भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं, कर्मचारियों, ग्राहकों के साथ संवाद करते समय कंपनियों में एक व्यावसायिक पत्र का उपयोग किया जाता है। यह दस्तावेज़ कंपनी की सकारात्मक छवि बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। इसलिए, एक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से, सक्षम रूप से, स्पष्ट रूप से, साथ ही सरल और आसानी से लिखना आवश्यक है। यह सूचनात्मक होना चाहिए और उस लक्ष्य का पीछा करना चाहिए जो संगठन को प्राप्तकर्ता से प्राप्त करने की आवश्यकता है। यह समझने के लिए कि व्यावसायिक पत्र क्या है, आपको इसकी संरचना पर करीब से नज़र डालने की आवश्यकता है।
अपने व्यावसायिक पत्र के दाहिने कोने में, अपनी कंपनी का लोगो लगाएं। यदि कंपनी के पास यह नहीं है, तो संगठन का नाम, साथ ही उसका कानूनी पता और अनिवार्य विवरण लिखें, जो एक नियम के रूप में, स्टाम्प पर निहित है। ये हैं टिन, केपीपी, चालू खाता, संवाददाता खाता, बीआईके और खाते और जिस बैंक में इसे खोला गया है, उसके बारे में अन्य जानकारी।
कंपनी के लोगो और स्टाम्प के बाद, यदि व्यवसाय पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति को भेजा जाता है, तो प्राप्तकर्ता का व्यक्तिगत डेटा दर्ज करें। जब दस्तावेज़ कंपनी को संबोधित किया जाता है, तो उसका नाम, स्थान का पता लिखें।
शीट के बीच में आपको प्राप्तकर्ता को एक अपील लिखनी चाहिए। यदि पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित है, उदाहरण के लिए, इस तरह लिखें: "प्रिय पेट्र एफ़्रेमोविच!" जब किसी कंपनी को पत्र भेजा जाता है, तो निम्न विकल्प संभव है: "प्रिय भागीदारों!" कृपया ध्यान दें कि संबोधित करते समय, शब्दों को छोटा नहीं किया जा सकता है। यदि पत्र व्यक्तिगत है, तो आप इसे इस तरह लिख सकते हैं: "प्रिय यूरी अल्बर्टोविच!"
एक व्यावसायिक पत्र के मुख्य भाग में, पहले उन घटनाओं को लिखें जो किसी विशेष स्थिति को ट्रिगर करती हैं। इसके बाद, पत्र के उद्देश्य को इंगित करें। दस्तावेज़ के इस भाग पर ध्यान से विचार करें। स्पष्ट रूप से, संक्षिप्त रूप से, एक सुलभ भाषा में, एक दावा, निमंत्रण, अनुरोध, प्रस्ताव, प्रतिक्रिया, बधाई, अनुरोध या अन्य उद्देश्य लिखें जिसने आपको पत्र लिखने के लिए प्रेरित किया।
फिर व्यावसायिक पत्र को संक्षेप में प्रस्तुत करें, अर्थात, वह परिणाम लिखें जो आप प्राप्तकर्ता से प्राप्त करना चाहते हैं। यदि आप, उदाहरण के लिए, अपने साथी को माल की प्रस्तुति के लिए आमंत्रित करते हैं, तो आपको निम्नलिखित का संकेत देना चाहिए: "हमें आशा है कि आप प्रदर्शनी में आएंगे, सही उत्पाद चुनेंगे।"
कुछ मामलों में, दस्तावेज़ व्यावसायिक पत्र से जुड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने साथी को किसी प्रदर्शनी में आमंत्रित करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता को इस कार्यक्रम का निमंत्रण दिया जाए।
अपना व्यावसायिक पत्र सही ढंग से पूरा करें। यह आम तौर पर स्वीकार किया जाता है कि आपको शब्द लिखने की आवश्यकता है: "ईमानदारी से …", और फिर उस व्यक्ति के व्यक्तिगत डेटा और संपर्कों को इंगित करें जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था।
