संघर्ष की स्थितियों सहित विभिन्न कार्य स्थितियों का विश्लेषण करने के लिए एक टीम मीटिंग एक प्रभावी तरीका हो सकता है। यह सार्वजनिक रूप से विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा करता है और ऐसे निर्णय लेता है जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए बाध्यकारी होते हैं। सामूहिक बैठक से पहले बहुत सारे तैयारी कार्य होने चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
बैठक का मुख्य विषय तैयार करें। एक नियम के रूप में, एक सामयिक मुद्दे पर एक सामूहिक बैठक आयोजित की जाती है। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, वर्ष के लिए संगठन के काम का विश्लेषण या कम काम के घंटों में संक्रमण।
चरण दो
अपने एजेंडे पर विचार करें। इसके बिंदु विशिष्ट मुद्दे होंगे जिन पर चर्चा की जानी चाहिए। कम से कम दो और पांच से अधिक नहीं होने चाहिए। घटते महत्व के क्रम में प्रश्नों को रैंक करें। यदि बैठक का विषय अपेक्षाकृत व्यापक है, तो "विविध" को एजेंडे में अंतिम आइटम के रूप में रखें। यहां आप मुख्य विषय से थोड़ा विचलित हो सकते हैं और छोटी-छोटी समस्याओं पर चर्चा कर सकते हैं जो इस समय टीम के लिए चिंता का विषय हैं।
चरण 3
स्पीकर तैयार करें। एक सक्षम कर्मचारी, जिसकी राय टीम में आधिकारिक मानी जाती है, को बैठक के एजेंडे में प्रत्येक आइटम पर बोलना चाहिए। उसे आगामी रिपोर्ट के बारे में 1-2 सप्ताह पहले ही चेतावनी दें ताकि वह व्यक्ति शांति से उसके संदेश पर विचार कर सके। बैठक से 2-3 दिन पहले, प्रत्येक वक्ता के साथ बात करें, सुनिश्चित करें कि उसके भाषण का पाठ तैयार है और बताए गए विषय से मेल खाता है।
चरण 4
बैठक कक्ष तैयार करें। यह अच्छा है अगर आपके संगठन में एक असेंबली हॉल या अन्य मीटिंग रूम है। अन्यथा, संभव सबसे बड़े कमरे का उपयोग करें। बैठक के दिन, पर्याप्त कुर्सियों को स्थापित करने और प्रोजेक्टर, कंप्यूटर और माइक्रोफ़ोन को कनेक्ट करने और स्थापित करने की आवश्यकता होगी, यदि कोई हो। आप प्रत्येक मीटिंग प्रतिभागी के लिए चर्चा किए जाने वाले दस्तावेजों के साथ विशेष फ़ोल्डरों की अग्रिम व्यवस्था भी कर सकते हैं।
चरण 5
बैठक की तारीख, समय और स्थान के बारे में सभी कर्मचारियों को सूचित करें। पारंपरिक तरीकों में से एक का उपयोग करें: बुलेटिन बोर्ड पर जानकारी पोस्ट करें, ई-मेल भेजें, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को कॉल करें, प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत रूप से बात करें। आपकी पसंद कंपनी की परंपरा और कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करेगी।
चरण 6
बैठक शुरू करने से पहले उपस्थित लोगों को पंजीकृत करें। आप बाद में इस सूची को प्रोटोकॉल में संलग्न करेंगे। कर्मचारियों के लिए निर्धारित और घोषित समय पर बैठक शुरू करना सुनिश्चित करें। देर से आने वालों की प्रतीक्षा न करें, घटना के महत्व और गंभीरता को दिखाएं।
चरण 7
बैठक के मुख्य विषय और वहां संबोधित किए जाने वाले मुद्दों की घोषणा करें। टीम को बैठक के लिए अध्यक्ष और सचिव चुनने के लिए कहें। एक नियम के रूप में, संगठन के प्रमुख या उसके डिप्टी को अध्यक्ष के रूप में और क्लर्क या कार्यालय प्रबंधक को सचिव के रूप में चुना जाता है। अध्यक्ष बैठक का संचालन करेंगे, व्यवस्था बनाए रखेंगे और नियमों का पालन करेंगे। सचिव के कर्तव्यों में एक विस्तृत प्रोटोकॉल रखना शामिल है: वक्ताओं के भाषणों की रिकॉर्डिंग, उनसे प्रश्न, चर्चा और प्रस्ताव।
चरण 8
बोलने की स्थापित समयरेखा पर टिके रहें, अन्यथा आपकी बैठक मध्यरात्रि तक खिंचने और कभी कोई निर्णय न लेने का जोखिम उठाती है। एक नियम के रूप में, मुख्य वक्ता के पास अपने निपटान में 15-20 मिनट होते हैं, लेकिन 30 से अधिक नहीं। माध्यमिक मुद्दों पर सह-वक्ता 10-15 मिनट के भीतर होने चाहिए। दर्शकों से एक प्रतिभागी का भाषण 2-3 मिनट तक सीमित है। आप किसी प्रश्न का उत्तर 5 मिनट से अधिक नहीं दे सकते। यदि समय पार हो गया है, तो नियमों को दृढ़ता से याद दिलाएं।
चरण 9
बैठक का एजेंडा तय होने के बाद और सभी ने भाषण दिया है, संक्षेप में बैठक का सारांश दें यदि महत्वपूर्ण निर्णय लिए गए हैं, तो उनके मसौदे को सभी उपस्थित लोगों को जोर से पढ़ा जाना चाहिए।
चरण 10
बैठक के दो दिनों के भीतर, आपको कार्यवृत्त और लिए गए निर्णयों का अंतिम संस्करण तैयार करना होगा। बैठक के अध्यक्ष द्वारा मिनटों पर सहमति और हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। उन सभी कर्मचारियों के ध्यान में उनके कार्यान्वयन के लिए निर्णय और समय सीमा लाएँ जिन्हें उन्हें लागू करना है।
