किसी भी बैठक का निर्णय कानूनी रूप से बाध्यकारी होता है यदि इसे मिनटों में औपचारिक रूप दिया जाता है। माता-पिता की बैठकों, गृहस्वामियों या शेयरधारकों की बैठकों के कार्यवृत्त, निश्चित रूप से सामग्री में भिन्न होते हैं, लेकिन फॉर्म की आवश्यकताएं हमेशा लगभग समान होती हैं।
मसौदे पर लिखें
मीटिंग के दौरान कंप्यूटर पर टाइप करना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है, इसलिए मिनटों को पहले ड्राफ्ट पर लिखा जा सकता है। बैठक शुरू होने से पहले कुछ जानकारी दर्ज की जा सकती है। ऊपर "मिनट" शब्द लिखें, ठीक नीचे - बैठक का नाम और तारीख। बाईं ओर और भी नीचे, "उपस्थित" शब्द लिखें। यदि रोस्टर के योग्य या साधारण बहुमत द्वारा निर्णय किए जाने की अपेक्षा की जाती है, तो इंगित करें कि कितने लोगों को उपस्थित होना चाहिए था। यह महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, जब घर के मालिकों की बैठक की बात आती है, जिन्हें यह तय करना होता है कि घर का प्रबंधन कैसे किया जाए, बड़ी मरम्मत के लिए धन इकट्ठा किया जाए, आदि। अपना एजेंडा नीचे लिखें। यदि आप उन मुद्दों पर चर्चा करना चाहते हैं जिनके बारे में आप अभी तक नहीं जानते हैं, तो आइटम "विविध" जोड़ें। कुछ मामलों में, समय सीमा निर्दिष्ट की जानी चाहिए।
बैठक शुरू होने के बाद
लिखें कि कितने लोग मौजूद हैं और कितने होने चाहिए। एजेंडा के तहत, "सुनो" शब्द लिखें और एक कोलन लगाएं। प्रश्न, वक्ताओं के नाम और भाषणों का सारांश, बिंदु दर बिंदु लिखें। वक्ताओं को अपने भाषण अग्रिम रूप से प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है। प्रत्येक प्रस्तुतकर्ता से पूछे गए प्रश्नों और उत्तरों को मिनटों में रिकॉर्ड करें। समाधान के लिए, उन्हें प्रत्येक प्रश्न के बाद या प्रोटोकॉल के निचले भाग में एकल ब्लॉक के रूप में दर्ज किया जा सकता है। यह इंगित करना सुनिश्चित करें कि कितने लोगों ने "के लिए", "विरुद्ध", कितने लोगों ने मतदान नहीं किया। निर्णयों के तहत अध्यक्ष और सचिव के नाम लिखें और तारीख डालें। कुछ मामलों में, प्रेसीडियम के सभी सदस्यों के नामों को इंगित करना आवश्यक है।
कंप्यूटर पर टेक्स्ट टाइप करें
कंप्यूटर पर टाइप करते समय, सचिव आमतौर पर टेक्स्ट को संपादित करता है। इसे संपादित करने का प्रयास करें ताकि यह अर्थ को भंग न करे। यह निर्णयों के लिए विशेष रूप से सच है। प्रोटोकॉल के पंजीकरण के लिए कोई समान रूप नहीं है, लेकिन आमतौर पर निम्नलिखित नियम लागू होते हैं:
- पाठ एक या डेढ़ अंतराल के साथ 14 बिंदु आकार में टाइप किया गया है;
- मुख्य पाठ का संरेखण - दोनों तरफ;
- शीर्षक संरेखण - केंद्रित, उपस्थित लोगों की संख्या - सही;
- पैराग्राफ एक लाल रेखा से शुरू होते हैं।
पाठ टाइप करें, अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ना न भूलें, साथ ही हस्ताक्षरों के टेप भी लगाएं। सबसे नीचे तारीख डालें। कार्यवृत्त प्रिंट करें और अध्यक्ष और सचिव को इस पर हस्ताक्षर करने दें। ऐसे मामले हैं जब अनुपस्थिति में बैठक आयोजित की जाती है। इस मामले में, भाषणों के ग्रंथ नहीं लिखे गए हैं। बाकी प्रोटोकॉल उसी तरह तैयार किया गया है।
