एक सही रिपोर्ट तैयार करने के लिए, रिपोर्ट के उद्देश्य और उसके स्वरूप को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है। रिपोर्ट को कई चरणों में संकलित किया जाता है, जिससे आप मुख्य बिंदुओं को सही ढंग से उजागर कर सकते हैं।
ज़रूरी
रिपोर्ट की रूपरेखा, रिपोर्ट का उद्देश्य
अनुदेश
चरण 1
रिपोर्ट के उद्देश्य पर विशेष ध्यान देते हुए आपको इस प्रक्रिया को जिम्मेदारी से पूरा करने की आवश्यकता है। रिपोर्ट को सही ढंग से तैयार करने के लिए, सबसे पहले इस प्रश्न का उत्तर देना आवश्यक है: "रिपोर्ट क्यों संकलित की जाती है"। केवल इस मामले में आप सभी "नुकसान" को ध्यान में रखेंगे। इस प्रश्न के कई उत्तर हो सकते हैं। उनमें से कुछ हैं: • रिपोर्ट को सूचित या स्पष्ट करना चाहिए;
• सिफारिश के लिए रिपोर्ट तैयार की जाती है;
• रिपोर्ट को प्रेरित या राजी करना चाहिए;
• रिपोर्ट बहस जारी रख सकती है या पिछले संदेश/चर्चा को सुदृढ़ कर सकती है;
• रिपोर्ट एक निर्देश का हिस्सा हो सकती है।
चरण दो
व्यावसायिक रिपोर्ट प्रकार इस विशेष मामले में आपको जिस प्रकार की व्यावसायिक रिपोर्ट की आवश्यकता है, उस पर निर्णय लें। व्यवसाय रिपोर्ट प्रस्तुत की जा सकती है: • लिखित और मौखिक रूप से;
• औपचारिक और अनौपचारिक;
• पारंपरिक रूप में और मूल रूप में;
• एक पृष्ठ और बहु-खंड के रूप में, इसके अलावा, रिपोर्ट घर में तैयार की जा सकती है, या आउटसोर्स सलाहकारों द्वारा की जा सकती है।
चरण 3
रिपोर्ट शीर्षक पृष्ठ की संरचना। रिपोर्ट का शीर्षक, उस व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति जिसे रिपोर्ट करने का इरादा है, रिपोर्ट तैयार करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति यहां इंगित की गई है। इस भाग में, रिपोर्ट के उद्देश्य या सामने आई समस्या की प्रकृति को इंगित करें। यदि आप एक लंबी रिपोर्ट तैयार करने का इरादा रखते हैं, तो परिचय में एक रिपोर्ट की रूपरेखा शामिल हो सकती है। रिपोर्ट के इस भाग में, रिपोर्ट के उद्देश्य या उस मुद्दे से संबंधित कोई भी जानकारी प्रदान करें जिसे कवरेज की आवश्यकता है। रिपोर्ट के अंतिम भाग में प्राप्त जानकारी के आधार पर निकाले गए निष्कर्षों को इंगित करना आवश्यक है।
चरण 4
रिपोर्ट स्वरूपण रिपोर्ट स्वरूपित करते समय, आपको विभिन्न माध्यमों का उपयोग करना चाहिए। दस्तावेज़ को पढ़ना आसान बनाने के लिए पैराग्राफ़ों को रिक्त स्थान से अलग करें। फ़ॉन्ट आकार और प्रकार। एक फ़ॉन्ट चुनें जो पढ़ने के लिए इष्टतम हो। उपशीर्षक को फ़ॉन्ट आकार बदलकर चुना जा सकता है। इटैलिक, बोल्ड, अंडरलाइन और विशेष वर्ण रिपोर्ट में मुख्य बिंदुओं को हाइलाइट करते हैं। पाठ पृष्ठ को पृष्ठ दर पृष्ठ तोड़कर आप पाठक का ध्यान महत्वपूर्ण बिंदुओं पर केंद्रित कर सकते हैं।
