एक राय है कि बैठक एक ऐसी घटना है जिसे अनायास तैयार किया जा सकता है। वास्तव में, इस प्रकार के व्यावसायिक संपर्क के लिए गंभीर प्रशासनिक प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
बैठक का विषय
बैठक का कारण सर्जक द्वारा तैयार किया जाना चाहिए। किसी भी तरह से इस क्षमता में बैठक में हमेशा सबसे महत्वपूर्ण भागीदार नहीं होता है। इस तथ्य के आधार पर कि बैठकें इंट्रा-कॉर्पोरेट हो सकती हैं और आमंत्रितों की एक विस्तृत श्रृंखला की भागीदारी के साथ, विषय को इस तरह से परिभाषित करना महत्वपूर्ण है कि यह संवाद के लिए आवश्यक सभी लोगों को आकर्षित कर सके।
आमतौर पर, विषय का तकनीकी सूत्रीकरण प्रशासनिक कर्मचारियों द्वारा या सीधे बैठक सचिव द्वारा नियंत्रित किया जाता है। बैठक का एजेंडा दिए गए विषय से अनुसरण करता है। इस दस्तावेज़ में वे सभी मुद्दे शामिल हैं जिन पर चर्चा करने की योजना है। पूर्व सहमति से, प्रत्येक प्रश्न के लिए एक वक्ता को सौंपा जाता है, जिसे बहस को ध्यान में रखे बिना अपने भाषण के लिए समय सीमा निर्धारित की जाती है। चर्चा की अवधि अलग से एजेंडा में तय की गई है।
मुद्दों की बेहतर समझ के लिए, एक हैंडआउट तैयार करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा जिसमें संक्षिप्त संदर्भ, आँकड़े या कोई अन्य सूचनात्मक जानकारी शामिल हो। सचिव प्रत्येक वक्ता के साथ अलग से ऐसी सामग्री तैयार करता है।
दस्तावेजी तैयारी का अंतिम चरण प्रत्येक मुद्दे पर मसौदा निर्णयों का विकास है। यह दस्तावेज़ चर्चा के आधार पर प्रतिवेदकों के प्रस्तावित समाधानों का प्रतिनिधित्व करता है। वे वक्ताओं द्वारा प्रस्तुत अंतिम वाक्यों को रिकॉर्ड करते हैं। यदि प्रतिभागी मसौदे के निर्णय में विकल्प से सहमत नहीं हैं, तो सचिव द्वारा दस्तावेज़ को सही किया जाता है।
आमंत्रित व्यक्ति
एजेंडा मोटे तौर पर उन व्यक्तियों की अनुमानित सूची निर्धारित करता है जिन्हें उठाए गए मुद्दों को संबोधित करने के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए। तो, एक उत्पादक तरीका उन लोगों को आमंत्रित करना है जो वक्ता के साथ विपरीत दृष्टिकोण रखते हैं। इस मामले में, बैठक पार्टियों के लिए विवादास्पद स्थिति के लिए "गोलमेज" के रूप में कार्य करती है।
बैठक के प्रतिभागियों को किसी भी उपलब्ध तरीके से सूचित किया जाता है - एक फोन कॉल, ई-मेल या एक व्यक्तिगत निमंत्रण। दस्तावेजों का पूरा पैकेज सभी भाग लेने वाले व्यक्तियों को अग्रिम रूप से सौंप दिया जाना चाहिए ताकि उन्हें पहले से सामग्री के साथ खुद को परिचित करने का अवसर मिल सके।
बैठक आयोजित करना
एक सचिव को बैठक में भाग लेना चाहिए। उनका काम चर्चा के बाद एक प्रोटोकॉल तैयार करना है। दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करने में, चर्चा को रिकॉर्ड करने की शब्दशः सटीकता महत्वपूर्ण नहीं है, बल्कि मुख्य भाषणों और विशिष्ट प्रस्तावों का प्रतिबिंब है।
संभावित विसंगतियों को बाहर करने के लिए, बैठक के पाठ्यक्रम को एक तानाशाही फोन पर रिकॉर्ड करना बेहतर है। सभी प्रतिभागियों को रिकॉर्डिंग की शुरुआत के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।
