व्यावसायिक बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों को सावधानीपूर्वक तैयार किया जाना चाहिए और योजना के अनुसार दिनांक, स्थान और समय पर प्रारंभिक समझौते के साथ आयोजित किया जाना चाहिए। यदि कोई मीटिंग रद्द या स्थगित कर दी जाती है, तो सभी भागीदारों को लिखित या मौखिक संदेश भेजकर अग्रिम रूप से सूचित किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
लिखित या मौखिक अधिसूचना।
अनुदेश
चरण 1
बैठक में, उद्यम के वर्तमान मुद्दों पर चर्चा की जाती है या योजना बनाई जाती है या भागीदारों के साथ आपातकालीन समस्याओं का समाधान किया जाता है। किसी मीटिंग की प्लानिंग पहले से कर लें। यदि आपने प्रमुख विशेषज्ञों या संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ एक नियुक्ति की है और आप उद्यम के अंदर बैठक आयोजित करने की योजना बना रहे हैं, तो सचिव या क्लर्क को बैठक को रद्द करने या स्थगित करने के बारे में सूचित करें। सभी जिम्मेदार कर्मचारियों को इंटरकॉम द्वारा सूचित किया जाएगा। कारण समझाने और माफी मांगने की जरूरत नहीं है।
चरण दो
यदि आप भागीदारों के साथ एक कार्यक्रम आयोजित करने के लिए सहमत हुए हैं और उन्हें अग्रिम रूप से सूचित किया है, तो आपको साधारण मौखिक या लिखित रूप में बैठक को रद्द करने के बारे में अग्रिम रूप से सूचित करना होगा।
चरण 3
आप निर्धारित बैठक को रद्द करने के कारण के बारे में भागीदारों को सूचित करने के लिए बाध्य हैं, बैठक की नई तारीख, स्थान और समय की सूचना दें और ईमानदारी से माफी मांगें।
चरण 4
किसी अन्य शहर या क्षेत्र के व्यावसायिक भागीदारों को बैठक के लिए उड़ान भरने या जाने के लिए समय से पहले बैठक को स्थगित करने या रद्द करने की सूचना प्राप्त करनी चाहिए।
चरण 5
यदि आपके साथी एक निर्धारित बैठक में भाग लेने में असमर्थ हैं, तो उन्हें आपको साधारण मौखिक या लिखित रूप में सूचित करना चाहिए, एक तारीख बताएं जिससे वे सहज बैठक कर सकें, ईमानदारी से माफी मांगें, और बैठक को रद्द करने का एक कारण प्रदान करें।
चरण 6
अपनी नई बैठक के लिए अच्छी तैयारी करें। सभी व्यावसायिक यात्राओं, नियुक्तियों को रद्द करें, समय निर्धारित करें ताकि घटना फिर से न हो। यदि आप महत्वपूर्ण घटनाओं को व्यवस्थित रूप से स्थगित करते हैं, समझौते की शर्तों को पूरा नहीं करते हैं, तो भागीदार आपको पूरी तरह से गैर-जिम्मेदार व्यक्ति मान सकते हैं और आपकी कंपनी के साथ आगे के व्यावसायिक सहयोग की उपयुक्तता के बारे में सोचने का अधिकार है।
चरण 7
किसी भी मीटिंग, मीटिंग या मीटिंग को पूरी जिम्मेदारी से समझें। अति आवश्यक होने पर ही समय पर बैठकें करने से मना करें।
