बैठक के अंत में, बैठक के एजेंडे, किए गए निर्णयों, जिन शर्तों के तहत उन्हें लागू किया जाएगा, आदि को ठीक करने के लिए एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाना चाहिए। बैठक के तुरंत बाद मिनटों को तैयार करना महत्वपूर्ण है।, और "बाद तक" स्थगित न करें। यह अच्छा है अगर एक पेशेवर सचिव मिनटों को रख सकता है। हालाँकि, यदि ऐसा नहीं है, तो अन्य व्यक्ति जो बैठकों के कार्यवृत्त रखने के कुछ नियमों को जानते हैं, वे भी ऐसा कर सकते हैं।
अनुदेश
चरण 1
जो व्यक्ति बैठक के कार्यवृत्त लेता है उसे पिछली बैठकों के सभी निर्णयों के बारे में पता होना चाहिए ताकि किए गए निर्णयों के तर्क को समझ सकें। यदि आप किसी बैठक में कार्यवृत्त ले रहे हैं, तो पिछली कई बैठकों के कार्यवृत्त की प्रतियां लें। बैठक में, तुरंत एजेंडे पर आइटम का दस्तावेजीकरण करें।
चरण दो
एजेंडा के प्रत्येक आइटम के आगे, बैठक के दौरान व्यक्त किए गए किसी भी विचार को लिखें। यह संक्षेप में किया जा सकता है, क्योंकि कार्यवृत्त को बैठक के दौरान नहीं, बल्कि उसके बाद अंतिम रूप दिया जाएगा। इन नोटों की खास बात यह है कि इनके साथ आप व्यक्त किए गए एक भी महत्वपूर्ण विचार से नहीं चूकेंगे। उन लोगों के नाम भी लिखिए जो यह याद रखने के लिए बोलते हैं कि किसने क्या और किस विषय पर कहा। केवल कथनों से तथ्य लिखें, व्यक्तिगत राय या धारणा नहीं।
चरण 3
प्रोटोकॉल का निष्पादन बैठक के तुरंत बाद होना चाहिए, ताकि महत्वपूर्ण बिंदुओं को भुलाया न जाए या रिकॉर्ड न खोएं। कार्यवृत्त में व्यावसायिक शैली में बैठक का संक्षिप्त विवरण होना चाहिए। ऐसा करने के लिए, अप्रत्यक्ष भाषण का उपयोग करें, भूत काल में सब कुछ लिखें: "द्वितीय इवानोव ने नोट किया कि …"।
चरण 4
प्रोटोकॉल की सामग्री में निम्न शामिल होना चाहिए:
1. "कैप्स" बैठक के उद्देश्य और तारीख को इंगित करता है, कभी-कभी बैठक के शुरुआती समय को भी इंगित करता है;
2. उपस्थित और उपस्थित नहीं होने वालों की सूची;
3. लिए गए निर्णयों का सारांश - इन निर्णयों के आरंभकर्ताओं को दर्शाता है।
