यदि आपको एक व्यावसायिक बैठक का आयोजन और संचालन करना है, तो याद रखें: आयोजन की सफलता काफी हद तक गुणवत्ता की तैयारी पर निर्भर करती है। किसी भी विवरण को नज़रअंदाज़ न करें और आपकी बैठक शीर्ष पायदान पर होगी।
अनुदेश
चरण 1
अपनी व्यावसायिक बैठक के लिए एक तिथि निर्धारित करें। सभी प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें। घटना के प्रारूप के आधार पर और आप किसके साथ एक व्यावसायिक बैठक कर रहे हैं, यह एक मौखिक निमंत्रण, टेलीफोन, ईमेल या व्यावसायिक पत्र हो सकता है। चर्चा के लिए निर्दिष्ट मुद्दों, मुख्य वक्ताओं, उपनियमों और संदर्भ सामग्री के साथ सभी को एक एजेंडा भेजने की सलाह दी जाती है। यदि प्रतिभागी अधिक तैयार हैं, तो व्यावसायिक मुद्दों की चर्चा अधिक प्रभावी होगी।
चरण दो
अपनी व्यावसायिक बैठक के लिए सबसे सुविधाजनक स्थान के बारे में सोचें। एक उपयुक्त स्थान कंपनी का अपना सम्मेलन कक्ष या बैठक कक्ष हो सकता है। यह सुनिश्चित करने योग्य है कि आपका कोई भी सहकर्मी उसी समय किसी अन्य मीटिंग के लिए आवेदन नहीं कर रहा है। एक किराए का सम्मेलन कक्ष भी एक किफायती और सुविधाजनक विकल्प है। यह सेवा होटल और होटल, व्यापार केंद्र, शैक्षणिक संस्थानों द्वारा प्रदान की जाती है।
चरण 3
कभी-कभी कैफे या रेस्तरां में व्यावसायिक बैठकें आयोजित की जाती हैं। प्रतिभागियों की संख्या कम होने पर यह विकल्प उपयुक्त है। यदि आप लंच या ब्रेकफास्ट के साथ बातचीत को जोड़ना चाहते हैं या बिजनेस डिनर करना चाहते हैं, तो आपको पहले से एक टेबल आरक्षित करनी होगी। जगह शोरगुल वाली नहीं होनी चाहिए, नहीं तो व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा करना मुश्किल होगा। असाधारण और विदेशी विकल्पों को चुनना भी अवांछनीय है, आपका स्वाद अन्य प्रतिभागियों की प्राथमिकताओं के साथ मेल नहीं खा सकता है। इसलिए, एक क्लासिक प्रतिष्ठान का विकल्प चुनना बेहतर है या यह सुनिश्चित करें कि आपके साथी आपके जुनून को पूरी तरह से साझा करें।
चरण 4
हार्डवेयर तैयार करें और उसका परीक्षण करें। प्रोजेक्टर, माइक्रोफोन, टेलीफोन और वीडियो उपकरण - सब कुछ पहले से समायोजित और कॉन्फ़िगर करें। तकनीक सबसे अनुचित क्षण में टूट जाती है और बंद हो जाती है।
चरण 5
गणना करें कि क्या सभी प्रतिभागियों के लिए पर्याप्त कुर्सियाँ हैं। सुनिश्चित करें कि कमरा बहुत भरा हुआ या बहुत ठंडा नहीं है। लेखन सामग्री के बारे में मत भूलना - आपको सभी को एक कलम और कागज प्रदान करना चाहिए। हैंडआउट फैलाएं। यदि आवश्यक हो तो प्रतिभागियों के नाम के साथ नेमप्लेट बनाएं और लगाएं।
चरण 6
यदि बैठक लंबी है, तो आपको कॉफी ब्रेक या लंच ब्रेक की आवश्यकता हो सकती है। किसी भी मामले में, पानी का ध्यान रखें - प्रत्येक प्रतिभागी के बगल में पानी की एक बोतल और एक गिलास एक अच्छा विकल्प है।
