बैठकों के परिणामों के लिए मिनटों के रूप में दस्तावेजी रिकॉर्डिंग की आवश्यकता होती है। इस दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करते समय, चर्चा के मुख्य बिंदु को प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है, पूरी चर्चा को यथासंभव संक्षेप में प्रस्तुत करना।
बैठक के सचिव द्वारा बैठक के बाद कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं, जिन्हें या तो चर्चा के दौरान नोट्स बनाने होते हैं, या एक तानाशाही रिकॉर्ड रखना होता है। संभावित विवादों को हल करने के लिए दूसरा विकल्प सबसे इष्टतम है।
दृष्टिगत रूप से, दस्तावेज़ में निम्नलिखित भाग होते हैं:
- सामान्य जानकारी;
- बैठक का एजेंडा;
- चर्चा और निर्णय लिए गए।
सामान्य जानकारी
सूचना के इस खंड में शीर्षक, स्थान (शहर, तिथि, बैठक का समय), उपस्थित व्यक्तियों की सूची शामिल है। बैठक का शीर्षक शीर्षक है। उदाहरण के लिए, कार्मिक मुद्दों पर कार्य समूह की बैठक। दिनांक और समय का ब्लॉक सीधे आयोजित बैठक के बारे में जानकारी को इंगित करता है, न कि प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने की तारीख के बारे में।
यदि बैठक एक स्थायी संरचना (आयोग, कार्य समूह, आदि) द्वारा आयोजित की जाती है, तो सामान्य जानकारी बैठक के स्थायी अध्यक्ष और सचिव का पूरा नाम इंगित करती है।
उपस्थित लोगों की सूची तैयार करते समय, आमंत्रितों के पदों और कार्यस्थलों के नाम का संकेत दिया जाना चाहिए। सूचना का यह खंड "वर्तमान" शब्द से शुरू होता है। इस घटना में कि बैठक में वोट देने का प्रावधान है, तो मिनटों में उपस्थित लोगों को दो समूहों में विभाजित किया जाता है - वोट देने का अधिकार और वोट में भाग लेने के अधिकार के बिना।
बैठक की कार्यसूची
बैठक से पहले बैठक का एजेंडा बनाया जाता है। हालांकि, अपवाद हैं, उदाहरण के लिए - तत्काल बैठकों के लिए। यह खंड वक्ताओं और रिपोर्ट के लिए समय सीमा निर्दिष्ट किए बिना बैठक के मुद्दों को सूचीबद्ध करता है। भले ही बैठक एक मुद्दे पर चर्चा के लिए बुलाई जाती है, इसे दस्तावेज़ के शीर्षक में शामिल नहीं किया जाता है, बल्कि एक एजेंडा के रूप में तैयार किया जाता है।
भाषण के लिए समय सीमा के आधार पर, प्रस्तुत एजेंडा को स्वचालित रूप से अनुमोदित किया जा सकता है या अध्यक्ष द्वारा वोट दिया जा सकता है। ऐसे में चर्चा की शुरुआत बैठक के एजेंडे को मंजूरी देने के सवाल से होती है. यदि कोई आपत्ति नहीं है, तो मिनटों में इस तरह के निर्णय को औपचारिक रूप दिया जाता है: "एजेंडे पर सहमति के मुद्दे पर मतदान किया गया है।" फॉर्म में मतदान के परिणाम निम्नलिखित हैं: "मतदान किया गया: के लिए - (वोटों की संख्या), विरुद्ध - नहीं, परहेज़ - नहीं।"
चर्चा और निर्णय लेना
प्रश्नों का सबसे बड़ा खंड चर्चा के पाठ्यक्रम को दर्शाने के लिए आरक्षित है। एजेंडे के प्रत्येक मुद्दे को एजेंडे के शब्दों से शुरू करते हुए एक अलग ब्लॉक में रखा गया है। इसके बाद रिपोर्ट का क्रम होता है, जिसे निम्नलिखित रूप में तैयार किया जाता है: "सुना: (वक्ता का पूरा नाम)"। अनुभवी प्रतिलेखक भाषणों को प्रतिलेखित करने की नहीं, बल्कि सामान्य अर्थ को छोड़ने की सलाह देते हैं, जिसे कई वाक्यों में व्यक्त किया जा सकता है। यदि अधिकांश रिपोर्ट के अर्थ को संरक्षित करना महत्वपूर्ण है, तो आप दस्तावेज़ के पाठ में इसका संदर्भ देते हुए, प्रोटोकॉल के अनुलग्नक में प्रस्तुति के भाषण या अंश का हवाला दे सकते हैं।
वही चर्चा के पाठ्यक्रम के प्रतिबिंब पर लागू होता है। यदि कई वक्ता एक ही दृष्टिकोण का पालन करते हैं, तो उनके भाषणों को निम्नलिखित रूप में औपचारिक रूप दिया जा सकता है: "स्पीकर (वक्ताओं के पूरे नाम) जिन्होंने स्पीकर की राय का समर्थन किया"।
प्रत्येक प्रश्न के परिणामस्वरूप, एक समाधान तैयार किया जाना चाहिए। इसे मसौदा निर्णयों में पहले से तैयार किया जाना चाहिए या चर्चा के दौरान बैठक के प्रतिभागियों द्वारा स्वयं तैयार किया जाना चाहिए। निर्णय विशिष्ट योगों के रूप में किए जाते हैं, जिन्हें स्पष्ट और सटीक रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। बैठक में भाग लेने वालों द्वारा विशुद्ध रूप से सूचनात्मक भाषणों पर निर्णय लिया जा सकता है।
यदि बैठक में वोट देने का प्रावधान है, तो प्रत्येक मुद्दे के बाद के मिनटों में इसके परिणाम होने चाहिए: "निर्णय सर्वसम्मति से लिया गया", "निर्णय बहुमत से लिया गया", "निर्णय नहीं किया गया।" इसी तरह के नोट किए जाने चाहिए ऐसे मामलों में जहां मुद्दों को चर्चा से हटा दिया जाता है, किसी अन्य बैठक में स्थगित कर दिया जाता है या स्पीकर की अनुपस्थिति के कारण विचार नहीं किया जाता है
अंत में, पीठासीन अधिकारी और सचिव द्वारा कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर किए जाते हैं और यदि आवश्यक हो, तो बैठक बुलाने वाले संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
