दस्तावेज़ किसी उद्यम या संगठन में किसी भी कागजी कार्रवाई का एक अभिन्न अंग हैं, चाहे वह निजी हो या सार्वजनिक। दस्तावेज़ भरे जाते हैं, सॉर्ट किए जाते हैं, भेजे जाते हैं, स्वीकार किए जाते हैं, आदि। यदि कई दस्तावेज हैं, तो बस एक रजिस्टर तैयार करना आवश्यक है - यह न केवल क्लर्कों और श्रमिकों की अन्य श्रेणियों (अर्थशास्त्री, लेखाकार, आदि) के काम को सरल करेगा, बल्कि अन्य संगठनों के कर्मचारियों को भी, यदि वे स्वीकार करते हैं आपके द्वारा भेजे गए दस्तावेज़।
अनुदेश
चरण 1
एक श्रेणी के आवश्यक दस्तावेज, यानी एक प्रकार से संबंधित दस्तावेज (उत्पादन लागत, स्वीकृति / बिक्री दस्तावेज, आदि की पुष्टि) एकत्र करें। प्रशासनिक दस्तावेज अलग से एकत्र करें: आदेश, फरमान, आदेश। उन्हें लेखकत्व (संगठन के प्रमुख के आदेश, विभाग प्रमुखों के आदेश, आदि) के अनुसार क्रमबद्ध करें।
चरण दो
उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर बनाएँ जिन्हें पहले ही सुलझा लिया गया है और सब कुछ कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज करें। प्रत्येक फ़ोल्डर की एक सूची बनाएं। उन्हें एक इन्वेंट्री नंबर दें।
चरण 3
शीट को कॉलम और पंक्तियों में विभाजित करते हुए उपयुक्त फ़ील्ड वाले दस्तावेज़ों के आधार पर एक तालिका बनाएं। दस्तावेज़ के उद्देश्य और उसकी कार्यक्षमता के अनुसार कॉलम पर हस्ताक्षर करें। साथ ही, याद रखें कि रजिस्टर में दस्तावेजों के बारे में व्यापक जानकारी होनी चाहिए, ताकि किसी न किसी कारण से आपको दस्तावेज़ को बार-बार खोलना न पड़े और किसी न किसी कारण से उसका अध्ययन करना पड़े। इसलिए, उदाहरण के लिए, किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के रजिस्टर में निम्नलिखित कॉलम होने चाहिए: दस्तावेज़ संख्या, नाम, दस्तावेज़ सामग्री, राशि और दस्तावेज़ की वापसी पर चिह्न।
चरण 4
बदले में, JSC, JSC, आदि के शेयरधारकों के दस्तावेजों का रजिस्टर जारी किया जाता है। रजिस्टर में पंजीकृत सभी व्यक्तियों की पहचान के लिए आवश्यक डेटा शामिल करना चाहिए, शेयरों पर उनके अधिकारों को तय करना, रजिस्टर में पंजीकृत व्यक्तियों के शेयरों से आय की प्राप्ति पर, शेयरों के सभी मालिकों पर डेटा का संग्रह, साथ ही साथ जानकारी उनके द्वारा बैठकों और अन्य आयोजनों के बारे में सभी प्रकार की सूचनाओं की प्राप्ति।
चरण 5
आपको पता होना चाहिए कि भविष्य में आपकी सुविधा और खोज की गति के लिए दस्तावेजों का एक रजिस्टर संकलित करते समय, सभी रिकॉर्ड कालानुक्रमिक क्रम में रखना आवश्यक है।
चरण 6
केवल अगर दस्तावेजों का रजिस्टर सही ढंग से संकलित किया गया है, तो आपको खोज में अतिरिक्त समय खर्च करने की आवश्यकता नहीं होगी, आप अपनी जरूरत के कागज को जल्दी और आसानी से ढूंढ सकते हैं, आवश्यक अनुरोध या अधिसूचना भेज सकते हैं और बस उच्च गुणवत्ता के साथ अपना काम कर सकते हैं।
