज़ को अनुभव का वर्णन करने के आधार के रूप में लिया जाता है, फिर भी सभी शब्दों की सावधानीपूर्वक जांच करना समझ में आता है।
कभी-कभी सफलताओं का वर्णन पहले व्यक्ति में किया जाता है। यह शब्द सामान्य रेज़्यूमे अवधारणा के साथ थोड़ा अलग है। इनके इस्तेमाल से बचना ही बेहतर है। अधिक सुविधाजनक और उचित विकल्प "लागू किया गया", "रणनीति लागू की गई … जो प्रदान की गई …" और इसी तरह।
आप अपने रेज़्यूमे के साथ भेजे गए कवर लेटर में अपनी किसी भी सबसे महत्वपूर्ण सफलता का उल्लेख कर सकते हैं।इस तरह के संदेश को पढ़ने के बाद, नियोक्ता या प्रबंधक निश्चित रूप से संलग्न दस्तावेज से खुद को परिचित करना चाहेंगे।
उदाहरण और सिफारिशें
उनकी उपलब्धियां रूटीन काम में भी हो सकती हैं। उनमें से सबसे अधिक जीतने वाले हैं:
- कई चेकों को सफलतापूर्वक पारित करना;
- प्रोग्रामिंग विभाग के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस के परिचय और विकास द्वारा उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का त्वरण;
- संस्करण 7.7 "1C: एंटरप्राइज" से 8.3 तक एक बड़ी कंपनी के सफल संक्रमण का संगठन;
- गणना के स्वचालन की शुरूआत के माध्यम से नियोजन विभाग की दक्षता में वृद्धि, जिसने अर्थशास्त्रियों के कर्मचारियों में दो गुना कमी सुनिश्चित की।
यह वर्णन करना महत्वपूर्ण है कि वास्तव में क्या हासिल किया गया है। मुख्य लेखाकार की सफलता को जिम्मेदार नहीं ठहराया जाना चाहिए यदि उसकी जिम्मेदारियां किए गए कार्यों का हिस्सा नहीं थीं। और कुछ मामलों में, गतिविधि के प्रकार को बदलते समय, जीत को कैरियर के विकास के नए कार्यों के करीब लाना आवश्यक हो जाता है।
व्यावसायिक उपलब्धियाँ गतिविधियों के दौरान प्राप्त किए गए कार्यों और लक्ष्यों को प्रदर्शित करती हैं। वे गुणों के आवश्यक सेट की अभिव्यक्ति का परिणाम हो सकते हैं। एक नेता के लिए यह बहुत मायने रखता है।
तो, सफल विकल्पों में से एक दिखाई दे सकता है:
- कंपनी के शीर्ष प्रबंधकों के काम का समन्वय;
- अनुबंधों की तैयारी, हस्ताक्षर करने के लिए आवश्यक दस्तावेज;
- उनके वितरण के साथ कॉल प्राप्त करना;
- पत्राचार भेजना, प्राप्त करना और पंजीकृत करना;
- मेहमानों की बैठक और समन्वय;
- कॉर्पोरेट घटनाओं की सहायता और संगठन;
- यात्रा समर्थन;
- सिर का प्रशासनिक समर्थन;
- पूर्ण कामकाज के लिए आवश्यक हर चीज प्रदान करना;
- सफाई और कूरियर सेवाओं की गतिविधियों का समन्वय;
- तनाव प्रतिरोध और संघर्ष-मुक्ति, उत्कृष्ट संचार कौशल;
- सुखद सुरुचिपूर्ण उपस्थिति;
- कार्यालय उपकरण का उपयोग करने में कौशल;
- गोपनीय जानकारी के साथ काम करने की क्षमता;
- पीसी, एमएस ऑफिस एक्सेल, एमएस ऑफिस वर्ड, एमएस ऑफिस पावर प्वाइंट, एमएस ऑफिस एक्सेस, एमएस आउटलुक और ई-मेल के साथ काम करने के लिए अन्य कंप्यूटर प्रोग्राम, "परामर्शदाता प्लस", एक उन्नत उपयोगकर्ता के स्तर पर कमल का कब्जा।
सफल फिर से शुरू के उदाहरणों में वे शामिल हैं जो जिम्मेदारियों की पहचान करते हैं और उनका पालन करते हैं। संभावित नियोक्ता को उन कारणों के बारे में सूचित करना भी समझ में आता है जिनके कारण आधिकारिक रोजगार पहले नहीं हुआ था।
