शिष्टाचार एक बहुआयामी अवधारणा है, समाज में, मेज पर या सार्वजनिक स्थानों पर व्यवहार के नियम होते हैं। व्यापार शिष्टाचार, विशेष रूप से, व्यवसाय लेखन शिष्टाचार जैसी कोई चीज होती है। कंपनी की प्रतिष्ठा काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि ग्राहकों, कर्मचारियों और भागीदारों के साथ पत्राचार कैसे किया जाता है।
व्यापार पत्राचार के सामान्य नियम
लिखित भाषण मौखिक, विशेष रूप से व्यावसायिक पत्राचार से बहुत अलग है। आधुनिक वास्तविकताएं ऐसी हैं कि लेखन का अर्थ कागज पर संदेश के बजाय एक ई-मेल संदेश होता जा रहा है।
जब भागीदारों के साथ व्यापार वार्ता की बात आती है, व्यावसायिक क्षणों से संबंधित किसी भी संदेश के बारे में, ई-मेल जानकारी स्थानांतरित करने का सबसे अच्छा विकल्प है। हालांकि, निमंत्रण, धन्यवाद या बधाई पत्र लिखने का काम कागज पर किया जाता है।
गुणवत्ता वाले कागज़ और संगठन के लोगो के साथ लेटरहेड का उपयोग करना अच्छा अभ्यास माना जाता है। विशेष आयोजनों के लिए महत्वपूर्ण पत्र या निमंत्रण कूरियर या पंजीकृत मेल द्वारा वितरित करना बेहतर है। सुंदर उच्च गुणवत्ता वाले कागज पर संदेश ठोस दिखता है और कंपनी की रेटिंग बढ़ाता है।
व्यावसायिक पत्राचार में, संदेश की शुद्धता, साक्षरता और सटीकता महत्वपूर्ण हैं। अत्यधिक भावुकता, परिचित, आपत्तिजनक टिप्पणी, साथ ही प्रस्तुति की लंबाई और अस्पष्टता की अनुमति नहीं है।
पाठ की संरचना करना, उच्चारण और विराम चिह्नों को सही ढंग से रखना महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता इस बारे में बहुत स्पष्ट हो कि पत्र वास्तव में किस बारे में है।
जहां तक संचार की शैली का सवाल है, तो बेहतर होगा कि आप फ्लोरिड वाक्यांशों, जटिल बहु-स्तरीय वाक्यों और अनावश्यक शब्दों से बचें। व्यावसायिक पत्राचार में पेशेवर क्लिच की प्रचुरता अनुमेय है।
स्पष्टता के लिए, आप टेक्स्ट में चार्ट, डायग्राम या टेबल जोड़ सकते हैं।
व्यावसायिक पत्राचार में इमोटिकॉन्स और चित्रों का उपयोग करना अस्वीकार्य है। भेजने से पहले त्रुटियों और टाइपो के लिए पाठ की जांच करना सुनिश्चित करें।
व्यापार पत्र डिजाइन नियम
एक अच्छी तरह से लिखे गए व्यावसायिक पत्र में एक स्पष्ट संरचना होनी चाहिए। कोई एकल मानक नहीं है, लेकिन सामान्य डिजाइन नियम हैं।
एक व्यावसायिक पत्र में हेडर, ग्रीटिंग, सामग्री (आधार), विदाई, हस्ताक्षर और भेजने वाले संगठन का विवरण होता है।
पत्र के "हेडर" में आमतौर पर संगठन का नाम, लोगो, पता और संचार के लिए संपर्क (टेलीफोन, ई-मेल, फैक्स) होता है।
साथ ही, कंपनी की गतिविधि के प्रकार और प्रबंधकों के नाम हेडर में लिखे जा सकते हैं।
टोपी को अक्सर शीट के केंद्र में मुद्रित किया जाता है, कभी-कभी इसे ऊपरी कोने में स्थित होने की अनुमति होती है।
एक प्रतिष्ठित कंपनी का अपना लेटरहेड होना चाहिए। साथ ही ई-मेल के फॉर्म होने चाहिए, इससे संगठन को मजबूती मिलती है।
स्वागत भाग में, आप "शुभ दोपहर" या "नमस्ते" लिख सकते हैं यदि संदेश सख्त पारस्परिक चरित्र का नहीं है। एक स्पष्ट व्यावसायिक पत्र, नोटिस या अन्य व्यावसायिक दस्तावेज में, नाम और पेट्रोनेरिक द्वारा संबोधित करने वाले को तुरंत संबोधित करना अधिक उपयुक्त होगा।
व्यापार पत्राचार में सबसे महत्वपूर्ण बात पत्र की मुख्य सामग्री है - आधार।
इस भाग में सबसे अधिक सूचना भार है, इसमें अपील का उद्देश्य प्रकट होता है।
