व्यावसायिक पत्राचार में ऐसी विशेषताएं होती हैं जो इसे निजी संदेशों से अलग करती हैं। संचार की आधिकारिक शैली, नाम और संरक्षक द्वारा संबोधित, वर्तनी और विराम चिह्न के नियमों का पालन एक सही व्यावसायिक पत्र का आधार है।
अनुदेश
चरण 1
"प्रिय (ओं) …" शब्दों के साथ पत्र शुरू करना बेहतर है। यदि आपको किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क करने की आवश्यकता है जो रैंक में उच्च है, तो इसे नाम और संरक्षक नाम से करना सुनिश्चित करें। जीवन में आसानी से संचार करते हुए, आपको व्यावसायिक पत्राचार में एक आधिकारिक स्वर बनाए रखने की आवश्यकता है। यदि सीईओ को अचानक पत्र मिलते हैं, तो वह "अरे, भाई" जैसे अभिवादन को देखकर अप्रिय रूप से आश्चर्यचकित होंगे।
चरण दो
एक व्यक्ति को संबोधित करते समय, बड़े अक्षर से लिखें: आप, आप, आपका, आप, आदि। एकाधिक संदर्भ हमेशा लोअरकेस होते हैं।
चरण 3
पत्र का लहजा गंभीर और विवेकपूर्ण होना चाहिए। वर्कफ़्लो के विस्तृत विवरण में गहराई तक न जाएं, बिंदु पर लिखें। वार्ताकार को उन विवरणों को दोबारा बताकर कीमती समय न निकालें जिनकी उसे आवश्यकता नहीं है।
चरण 4
लिखते समय मानक फोंट और काले रंग का प्रयोग करें। इंद्रधनुष के रंग का पाठ पढ़ना आसान नहीं है। यदि आप किसी वाक्यांश को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो उसके सामने लिखें "मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूं कि …"।
चरण 5
इमोटिकॉन्स का प्रयोग न करें। वे केवल मैत्रीपूर्ण पत्राचार में प्रासंगिक हैं। उसके लिए, एक विनोदी स्वर और कठबोली अभिव्यक्ति ("साबुन" - ई-मेल, "प्रोग्रामर" - एक प्रोग्रामर, आदि) को छोड़ना बेहतर है।
चरण 6
समस्या का सार बताते हुए अपना पत्र शुरू करें। उसके बाद ही अपने सभी प्रश्न पूछें।
चरण 7
बारहवें फ़ॉन्ट में 1/3 A4 शीट में फ़िट होने का प्रयास करें। भारी अक्षरों को पढ़ना मुश्किल है। उन्हें अक्सर अंत तक नहीं पढ़ा जाता है, या पूरे पैराग्राफ को छोड़ दिया जाता है। यदि आपको बहुत कुछ लिखना है, तो जानकारी को कई संदेशों में विभाजित करें।
चरण 8
एक व्यावसायिक पत्र के लिए सर्वश्रेष्ठ अंत "सर्वश्रेष्ठ संबंध, पहला और अंतिम नाम।" यदि ईमेल द्वारा संचार कर रहे हैं, तो एक हस्ताक्षर लिखना सुनिश्चित करें जो सभी पत्रों के साथ होगा। होना चाहिये:
- उपनाम, नाम, यदि आवश्यक हो - संरक्षक;
- पद;
- कंपनी का नाम;
- ये पता;
- टेलीफोन;
- अतिरिक्त जानकारी - नारा, इच्छा, आदि, अगर यह कॉर्पोरेट शैली द्वारा प्रदान की जाती है।
चरण 9
विराम चिह्न और वर्तनी की जाँच करें। यदि आप अल्पविराम के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो वाक्य को अलग तरीके से बनाएं या इसे दो भागों में विभाजित करें। संदिग्ध शब्द को पर्यायवाची शब्द से बदलना बेहतर है।
