इस तरह के दस्तावेजों के लिए कोई आम तौर पर स्वीकृत फॉर्म नहीं है, लेकिन व्यावसायिक संचार के तर्क से उत्पन्न होने वाली सामान्य आवश्यकताओं का पालन करना वांछनीय है। इसलिए किसी भी संदेश की पहली पंक्तियों से यह स्पष्ट होना चाहिए कि उसे किसको संबोधित किया गया है, किससे, किस मुद्दे पर और लेखक से कैसे संपर्क किया जाए। यह सब दस्तावेज़ के प्रसंस्करण और स्वामित्व के हस्तांतरण को सरल करेगा। इसका मतलब है कि इससे सकारात्मक उत्तर की संभावना बढ़ जाएगी।
ज़रूरी
- - एक कंप्यूटर;
- - पाठ संपादक;
- - प्रिंटर या ईमेल।
अनुदेश
चरण 1
पत्र की पहली पंक्ति में कम से कम संगठन का नाम शामिल होना चाहिए। आदर्श रूप से, यह एक नाम और शीर्षक वाला एक विशिष्ट व्यक्ति होना चाहिए, लेकिन, सिद्धांत रूप में, आवश्यक नहीं है। किसी भी संगठन में, वे यह पता लगाएंगे कि आप किस मुद्दे पर आवेदन कर रहे हैं, और किसको यह माना जाता है कि यह किसकी योग्यता है।
भले ही आप किसी संदेश को पहले व्यक्ति को संबोधित कर रहे हों, लेकिन यह कोई सच्चाई नहीं है कि कोई उसे अपने आप पढ़ लेगा। सबसे अधिक संभावना है, वह अधीनस्थों के लिए हस्ताक्षर करेगा।
चरण दो
इंगित करें कि आप कौन हैं। यदि आप किसी संगठन की ओर से आवेदन कर रहे हैं, तो लेटरहेड का उपयोग करना सबसे अच्छा है, और अपने हस्ताक्षर में अपनी स्थिति और पूरा नाम इंगित करें। मामले में जब आप एक निजी व्यक्ति के रूप में कार्य करते हैं, तो उपनाम, नाम और संरक्षक पूर्ण और पता पर्याप्त होगा। अधिक जरूरी संपर्क के लिए, आप अपना फोन नंबर, ई-मेल पता और संचार के अन्य तरीकों को निर्दिष्ट कर सकते हैं।
चरण 3
अपने पत्र के मूल भाग के शीर्षक में, निर्दिष्ट करें कि यह किस प्रकार से संबंधित है: एक सूचना अनुरोध (यदि आप कुछ प्रश्नों के उत्तर मांगते हैं), एक शिकायत, दावा या शिकायत पत्र (यदि यह उल्लंघन है तो लागू होता है) संगठन के प्रतिनिधियों द्वारा आपके अधिकार, विशेष रूप से, उपभोक्ता), प्रस्ताव (वाणिज्यिक प्रस्ताव सहित)। विकल्प "अपील" भी संभव है।
नीचे दी गई पंक्ति में, पत्र के विषय को इंगित करना उचित है, संक्षेप में इसका सार तैयार करना: आप क्या पूछना चाहते हैं, किसके कार्यों, आप किस संगठनात्मक इकाई के कर्मचारियों को अवैध मानते हैं, आदि।
ई-मेल द्वारा पत्र भेजते समय, इस उद्देश्य के लिए "विषय" फ़ील्ड की भी उपेक्षा न करें। आखिरकार, यह उसकी सामग्री पर निर्भर करता है कि पत्र पढ़ा जाता है या मारा जाता है।
चरण 4
प्राप्तकर्ता को बताएं कि आपने उससे संपर्क करने के लिए वास्तव में क्या प्रेरित किया। यदि यह एक घटना है, तो इसकी सभी परिस्थितियों को बताएं: आपके खिलाफ किस तरह की कार्रवाई को आप गैरकानूनी मानते हैं, कानून के कौन से प्रावधान आपकी राय में, विरोधाभासी हैं।
यदि आप कुछ पेश करते हैं, तो प्रस्ताव का सार तैयार करें, उन लाभों पर ध्यान केंद्रित करें जो प्राप्तकर्ता को इसे स्वीकार करने से मिल सकता है, आपकी ताकत जो उसके लिए मायने रखती है।
यदि आप स्पष्टीकरण के लिए एक राज्य संगठन से पूछते हैं, तो यह संविधान और कानून "रूसी संघ के नागरिकों से अपील पर विचार करने की प्रक्रिया पर" का उल्लेख करने के लिए पर्याप्त है।
सामान्य तौर पर, परिस्थितियों के अनुसार कार्य करें।
चरण 5
आप जो मांग रहे हैं उसका सार बताएं (आखिरकार, यही वह उद्देश्य है जिसके लिए आपका संदेश लिखा गया है): जिन उपायों की आप अपेक्षा करते हैं और मानते हैं कि वे आपके अधिकारों को महसूस करने के लिए पर्याप्त हैं, उन प्रश्नों की सूची बनाएं जिनका आप उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं करने के लिए, आदि
यदि पत्र संघर्ष की स्थिति से संबंधित है और संगठन-अपराधी को संबोधित किया जाता है, तो बिना प्रेरणा के इनकार प्राप्त करने या पत्र को अनदेखा करने के मामले में उपायों को सूचीबद्ध करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। उदाहरण के लिए, मुकदमा दायर करना और नैतिक क्षति के लिए मुआवजे का दावा करना।
चरण 6
अंत में सदस्यता लें। यदि आप एक निजी व्यक्ति के रूप में आवेदन कर रहे हैं, तो हस्ताक्षर (कागज के रूप में) और तारीख पर्याप्त है। यदि, संगठन के प्रतिनिधि के रूप में, आद्याक्षर के साथ स्थिति और उपनाम का संकेत आवश्यक होगा।
