संगठन अपने जीवन के दौरान किसी भी प्रकार की गतिविधि में संलग्न है, यह महत्वपूर्ण मात्रा में दस्तावेज बनाता है जिसे संरक्षित किया जाना चाहिए। कंपनी जितनी बड़ी होगी और उसकी गतिविधियों का दायरा जितना व्यापक होगा, संचित दस्तावेजों की मात्रा उतनी ही अधिक होगी। स्वाभाविक रूप से, देर-सबेर अप्रासंगिक दस्तावेजों को छांटने और नष्ट करने का सवाल उठता है। यह निर्धारित करना बाकी है कि क्या नष्ट किया जा सकता है और क्या अभी भी संरक्षित करने की आवश्यकता है।
निर्देश
चरण 1
दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित करने के लिए, भंडारण के लिए प्राप्त प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए, भंडारण अवधि निर्धारित करना आवश्यक है, जिसके बाद संगठन को जोखिम के बिना दस्तावेज़ को नष्ट किया जा सकता है।
दस्तावेजों की अनुमोदित सूची का उपयोग करें जिसके लिए रोसार्चिव द्वारा भंडारण अवधि स्थापित की गई है। इस तरह के दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित करते समय मुख्य दस्तावेज़ जिसे निर्देशित किया जाना चाहिए, वह है "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण समय का संकेत" (06.10.2000 को रोसार्चिव द्वारा अनुमोदित)
चरण 2
यदि आपका संगठन विभागीय योग्यताओं के अंतर्गत आता है (उदाहरण के लिए, सैन्य विभागों, बैंकिंग विभागों, आदि के लिए चेकलिस्ट हैं) तो आपको विभागीय चेकलिस्ट का भी अध्ययन करना होगा। सबसे आम प्रकार के संगठनों के लिए, दस्तावेज़ीकरण की सूची भी बनाई गई है (उदाहरण के लिए, संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए)।
चरण 3
कई दस्तावेज उनकी बारीकियों के अनुसार भंडारण के अधीन हैं, उदाहरण के लिए, कर दस्तावेज को कम से कम 4 साल की अवधि के लिए संरक्षित करने की आवश्यकता है, और वित्तीय विवरण - कम से कम 5 साल।
चरण 4
दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के लिए सूचियों का उपयोग सबसे सुविधाजनक तरीका है, क्योंकि प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ीकरण के लिए एक स्पष्ट अवधारण अवधि होती है। हालांकि, सभी दस्तावेजों को सूचियों में वर्गीकृत नहीं किया जा सकता है। कुछ दस्तावेजों के लिए, भंडारण अवधि संगठन द्वारा ही स्थापित की जानी चाहिए।
इसके लिए, संगठन, एक उपयुक्त आदेश द्वारा, एक विशेषज्ञ आयोग बनाता है, जो नियमित रूप से दस्तावेजों के मूल्य की जांच करता है, भंडारण अवधि निर्धारित करता है और उन दस्तावेजों को नष्ट करता है जिनके लिए भंडारण अवधि समाप्त हो गई है या इसकी आवश्यकता नहीं है। यह महत्वपूर्ण है कि आयोग में ऐसे लोग शामिल हों जो दस्तावेज़ की प्रासंगिकता और इसके नुकसान से संभावित जोखिमों की गणना करने में सक्षम हों।
