एक नेता होने की कला आदेश लिखने के बारे में नहीं है, बल्कि संगठन के कर्मचारियों को कुशलता से प्रेरित करने, समान विचारधारा वाले लोगों की एक टीम बनाने, कंपनी के सामने आने वाली समस्याओं को जल्दी से हल करने और बाजार में बदलाव का जवाब देने के बारे में है। इन सभी कार्यों को हल किया जा सकता है अगर बैठकें सही ढंग से आयोजित की जाती हैं।
निर्देश
चरण 1
बैठक के समय और स्थान के बारे में कर्मचारियों को सूचित करें यदि यह नियमित आधार पर नहीं है। अपना ईमेल न्यूज़लेटर कुछ दिन पहले भेजें ताकि यह टीम के लिए आश्चर्य के रूप में न आए। पत्र में, कर्मचारियों को विषय के बारे में सूचित करें ताकि अफवाहों और अटकलों का कारण न बनें जो बेतुकेपन तक विकसित हो सकते हैं।
चरण 2
कर्मचारियों से उस सामग्री को तैयार करने के लिए कहें जिस पर आप चर्चा करने जा रहे हैं जिसके लिए सामूहिक निर्णय की आवश्यकता है। अग्रिम में, अपने कर्मचारियों को एक संरचित रिपोर्ट फॉर्म विकसित करें और भेजें, यह चर्चा में फैलने की अनुमति नहीं देगा, बल्कि संख्याओं और गणनाओं पर आगे बढ़ने की अनुमति देगा। इसके अलावा, मानक रिपोर्टिंग आपको विभिन्न विभागों के परिणामों की तुलना करने की अनुमति देगी और प्रेरणा का एक अतिरिक्त स्रोत होगी।
चरण 3
सुनिश्चित करें कि आमंत्रित लोग मौजूद हैं और बिंदु को संक्षेप में प्रस्तुत करें। यदि कोई कर्मचारी देर से आता है, तो उसके बिना शुरू करें, अपने और अपने समय को महत्व देने वालों को एक देर से आने वाले की प्रतीक्षा न करें।
चरण 4
बैठक के विषय पर सभी को बोलने दें। यदि कर्मचारियों की बैठक रिपोर्टिंग या प्रदर्शन के बारे में है, तो प्रत्येक विभाग के एक प्रतिनिधि को मंजिल दें, लेकिन बैठक को उबाऊ कहानी कहने न दें। वक्ता को ध्यान से और चतुराई से बीच में रोकें, और प्रश्नों का उपयोग करके उसे सही दिशा में मार्गदर्शन करें। इसके अलावा, जब बैठकें विभिन्न विभागों के बीच समस्याओं को हल करने के तरीके में बदल जाती हैं, उदाहरण के लिए, लेखांकन और बिक्री विभाग, प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत मुद्दों को अलग से हल करने के लिए संघर्ष उत्पन्न न होने दें। जब सभी ने किसी विशेष मुद्दे पर अपनी बात व्यक्त की है, तो विषय को बंद करें और बैठक के एजेंडे पर अगले आइटम पर आगे बढ़ें।
चरण 5
गाजर और छड़ी के नियम का प्रयोग करें। विभाग के प्रतिनिधियों की प्रशंसा करें जिनका प्रदर्शन आपकी अपेक्षाओं से अधिक है, योजना में निर्धारित लक्ष्यों को पूरा नहीं करने वालों को सावधानी से डांटें। इस तरह की बैठकें बेहतर काम करने और समस्याओं को सुलझाने के लिए एक अच्छा प्रोत्साहन होंगी। यदि किसी विभाग के काम में एक व्यवस्थित "ख़ामोशी" है, तो टीम को इस समस्या पर चर्चा करने और संयुक्त रूप से संकट-विरोधी निर्णय लेने के लिए आमंत्रित करें। अपने आप को व्यक्तिगत कर्मचारियों के खिलाफ सार्वजनिक रूप से कठोर बोलने की अनुमति न दें, कर्मचारियों को अपमानित न करें।
चरण 6
बैठक के परिणामों को सारांशित करें, एक बार फिर निर्दिष्ट करें कि क्या निर्णय लिए गए, क्या योजनाएँ निर्धारित की गईं। उपस्थित लोगों में से प्रत्येक को यह समझना चाहिए कि उससे कौन से कार्यों और परिणामों की अपेक्षा की जाती है, और उसे किस समय सीमा में इसे पूरा करना होगा। अगली बैठक में, आदेशों को पूरा करने और सौंपे गए कार्यों को हल करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करें।
