योजनाकार, बैठकें और बैठकें कार्यप्रवाह का एक अभिन्न अंग हैं। उनका मुख्य कार्य किसी भी सेवा स्थिति का सामूहिक रूप से विश्लेषण करना है। कार्यकारी बैठकों में भाग लेने वाले सक्रिय रूप से बोल सकते हैं और चाहिए, विवरणों पर चर्चा करें और समस्याओं के समाधान का प्रस्ताव दें। एक बैठक के प्रभावी होने के लिए, मेजबान को कुछ नियमों का पालन करना चाहिए।
ज़रूरी
- - एजेंडा;
- - बैठक के नियम;
- - बैठक का प्रोटोकॉल।
अनुदेश
चरण 1
एक प्रभावी बैठक के प्रमुख संकेतों को जानें। उनमें से कुछ हैं: 1. बैठक का एक विशिष्ट उद्देश्य है; 2. आयोजक ने सभी आवश्यक प्रारंभिक कार्य किए हैं; 3. बैठक में केवल इच्छुक कर्मचारी ही भाग लेते हैं जो सीधे चर्चा किए गए मुद्दों से संबंधित होते हैं; 4. चर्चा मुख्य विषय से विचलित नहीं होती है; 5. बैठक के परिणामस्वरूप, तत्काल योजनाएँ निर्धारित की गईं और कर्मचारियों को विशिष्ट निर्देश दिए गए। इन सभी मुद्दों की व्यक्तिगत रूप से प्रबंधक द्वारा निगरानी की जानी चाहिए, खासकर यदि संगठन ने अभी तक प्रभावी बैठकें आयोजित करने के लिए एक तंत्र नहीं बनाया है।
चरण दो
बैठक का मुख्य विषय तैयार करें। यह कर्मचारियों के लिए प्रासंगिक और समझने योग्य होना चाहिए। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि कार्य बैठक का एक विशिष्ट लक्ष्य होता है: एक घटना योजना विकसित करना, निर्णय को मंजूरी देना, एक विचार सामने रखना आदि। उदाहरण के लिए, यदि आपकी विज्ञापन एजेंसी के पास कम ग्राहक हैं, तो आपको वैश्विक आर्थिक संकट के बारे में बात नहीं करनी चाहिए। इस मामले में, बैठक सेवाओं की सीमा का विस्तार करने और छूट प्रणाली को बदलने के लिए समर्पित होनी चाहिए।
चरण 3
विस्तृत बैठक एजेंडा तैयार करें। इसमें, मुख्य विषय, जिन प्रश्नों पर चर्चा करने की योजना है, वक्ताओं के नाम, आमंत्रितों की रचना, घटना की तारीख, समय और स्थान को इंगित करें। प्रत्येक एजेंडा आइटम में बैठक के मुख्य विषय का विवरण होना चाहिए, इसके कुछ पहलू को प्रतिबिंबित करना चाहिए। प्रश्नों को या तो "सरल से जटिल" के सिद्धांत के अनुसार समूहीकृत किया जा सकता है, या एक विश्लेषणात्मक क्रम में - "वर्तमान स्थिति - इसकी उत्पत्ति - संभावित समाधान।"
चरण 4
मीटिंग टाइमलाइन को एजेंडे में संलग्न करें। इसमें मुख्य वक्ताओं के लिए, सह-वक्ताओं से जानकारी के लिए, प्रश्नों को स्पष्ट करने और चर्चा के लिए समय निर्धारित करें। छोटी सेवा बैठकों के लिए भी समय सारिणी बनाएं। यह आपको और आपके कर्मचारियों को काम के समय को महत्व देना, समय सीमा को पूरा करना और विचारों को स्पष्ट रूप से और बिंदु तक व्यक्त करना सिखाएगा।
चरण 5
कर्मचारियों को पहले से एजेंडे से परिचित कराएं। इसे कॉर्पोरेट ईमेल द्वारा भेजें या मीटिंग में आमंत्रित किए गए सभी लोगों को दें। सभी को चर्चा के लिए तैयार होने के लिए कहें। इस बात पर जोर दें कि आप प्रत्येक प्रस्ताव प्रतिभागी से उनकी क्षमता के भीतर क्या अपेक्षा करते हैं।
चरण 6
बैठक की शुरुआत अपने संक्षिप्त भाषण से करें। 3-5 मिनट के भीतर, उस कारण के बारे में बताएं जिसने आपको इस बैठक को आयोजित करने के लिए प्रेरित किया और परिणाम जो आप प्राप्त करना चाहते हैं। फिर प्रतिभागियों को एजेंडा और कार्यसूची से परिचित कराएं।
चरण 7
चर्चा का नेतृत्व करें। एक दोस्ताना लेकिन रचनात्मक चर्चा बनाए रखें। प्रत्येक मीटिंग प्रतिभागी को अपनी राय व्यक्त करने के लिए प्रोत्साहित करें, व्यक्तिगत प्रश्नों के साथ "मूक" से संपर्क करें जिनके लिए विस्तृत उत्तर की आवश्यकता होती है। चतुराई से लेकिन दृढ़ता से बातचीत को मुख्य मुद्दे से दूर करने का प्रयास करता है। प्रत्येक प्रश्न के लिए उप-योगों को सारांशित करें।
चरण 8
बैठक के अंत में एक बार फिर कर्मचारियों को दिए गए निर्णयों और निर्देशों को आवाज दें। सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागी अपने कार्यों को समझें और अपनी समय सीमा याद रखें। प्रोटोकॉल में महत्वपूर्ण बिंदुओं को रिकॉर्ड करें। आदेशों के निष्पादन के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों के साथ-साथ किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन में शामिल कर्मचारियों को इसकी एक प्रति भेजें।
