किसी भी उद्यम या संगठन की गतिविधियों के साथ आने वाले दस्तावेजों और व्यावसायिक पत्रों की सामग्री और निष्पादन संबंधित दस्तावेजों और राज्य मानकों द्वारा विनियमित होते हैं। एक कवर लेटर व्यावसायिक दस्तावेजों को संदर्भित करता है, इसलिए इसे GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित डिज़ाइन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
एक कवर लेटर उसी तरह तैयार किया जाता है जैसे नियमित रूप से। इसे अपनी कंपनी के लेटरहेड पर लिखें, जिसमें उसका पूरा नाम, डाक पता, विवरण, ई-मेल पता, संपर्क फैक्स और टेलीफोन नंबर शामिल हो।
चरण दो
ऊपरी दाएं कोने में, पत्र का पता, उसका उपनाम और आद्याक्षर, स्थिति, संगठन, उसका पता इंगित करें और उस बस्ती के सूचकांक को न भूलें जहां यह स्थित है।
चरण 3
पत्र की विषय पंक्ति में, आप "अग्रेषित दस्तावेज को कवरिंग पत्र" इंगित कर सकते हैं, आपको पत्र शीर्षक बनाने की आवश्यकता नहीं है। इसे पारंपरिक पते से शुरू करें: "प्रिय …!"। इसके बाद, मानक वाक्यांश "हम आपको भेज रहे हैं …" लिखें और दस्तावेजों के पैकेज का सामान्य नाम दें जिससे आप यह कवर पत्र संलग्न करते हैं। यदि आवश्यक हो, तो बताएं कि यह दस्तावेज किन समझौतों या अनुरोधों के तहत भेजा गया है।
चरण 4
नियमित व्यावसायिक पत्राचार के लिए एक कवर पत्र का भी उपयोग किया जा सकता है। यदि आपके पास इस प्राप्तकर्ता के लिए कोई अतिरिक्त संदेश है, तो आप इसे दूसरे और तीसरे पैराग्राफ में लिख सकते हैं।
चरण 5
"अटैचमेंट:" या "अटैचमेंट्स:" शब्द इस पत्र के साथ कितने दस्तावेज संलग्न किए जाएंगे, इसके आधार पर लिखें। यदि दस्तावेज़ एकवचन में है, तो कोलन के बाद उसका नाम दें, यह इंगित करें कि दस्तावेज़ की कितनी शीट और कितनी प्रतियों में भेजी गई है।
चरण 6
यदि कई दस्तावेज हैं, तो उनकी सूची एक क्रमांकित सूची के रूप में तैयार की जानी चाहिए, प्रत्येक संख्या एक नई पंक्ति पर लिखी जानी चाहिए। संख्या के अंक के बाद, दस्तावेज़ का नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों का संकेत दें।
चरण 7
ऐसे पत्रों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत अधिकारी द्वारा पत्र पर हस्ताक्षर करें, अपने हस्ताक्षर करें और उद्यम की मुहर के साथ प्रमाणित करें।
चरण 8
नीचे, इस कवर पत्र के निष्पादक, उसका अंतिम नाम, आद्याक्षर और संपर्क फोन नंबर इंगित करना सुनिश्चित करें।
