जल्दी या बाद में, प्रत्येक कर्मचारी को इस सवाल का सामना करना पड़ता है: अपने काम पर एक रिपोर्ट को ठीक से कैसे तैयार किया जाए। कोई भी रिपोर्ट कर्मचारी और प्रबंधक के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण है, इस औपचारिक प्रकार के संचार की मदद से, प्रबंधक को वह जानकारी प्राप्त होती है जिसकी उसे आवश्यकता होती है, जिसे उसे कर्मचारी की गतिविधियों का विश्लेषण और मूल्यांकन करने की आवश्यकता होती है।
अनुदेश
चरण 1
सबसे पहले, यह निर्धारित करना आवश्यक है कि किस प्रकार की रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता है: एक बार या काम। एकमुश्त रिपोर्ट आमतौर पर विशिष्ट गतिविधियों के परिणामों के आधार पर तैयार की जाती है, और कर्मचारी आपको समय-समय पर कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य (मात्रा और परिणाम) का विश्लेषण करने की अनुमति देते हैं।
आवधिक रिपोर्टें हो सकती हैं: दैनिक (महत्वपूर्ण अल्पकालिक परियोजनाओं की निगरानी के लिए या किसी कर्मचारी की परिवीक्षा अवधि के दौरान), साप्ताहिक (सबसे आम), मासिक, त्रैमासिक और तैयार (इस प्रकार की रिपोर्ट में बड़ी मात्रा में विश्लेषणात्मक जानकारी होती है) और आमतौर पर वरिष्ठ प्रबंधन को प्रदान किया जाता है)।
चरण दो
तो आप नौकरी रिपोर्ट को सही तरीके से कैसे लिखते हैं?
सबसे पहले, आपको रिपोर्ट का समय तय करना होगा और अपनी कार्यसूची में इसकी तैयारी के लिए समय की योजना बनानी होगी। यह हर दिन एक छोटा सा समय हो सकता है, या पूरी रिपोर्ट को एक बार में संकलित करने के लिए आवंटित एक विशिष्ट समय हो सकता है, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि समय सीमा तक देरी न करें।
चरण 3
सबसे पहले, अपने काम के अंतिम लक्ष्यों पर निर्णय लें। रिपोर्ट की सामग्री सूचनात्मक, स्पष्ट और अधिमानतः संक्षिप्त होनी चाहिए। "सात के नियम" के बारे में मत भूलना, जो कहता है कि हमारी चेतना एक ही समय में 7 तत्वों को प्रभावी ढंग से आत्मसात करने में सक्षम है (+/- 2)। तदनुसार, रिपोर्ट में इस अंक या अनुभागों की संख्या को ठीक से उजागर करना वांछनीय है।
चरण 4
अपनी गतिविधियों के परिणामों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है, यह वर्णन करना कि कौन से कार्य पूरे किए गए थे, न कि केवल एक निश्चित अवधि के लिए किए गए कार्यों को सूचीबद्ध करना।
चरण 5
अधिक स्पष्टता के लिए, अपना उत्तर तालिकाओं, चित्रों, आरेखों के साथ दें।
चरण 6
स्थिति सरल हो जाती है, यदि आपकी कंपनी ने पहले ही रिपोर्ट फॉर्म विकसित कर लिए हैं (फॉर्म, टेबल जिन्हें आपकी टिप्पणी करके भरना होगा)
चरण 7
यह न केवल मायने रखता है कि आपने रिपोर्ट में क्या लिखा है, बल्कि यह भी मायने रखता है कि आपने इसे कैसे भेजा। यहां आपको सुनहरा नियम याद रखना चाहिए: दैनिक रिपोर्ट कार्य दिवस के अंत में भेजी जाती है, न कि अगली सुबह। साप्ताहिक - शुक्रवार की रात, सोमवार की सुबह नहीं।
चरण 8
एक और युक्ति: रिपोर्ट भेजने से पहले, इसे दोबारा पढ़ें, इसे अपने प्रबंधन की नजर से करने का प्रयास करें। आपके क्या सवाल हैं? शायद कुछ जोड़ना या, इसके विपरीत, जानकारी को यथासंभव सरल बनाना आवश्यक है।
