विदेशी भागीदारों के साथ सहयोग पहले से ही रूसी उद्यमों के लिए आदर्श बन गया है। इसलिए, प्रतिनिधिमंडलों का आदान-प्रदान, जो कार्य प्रक्रिया का एक हिस्सा है, भी काफी सामान्य घटना है। लेकिन अगर आप पहली बार उद्यम में अपने विदेशी या रूसी भागीदारों की मेजबानी कर रहे हैं, तो आपको कई बारीकियों को ध्यान में रखना चाहिए ताकि वे व्यावसायिक संपर्कों की स्थापना में हस्तक्षेप न करें और बैठक की छाप को खराब न करें।
अनुदेश
चरण 1
मिलने का निमंत्रण जल्द से जल्द भेजा जाना चाहिए, भले ही प्रारंभिक समझौता हो गया हो। यह इस बात का संकेत है कि आप अपने पार्टनर के समय को बहुत महत्व देते हैं और उनकी व्यस्तता का सम्मान करते हैं।
चरण दो
पुष्टि प्राप्त होने पर, आने वाले प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों की संख्या निर्दिष्ट करें। यह बेहतर है कि आपको स्थिति और पर्यवेक्षण के निर्देशों के संकेत के साथ मेहमानों की सूची दी जाए। इस सूची के अनुसार अपने प्रतिनिधिमंडल की संरचना का चयन करें, संख्या के संदर्भ में यह लगभग मेहमानों के प्रतिनिधिमंडल के समान होना चाहिए। मेहमानों के साथ चर्चा करें कि वे किस भाषा में संवाद करना पसंद करते हैं और अपने लिए एक दुभाषिया की देखभाल करते हैं, भले ही मेहमान अपने स्वयं के दुभाषिया के साथ आने वाले हों।
चरण 3
अपने प्रत्येक अतिथि की जिम्मेदारी और क्षमता के क्षेत्र के बारे में जानें। विदेशी साझेदार, एक नियम के रूप में, आदेश की आधिकारिक श्रृंखला को बनाए रखने में बहुत सख्त हैं, इसलिए आपको इस बात का स्पष्ट विचार होना चाहिए कि यह या वह अतिथि किन मुद्दों पर चर्चा करने के लिए अधिकृत है।
चरण 4
उन मुद्दों की एक सूची तैयार करें और सहमत हों जिन पर आपको चर्चा करने की आवश्यकता होगी। सभी सामग्रियों और दस्तावेजों को इकट्ठा करें जिनकी आपको आवश्यकता हो सकती है। तय करें कि बातचीत के परिणामस्वरूप किन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जाएंगे, और चर्चा करें कि उन्हें किस मोड में आयोजित किया जाएगा: अवधि, विराम।
चरण 5
बैठक में भाग लेने वाले लोगों की संख्या के आधार पर एक आरामदायक कमरा चुनें। उनमें से प्रत्येक के पास एक जगह होनी चाहिए जहां वह आराम से बैठ सके, क्योंकि ब्रेक के बीच आपको कई घंटों तक बैठना होगा। सुनिश्चित करें कि बैठक के दौरान चाय, कॉफी, बिस्कुट परोसा जाता है, और गिलास और मिनरल वाटर टेबल पर हैं। अगर किसी को कोई आपत्ति नहीं है, तो ऐशट्रे में रखना न भूलें।
चरण 6
बैठक की ऑडियो रिकॉर्डिंग के लिए अपने मेहमानों से सहमति मांगें, इसे बिना अनुमति के नहीं बनाया जा सकता है। मेहमानों को सामने के दरवाजे की ओर मुंह करके बैठें, यह मनोवैज्ञानिक बारीकियां उन्हें तनाव महसूस नहीं करने देगी। बातचीत के दौरान बाहरी फोन कॉल से विचलित न होने के लिए कहें। मेहमानों के लिए डायरी और पेन तैयार करें।
चरण 7
बैठक स्थल पर आने पर मेहमानों को आपकी तलाश करने के लिए मजबूर न करें। किसी को उनसे इमारत की लॉबी में मिलना चाहिए और उन्हें उस कमरे में ले जाना चाहिए जहां बातचीत होगी।