संपर्क करने के कई कारण हो सकते हैं, क्रमशः, प्रत्येक पहलू की प्रस्तुति एक अलग पैराग्राफ से शुरू होनी चाहिए। विषयों में अंतर करने और जानकारी को बेहतर ढंग से समझने के लिए पत्र के मुख्य भाग की संरचना करना आवश्यक है।
पैराग्राफिंग के उदाहरणों में निम्नलिखित वाक्यांश शामिल हैं: "हम आपसे पूछते हैं", "सूचित करें", "विचार के लिए प्रस्ताव" और अन्य।
यह याद रखने योग्य है कि पहलुओं के भीतर एक संरचना भी है।
एक व्यावसायिक पत्र के प्रेषक को अनुरोध की प्रासंगिकता को सही ठहराने, इसकी मुख्य सामग्री का खुलासा करने और सकारात्मक उत्तर के मामले में अपेक्षित परिणाम का वर्णन करने की आवश्यकता है।
व्यावसायिक पत्रों में प्रत्यक्ष भाषण फ़ार्मुलों का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है। अंतिम वाक्यांश का मुख्य उद्देश्य संबोधित करने वाले के लिए सम्मान और विनम्रता के लिए सामान्य श्रद्धांजलि व्यक्त करना है। समापन वाक्यांशों के उदाहरण: "शुभकामनाएं", "सर्वश्रेष्ठ संबंध", "आपके उत्तर के लिए अग्रिम धन्यवाद" और अन्य।
पत्र के अंत में एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर होना चाहिए। प्रेषक का उपनाम, आद्याक्षर और स्थिति आमतौर पर इंगित की जाती है, साथ ही संपर्क फोन नंबर भी।
बड़ी कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करती हैं। यह एक टेक्स्ट हस्ताक्षर वाली एक विशेष फाइल है जो प्रत्येक अक्षर के अंत में स्वचालित रूप से चिपका दी जाती है। एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पांच से छह पंक्तियों से अधिक और सत्तर वर्णों से अधिक नहीं होना चाहिए।
यह डिज़ाइन संरचना प्रचार पत्रों, कवर पत्रों और धन्यवाद पत्रों के साथ-साथ नोटिस, बयानों, दावों और चेतावनियों पर भी लागू होती है।
बड़ी मात्रा में जानकारी भेजते समय, पत्र के मुख्य भाग में एक संक्षिप्त समर्थन लिखा जाता है, और मुख्य पैकेज को एक अलग अनुलग्नक के रूप में तैयार किया जाता है। यदि अनुलग्नक "वजन" बहुत अधिक है, तो आपको प्राप्तकर्ता को इसके बारे में पोस्टस्क्रिप्ट में कवर लेटर में चेतावनी देनी चाहिए।
एक व्यावसायिक पत्र का उत्तर दें
व्यापार शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, किसी पत्र के उत्तर में दो से तीन दिन से अधिक की देरी नहीं होनी चाहिए। यदि कई वस्तुनिष्ठ कारणों से प्रतिक्रिया के लिए लंबी अवधि की आवश्यकता होती है, तो इसके बारे में प्रेषक को सूचित करें, यह अच्छा रूप माना जाता है और कंपनी में विश्वसनीयता जोड़ता है।
मुख्य बात याद रखें - स्पष्ट स्पैम को छोड़कर, आपको सभी व्यावसायिक ईमेल का उत्तर देना होगा।
व्यावसायिक पत्रों का उत्तर देते समय, मानक भाषण सूत्रों का अक्सर उपयोग किया जाता है:
- "हमें आपको सूचित करते हुए खेद है …";
- "के लिए धन्यवाद …";
- "हम आपको खुशी के साथ आमंत्रित करते हैं …";
- "हम आपको याद दिलाते हैं …";
- "आपके अनुरोध के अनुसार, हम सूचित करते हैं …" और अन्य।
सुविधा के लिए, आप समान वाक् पैटर्न वाली एक अलग फ़ाइल बना सकते हैं। रिक्त स्थान की ओर मुड़ते हुए, आप व्यावसायिक पत्रों के लेखन को बहुत सुविधाजनक और गति प्रदान करेंगे।
यदि पत्र महत्वपूर्ण है और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह पता करने वाले को दिया गया है, कूरियर द्वारा डिलीवरी का आदेश दें या एक पंजीकृत पत्र (रूसी पोस्ट) जारी करें। ईमेल में एक "प्राप्त सूचना" सुविधा है जो आपको स्वचालित रूप से एक पुष्टिकरण भेजती है कि आपका संदेश देखा गया है।
