उद्यम के ढांचे के भीतर निर्णय लेने की आवश्यकता वाली लगभग सभी अपीलों को पहले शीर्ष पर संबोधित किया जाता है। उनका डिजाइन कार्यालय के काम के सामान्य नियमों द्वारा शासित होता है। निदेशक को संबोधित एक पत्र ऐसे दस्तावेजों को सटीक रूप से संदर्भित करता है, लेकिन इसमें कुछ विशेषताएं हैं जिन्हें इसे प्रारूपित करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
आरंभ करने के लिए, व्यावसायिक पत्र का प्रकार निर्धारित करें, जिस पर इसका डिज़ाइन निर्भर करेगा। यह एक सूचनात्मक पत्र, एक अनुरोध या इनकार पत्र, एक अनुस्मारक, एक पुष्टिकरण या एक संविदात्मक पत्र हो सकता है। किसी भी मामले में, इसे शीट के ऊपरी दाएं कोने से संकलित करना शुरू करें, जो परंपरागत रूप से पताकर्ता और प्रेषक के विवरण की नियुक्ति के लिए आरक्षित है।
चरण दो
डाइवेटिव केस में कंपनी का नाम, पद, मुखिया का पूरा नाम यहां लिखें। इसके ठीक नीचे, समान प्रारूप में अपना विवरण दर्ज करें। लेकिन यहां आप उस संरचनात्मक इकाई का नाम जोड़ सकते हैं जिसमें आप काम करते हैं, संचार के लिए समन्वय करते हैं। यहां पोस्ट किया गया एक फोन या ई-मेल आपके अनुरोध की प्रतिक्रिया की प्राप्ति को तेज कर सकता है। इस भाग में, आप संक्षेप में पत्र का विषय, अपील का सार, उदाहरण के लिए, "समय सीमा के उल्लंघन के बारे में" या अन्य को इंगित कर सकते हैं।
चरण 3
वे व्यावसायिक पत्र बनाते समय दस्तावेज़ का नाम नहीं लिखते हैं, लेकिन तुरंत "प्रिय" शब्द के बाद, नाम और संरक्षक द्वारा प्रबंधक से अपील के साथ शुरू करते हैं। इसके बाद, पत्र का मुख्य पाठ रखें, जो उन परिस्थितियों के विवरण के साथ शुरू करने के लिए सबसे तार्किक होगा, जिसके कारण आपने यह अपील लिखी है। फिर अनावश्यक विवरण से बचते हुए मामले को यथासंभव संक्षेप में बताएं। केवल तथ्य और आंकड़े। व्यवसाय जैसी प्रस्तुति शैली का सख्ती से पालन करें।
चरण 4
अंत में, अपना अनुरोध, प्रस्ताव या अनुस्मारक बताएं। उस समय सीमा का नाम बताइए जिसमें आप इस मुद्दे पर निर्णय की उम्मीद करेंगे और आपको उनके बारे में कैसे सूचित किया जाएगा। अपने संगठन के प्रमुख (विभाग, विभाग, आदि) के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्ति के उपनाम और आद्याक्षर के साथ-साथ उसकी स्थिति को दर्शाते हुए, कोष्ठक में हस्ताक्षर को समझें।
