आजकल, पत्र अतीत की बात हो गए हैं और दुर्लभ हो गए हैं। लेकिन यह व्यावसायिक पत्राचार पर लागू नहीं होता है। व्यावसायिक पत्र आधिकारिक दस्तावेज हैं। उनकी मदद से, संपर्क स्थापित होते हैं, वे व्यावसायिक संबंधों के सभी चरणों को रिकॉर्ड करते हैं। और एक व्यावसायिक पत्र लिखने की क्षमता विशेष रूप से प्रतिद्वंद्वी की योग्यता और समग्र रूप से फर्म के बारे में बोलती है।
निर्देश
चरण 1
व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें। भले ही पत्र कागज पर लिखा हो या इलेक्ट्रॉनिक रूप में, उस पर भेजने वाली कंपनी का लोगो होना चाहिए। साथ ही, फॉर्म में कंपनी का डाक पता, टेलीफोन और फैक्स नंबर, ई-मेल और वेबसाइट के पते होने चाहिए।
हाशिये को छोड़ दें - बाईं ओर तीन सेंटीमीटर, दाईं ओर डेढ़ सेंटीमीटर। पत्र को एक संग्रह फ़ोल्डर में बाँधने के लिए फ़ील्ड की आवश्यकता होती है।
चरण 2
औपचारिक लेखन शैली से चिपके रहें। एक व्यावसायिक पत्र स्पष्ट होना चाहिए और कई व्याख्याओं के अधीन नहीं होना चाहिए। ईमेल में ईमेल का विषय शामिल होना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार में इमोटिकॉन्स का प्रयोग न करें।
यदि यह पत्राचार की निरंतरता है, तो उस पत्र को छोड़ दें जिस पर आप एक उद्धरण के रूप में प्रतिक्रिया लिख रहे हैं। आप पत्र को उसकी संपूर्णता में नहीं, बल्कि केवल उन अंशों को उद्धृत कर सकते हैं जिनका आप उत्तर देते हैं। इससे उनके पत्र और आपके प्रतिद्वंद्वी को आपके उत्तर के बीच संबंध स्पष्ट हो जाएगा।
चरण 3
अपने पत्र की शुरुआत विनम्र पते से करें, उदाहरण के लिए: "प्रिय पेट्र इवानोविच!" अपील पृष्ठ के केंद्र में स्थित है। नाम पूरा लिखा हुआ है, यहाँ आद्याक्षर का प्रयोग अस्वीकार्य है।
अपील के बाद, एक परिचयात्मक भाग निम्नानुसार है, जिसमें पत्र का उद्देश्य संक्षेप में तैयार किया गया है। एक व्यावसायिक पत्र का अगला भाग मुख्य भाग होता है, जहाँ पत्र लिखने के कारण, प्रश्न और उन्हें हल करने के तरीकों का अधिक विस्तार से संकेत दिया जाता है। पत्र एक सारांश के साथ समाप्त होता है और एक विशिष्ट प्रस्ताव के साथ संबोधित करने वाले से अपील करता है या इस बात का एक बयान देता है कि आप इस मुद्दे को हल करने के लिए प्राप्तकर्ता से वास्तव में क्या उम्मीद करते हैं।
चरण 4
अंतिम भाग में सही रहें। अपने प्राप्तकर्ताओं के लिए निर्णय न लें। यह आशा व्यक्त करना बेहतर है कि आपकी राय में समस्या का समाधान सर्वोत्तम तरीके से होगा।
"अत्यावश्यक" और "तुरंत" शब्दों का उपयोग करके संबोधित करने वाले को जल्दी करना अनैतिक माना जाता है। सही फॉर्म का प्रयोग करें: "मैं आपसे ऐसे और ऐसे समय में उत्तर देने के लिए कहता हूं।"
व्यापार पत्र में हस्ताक्षर आधिकारिक होना चाहिए। उदाहरण के लिए: "आपका ईमानदारी से, सर्गेई वासिलिविच इवानोव।"
अपने हस्ताक्षर में अपनी नौकरी का शीर्षक, कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें। यदि व्यावसायिक पत्र में अनुलग्नक हैं, तो हस्ताक्षर के सामने इसका एक संकेत होना चाहिए।
