टेलीफोन पर बातचीत लंबे समय से व्यावसायिक जीवन का हिस्सा रही है। उनकी मदद से, निर्णयों का संचार किया जाता है, कार्यों को प्राप्त किया जाता है और रिपोर्ट किया जाता है, नियुक्तियां और रद्दीकरण किया जाता है। टेलीफोन पर बातचीत के शिष्टाचार के नियमों की अनदेखी से कई समझौते टूट सकते हैं और भागीदारों और ग्राहकों की ओर से अविश्वास हो सकता है।
अनुदेश
चरण 1
अपनी आवाज पर काम करें। यदि संभव हो, तो किसी एक व्यावसायिक साझेदार के साथ बातचीत को एक तानाशाही फोन पर रिकॉर्ड करें और सुनें। अपनी आवाज के समय, भाषण की गति, स्वर और ऊर्जा का मूल्यांकन करें। वाणी को मधुर बनाने के लिए श्वास सम होना चाहिए, आसन मुक्त होना चाहिए। बात करते समय मुस्कुराएं - यह ट्रिक आपकी आवाज को गर्म और अधिक सुखद बनाने में मदद करेगी। यदि आप उनका उपयोग करते हैं तो परजीवी शब्दों से छुटकारा पाने का प्रयास करें।
चरण दो
सभी आउटगोइंग कॉल के लिए तैयार रहें। बातचीत के लक्ष्यों को तैयार करें, मुख्य वाक्यांश जिनका आप उपयोग करेंगे। बात करते समय नोट्स लेने के लिए एक नोटबुक और पेन तैयार रखें। जब वे आपको उत्तर दें, तो नमस्ते कहना न भूलें, अपना परिचय दें और उस कंपनी का नाम बताएं जिसका आप प्रतिनिधित्व करते हैं। छोटे-छोटे विराम लें ताकि दूसरा व्यक्ति आपको उत्तर दे सके और आपका नाम याद या लिख सके। पूछें कि क्या आपका ग्राहक आपके सवालों का जवाब दे सकता है। यदि उत्तर हाँ है, तो कृपया अपने कॉल का उद्देश्य बताएं।
चरण 3
इनकमिंग कॉल का उत्तर देते समय, वार्ताकार को 3-4 रिंगों से अधिक प्रतीक्षा करने के लिए न कहें। नमस्ते कहना सुनिश्चित करें और अपना परिचय दें। फोन पर बात करते समय, अन्य सभी गतिविधियों और बातचीत से अपना ध्यान हटा लें। यदि आपको दूसरे व्यक्ति के प्रश्नों का उत्तर देने के लिए समय चाहिए, तो संपर्कों को लिख लें और तैयार होने पर उसे वापस बुलाने की पेशकश करें। यदि आपको किसी कॉल को पुनर्निर्देशित करने की आवश्यकता है, तो अपने सहयोगी को प्रश्न का सार स्पष्ट रूप से बताएं ताकि कॉल करने वाले को उसे दोहराना न पड़े। बातचीत के अंत में, दूसरे व्यक्ति को आपसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद दें।
चरण 4
टेलीफोन शिष्टाचार के नियम कहते हैं कि कॉल करने वाला ग्राहक सबसे पहले हैंग होता है और अलविदा कहना शुरू करता है। संचार बाधित होने की स्थिति में वह कॉल बैक भी करता है। टेलीफोन पर बातचीत की योजना बनाते समय, समय पर विचार करें: शुरुआत में घंटे और कार्य दिवस के अंत में घंटे, जब ग्राहक के पास जरूरी मामले हो सकते हैं, असफल माने जाते हैं, साथ ही लंच ब्रेक भी।
