दस्तावेज़ों का पंजीकरण एक विशिष्ट दस्तावेज़ के बारे में क्रेडेंशियल्स को ठीक करने में व्यक्त की जाने वाली प्रक्रिया है जब इसे भेजा, प्राप्त किया, बनाया जाता है। वर्तमान में, दस्तावेज़ पंजीकरण के जर्नल, कार्ड और स्वचालित रूपों का उपयोग किया जाता है।
दस्तावेजों का आंतरिक पंजीकरण किसी भी राज्य या नगर निकाय, संस्था, वाणिज्यिक संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी की गतिविधियों का एक अभिन्न अंग है। व्यवहार में, यह प्रक्रिया दस्तावेज़ के बारे में बुनियादी जानकारी को एक विशेष प्रारूप में ठीक करने के लिए उबलती है जिसका उपयोग आंतरिक पंजीकरण के लिए किया जाता है।
इस मामले में, न केवल आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ आमतौर पर आंतरिक पंजीकरण के अधीन होते हैं, बल्कि संगठन में ही बनाए गए कागजात (उदाहरण के लिए, प्रतिपक्षों के साथ अनुबंध)। दस्तावेजों को पंजीकृत करने की जिम्मेदारी अक्सर एक सचिव या क्लर्क को सौंपी जाती है; बड़े संगठनों में, इस प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए पूरे विभाग बनाए जाते हैं।
दस्तावेजों के आंतरिक पंजीकरण के रूप क्या हैं?
दस्तावेज़ों के आंतरिक पंजीकरण का सबसे सामान्य रूप अभी भी जर्नल पंजीकरण है। इस मामले में, दस्तावेजों के बारे में जानकारी एक विशेष पत्रिका में दर्ज की जाती है, जिसे कई स्तंभों में विभाजित किया जाता है। दस्तावेज़ की प्राप्ति, भेजने या बनाने की तारीख, उसकी पंजीकरण संख्या, नाम और उसका संक्षिप्त विवरण दर्ज करने की तारीख पर डेटा दर्ज करना सुनिश्चित करें।
एक वैकल्पिक रूप दस्तावेजों का कार्ड पंजीकरण है, जिसमें प्रत्येक दस्तावेज़ के बारे में जानकारी एक अलग कार्ड में दर्ज की जाती है, भरने के नियम जिन्हें पहले से अनुमोदित किया जाता है। अंत में, सबसे प्रगतिशील रूप को स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण माना जाता है, जो कागजी कार्रवाई को कम करता है।
संगठन के लिए सबसे सुविधाजनक रूप क्या है?
दस्तावेजों के आंतरिक पंजीकरण के जर्नल फॉर्म को छोटे संगठनों में प्रभावी ढंग से इस्तेमाल किया जा सकता है, जहां एक विशेषज्ञ प्रासंगिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार होता है। इस फॉर्म का नुकसान यह है कि कई कर्मचारियों के लिए दस्तावेजों के पंजीकरण पर एक साथ काम करना संभव नहीं है, इसलिए यह बड़ी कंपनियों के लिए उपयुक्त नहीं है। इसके अलावा, दस्तावेजों के पंजीकरण की कई पत्रिकाओं (उदाहरण के लिए, विभिन्न विभागों में) की उपस्थिति में, उनके पंजीकरण डेटा के साथ अक्सर भ्रम पैदा होता है।
आंतरिक पंजीकरण कार्ड फॉर्म का उपयोग करके इन नुकसानों को दूर किया जाता है, जो आपको किसी भी संख्या में दस्तावेजों के बारे में जानकारी को जल्दी और कुशलता से रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है। यदि कंपनी का लक्ष्य कागजी कार्रवाई को कम करना है, तो एक स्वचालित आंतरिक पंजीकरण फॉर्म का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, जिसके लिए विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी।