उपलब्धियों को इंगित करने का महत्व
आवेदक के लिए आवश्यकताओं के आलोक में आवश्यक गुणों के सफल संकेत का एक प्रकार निम्नलिखित हो सकता है:
- कार्यालय जीवन का संगठन: पानी, कॉफी, स्टेशनरी का आदेश देना, कार्यालय उपकरण की मरम्मत, सफाई का संगठन;
- तकनीकी सहित प्रलेखन का अनुवाद;
- कार्यालय उपकरण के साथ काम करें;
- कंपनी की सेवाओं पर ग्राहकों को सलाह देना;
- वीआईपी-अतिथियों की बैठकों का संगठन;
- एक सुखद और आरामदायक कार्य वातावरण प्रदान करना।
पिछले कार्यस्थल को छोड़ने के कारणों के रूप में वास्तविक कारणों को इंगित करना समझ में आता है। उदाहरण के लिए, नागरिक श्रम अनुबंध के तहत आधिकारिक पंजीकरण के बिना काम करना। संबंधित दस्तावेज संलग्न करना होगा।
निम्नलिखित विकल्पों की अनुमति है: प्रस्तावों पर विचार करते समय, किसी भी उद्देश्य के कारण रोजगार नहीं हुआ;
- निवास स्थान से भविष्य के काम के स्थान की महान दूरदर्शिता (वहां पहुंचना असुविधाजनक है);
- घोषणा में कहा गया कर्तव्यों की असंगति;
- अपारदर्शी भुगतान शर्तें;
- टीसी के साथ गैर-अनुपालन;
- पुनर्प्रशिक्षण, विश्रामकालीन, पारिवारिक परिस्थितियाँ।
पेशेवर कौशल और क्षमताओं की सूची में, उपलब्धियों में योगदान करने वालों को इंगित किया गया है। यह कॉल का जवाब देना, प्रबंधक को सूचित करने के साथ उन्हें पंजीकृत करना, बॉस के लिए कार्य योजना तैयार करना, असाइनमेंट निष्पादित करना, सर्विस नोट्स तैयार करना, किसी भी दस्तावेज़ के साथ काम करना हो सकता है।
प्रबंधक से कर्मचारियों को आदेश जारी करने और उनके निष्पादन की निगरानी करने, व्यक्तिगत कार्यों के लिए ठेकेदारों को खोजने, कार्यालय की आपूर्ति, उपकरण के रूप में प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक साधनों के साथ प्रदान करने, अनुरोधों के त्वरित विचार की सुविधा के अनुभव का उल्लेख करना बहुत अच्छा है। और कर्मचारियों के प्रस्ताव, फाइलों और दस्तावेजों के संग्रह को बनाए रखना, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना, संग्रह में स्थानांतरण, प्रमुख के लिए व्यापार यात्राओं का संगठन, हवाई और रेलवे टिकटों के आदेश, होटलों की बुकिंग।
रिज्यूमे में व्यावसायिक उपलब्धि इसका एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। खुद को फिर से शुरू करते समय और नियोक्ता पर अनुकूल प्रभाव डालने की उम्मीद करते समय आपको इसे कभी भी नजरअंदाज नहीं करना चाहिए। कार्य अनुभव से, वे वास्तव में अपनी खूबियों, परियोजनाओं में भागीदारी, किसी भी कार्य के कार्यान्वयन, उन्नत प्रशिक्षण को अलग करते हैं। गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में किसी भी उपलब्धि को हाइलाइट किया जा सकता है।
खुद की थोड़ी तारीफ करने में शर्माएं नहीं। यह नियोक्ता के लिए फिर से शुरू को दिलचस्प बनाने में मदद करेगा। तब साक्षात्कार के लिए आमंत्रण आपको प्रतीक्षा में नहीं रखेगा।