यदि पत्र का कोई उत्तर नहीं है, तो शिष्टाचार के अनुसार, आप पत्राचार के साथ स्थिति को स्पष्ट करने के लिए एक अतिरिक्त कॉल कर सकते हैं।
व्यापार पत्राचार के प्रकार
प्रारंभ में, दो प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार होते हैं: आंतरिक और बाहरी। बाहरी पत्राचार तीसरे पक्ष के प्राप्तकर्ता को भेजा गया पत्राचार है, जबकि आंतरिक पत्राचार का उपयोग एक फर्म की सीमाओं के भीतर किया जाता है।
व्यावसायिक पत्र, उनके इच्छित उद्देश्य के अनुसार, विभाजित हैं: आवेदन, समाचार पत्र, विज्ञापन, पूछताछ, सिफारिशें, प्रस्ताव, अनुस्मारक, दावे, निमंत्रण और अन्य।
पत्र - एक संदेश में ऐसी जानकारी होती है जिसे प्राप्तकर्ता को एक सामान्य कारण के ढांचे के भीतर किसी भी कार्य को करने की आवश्यकता होती है। ऐसी जानकारी प्राप्तकर्ता और प्रेषक दोनों के लिए प्रासंगिक और महत्वपूर्ण है।
आवेदन - एक प्रकार का व्यावसायिक पत्राचार जिसमें सूचना या सेवाएं प्राप्त करने के उद्देश्य से अनुरोध भेजना शामिल है। उदाहरण के लिए, किसी कार्यक्रम में भाग लेने के लिए एक आवेदन।
अनुरोध - रुचि की जानकारी प्राप्त करने के लिए एक लिखित अनुरोध। अनुरोध औपचारिक और बाध्यकारी हो सकता है।
एक प्रस्ताव पत्र आमतौर पर सहयोग या विशिष्ट सेवाएं और वाणिज्यिक प्रस्ताव प्रदान करता है। आमतौर पर, ऐसे पत्र एक साथ कई पतों पर भेजे जाते हैं, सामूहिक मेलिंग का उपयोग किया जा सकता है।
निमंत्रण - किसी बैठक या पर्व कार्यक्रम के लिए व्यक्तिगत निमंत्रण पत्र। इस तरह के पत्राचार के डिजाइन में, विशेष अवकाश रूपों या पोस्टकार्ड के उपयोग की अनुमति है। मुख्य बात यह है कि घटना का नाम, पता, समय और बैठक का स्थान स्पष्ट रूप से बताएं।
एक अनुस्मारक पत्र किसी भी दायित्वों की पूर्ति के बारे में एक संदेश है: ऋण की चुकौती, एक रिपोर्ट का प्रावधान, एक बैठक का अनुस्मारक, और अन्य।
यदि पार्टियों में से एक ने अनुबंध की शर्तों को पूरा नहीं किया या समझौते का उल्लंघन किया, तो घायल पार्टी दावा भेज सकती है। पत्र की एक विशिष्ट विशेषता - दावे - उल्लंघन की गई स्थितियों के विस्तृत विवरण की उपस्थिति, क्षति के आकलन पर जानकारी, नुकसान के मुआवजे के दावे या पहचाने गए उल्लंघन को समाप्त करना है। अक्सर यह पत्राचार दस्तावेजों, तस्वीरों और स्वीकृति प्रमाणपत्रों की प्रतियों द्वारा पूरक होता है।
अनुशंसा पत्रों में, किसी तीसरे पक्ष या कंपनी का मूल्यांकन किया जाता है और उनकी विशेषताओं को प्रदान किया जाता है। नए पद के लिए आवेदन करते समय इस तरह के संदेश अक्सर आम होते हैं।
व्यापार ईमेल की विशेषताएं
आजकल, व्यापार पत्रों का एक बड़ा प्रतिशत ई-मेल द्वारा भेजा जाता है, इसलिए व्यापार शिष्टाचार के नियम भी इलेक्ट्रॉनिक व्यापार संचार के संचालन के लिए आवश्यकताओं को तैयार करते हैं।
प्रेषक का पता ध्यान से पढ़ें। आपको समान मेलबॉक्स पतों वाले संदेशों द्वारा सतर्क किया जाना चाहिए: "क्यूपरकैट" या "मिनी - बिकनी"। नियमित स्पैम के अलावा, ऐसे पतों के संदेशों में वायरस हो सकते हैं।
अपनी सब्जेक्ट लाइन को हमेशा छोटा रखें।
शिष्टाचार मूल संदेश को उद्धृत करने की अनुमति देता है ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत समझ सके कि दांव पर क्या है।
अनुलग्नक में अतिरिक्त सामग्री संलग्न करने की अनुमति है।
व्यावसायिक संचार के क्षेत्र में शिष्टाचार के नियमों को जानने और लागू करने से प्रेषक को अच्छी प्रतिष्ठा अर्जित करने और नए भागीदारों को आकर्षित करने में मदद मिलती है।
